Personalverwaltungssoftware
Vorteile softwaregestützter Personalverwaltung

Dieser Beitrag erklärt, welche Vorteile Ihnen ein Personalverwaltungsprogramm bringen kann. Außerdem untersuchen wir den Umfang einer solchen Softwarelösung und wie Sie beim Anbieter-Vergleich eine optimale Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

• Was ist Personalverwaltungssoftware?
• Vorteile von Personalverwaltungssoftware
• Vorteil 1: Kostensenkung im HR-Bereich
• Vorteil 2: Entlastung von Routineaufgaben
• Vorteil 3: Bessere Verfügbarkeit von Informationen
• Vorteil 4: Hohe Qualität in den Prozessen
• Vorteil 5: Mehr Rechtssicherheit
• Vorteil 6: Zufriedene Mitarbeiter
• Fazit

Was ist Personalverwaltungssoftware?

Personalverwaltungssoftware ist ein Oberbegriff für Softwarelösungen, die Personalverwaltungsprozesse vereinfachen und effizienter gestalten.

Je nach Umfang und Ausstattung unterstützt Sie eine Software zur Personalverwaltung durch folgende Funktionen:

• Elektronische Personalakten
• Recruiting
• Verwalten und Bereitstellen von Qualifikationen
• Self Service-Portale für Mitarbeiter
• Kommunikation innerhalb HR und mit Mitarbeitern sowie mit Bewerbern (Candidate Journey und Candidate Experience)
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Arbeitszeitenverwaltung
• Verwaltung von Urlaubs- und Fehlzeiten
• Entgeltabrechnung
• Verwaltung und Abrechnung von sozialen Leistungen und Abgaben
• Reisekostenabrechnung
• Vertragsverwaltung
• Zeugniserstellung
• Dokumentenerstellung und -verwaltung allgemein
• Weiterbildung
• Personalentwicklung und Talentmanagement
• Stellenplanung
• Nachfolgeplanung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Prozesse beim Ausscheiden von Mitarbeitern
• Personalkostenplanung, Personalcontrolling
• Reporting und Statistiken

Alle diese HR-Aufgaben können in einer Software für Mitarbeiterverwaltung integriert und prozessorientiert bearbeitet werden. Die Vernetzung der Informationen schafft Transparenz und erleichtert Personalverantwortlichen, ihre Aufgaben besser und schneller zu erledigen - auch arbeitsteilig.

Eine softwaregestützte Personalverwaltung muss allerdings nicht gleich alle diese Funktionen und Module enthalten. Häufig werden modulare Personalmanagementsysteme angeboten, die nach den Bedürfnissen des einzelnen Unternehmens ausbaufähig sind.

Vorteile von Personalverwaltungssoftware

Im Folgenden haben wir einige der wichtigsten Pluspunkte aufgelistet, die das die softwaregestützte Personalmanagement Personalverwaltung Ihnen verschafft.

Kostensenkung im HR-Bereich

Die Vernetzung von Daten in der HR-Software ermöglicht eine Automatisierung von Teilprozessen. Das steigert die Produktivität und senkt die Stückkosten der betroffenen Tätigkeiten. Außerdem sparen Sie sich die Kosten für eine Doppel- oder Nacherfassung von Vorgängen. Das Suchen von Unterlagen, das mehrfache Abtippen von Verträgen - alle diese Zeiträuber fallen durch Softwareunterstützung weg. Effizienter arbeiten heißt wirtschaftlicher arbeiten.

Diese Zeit- und Kostenersparnis sollten Sie im Blick haben, wenn es um die Amortisationsrechnung für Ihr neues HR-System Ihre neue Personalverwaltungssoftware geht.

Entlastung von Routineaufgaben

In vielen Bereichen der Personalarbeit fallen immer wieder Routinearbeiten an. Diese sind lästig, zeitraubend und fehleranfällig. Sie binden wertvolle Arbeitskraft, die für komplexere Aufgaben sinnvoller eingesetzt werden könnte.

Solche Aufgaben sind wie geschaffen, um sie mithilfe einer Mitarbeiterverwaltungssoftware zu automatisieren.

Ein Paradebeispiel ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ihre Softwarelösung hat alle Abrechnungsmodalitäten, einschließlich Sozialversicherung etc. im "Kopf". Einmal eingerichtet, hält sie Termine sorgfältig ein und erledigt Abrechnungen auf Knopfdruck.

Auch Reisekostenabrechnungen lassen sich auf diese Weise automatisieren. Oder die Anmeldung und Teilnehmerverwaltung zu Seminaren. Oder das Bewerbermanagement im Vorfeld der Personalauswahl. Überall, wo die immer gleichen Tätigkeiten wiederholt werden, steckt Automatisierungspotenzial.

Bessere Verfügbarkeit von Informationen

Eine Personalverwaltungssoftware erleichtert das Wissensmanagement und die Kommunikation im Unternehmen.

Zum Beispiel können Sie Ihren Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen künftig über ein Portal zur Verfügung stellen. Auch die Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Dienstreisen und Fortbildungsveranstaltungen kann über das Portal abgewickelt werden. Nach der Genehmigung wird der Urlaub automatisch in die Personalplanung eingebucht. Sie wissen jederzeit, wer wo mit welchen Qualifikationen im Einsatz ist oder ausfällt.

Die umfassende und einheitliche Datenhaltung in Ihrer Personalverwaltungssoftware ermöglicht interessante Auswertungen. Sie haben jederzeit den Überblick über alle Kostenaspekte des Personalwesens. Sie kennen die Fluktuation in Ihrem Betrieb und können analysieren, welche Personalbindungsmaßnahmen Erfolg haben und welche nicht.

Gegenüber dem Vorstand sind Sie jederzeit auskunftsfähig, ohne eine Nachtschicht mit Excel einlegen zu müssen. Ihre Steuerungskompetenz wächst und damit auch Ihr Standing bei Ihren Vorgesetzten.

Über Termine und anstehende Aufgaben werden Sie und andere von der Softwarelösung automatisiert benachrichtigt.

Hohe Qualität in den Prozessen

Computergesteuerte Prozesse, sogenannte Workflows, optimieren die oft komplexen Vorgänge im HR-Bereich. Oben war schon die Rede vom Genehmigungsworkflow für Urlaubsanträge.

Sie können die Vorgehensweise bei der Personalbeschaffung festlegen und durch Automatisierungen, Workflows und vernetzte Informationen, etwa Arbeitsvertragsvorlagen, Checklisten für Einstellungsgespräche usw. unterstützen.

Mehr Rechtssicherheit

Die Anbieter von Personalverwaltungssoftware halten ihre Produkte immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und Regulierungen. Alle Änderungen im Arbeits- und Sozialrecht werden zeitnah in der Software abgebildet. Dadurch sind Sie auf der sicheren Seite im Umgang mit Ihren Mitarbeitern.

Die entsprechenden Systeme optimieren darüber hinaus Ihren Datenschutz. Personenbezogene Daten unterliegen Zugriffsbeschränkungen. Diese Zugriffssteuerung kann jedes Unternehmen innerhalb des Rechtsrahmens individuell gestalten.

Da alle Vorgänge in der Softwarelösung ganzheitlich abgebildet und protokolliert werden, haben Sie es leicht, die gesetzlich notwendige Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Zufriedenere Mitarbeiter

Die Transparenz, Schnelligkeit und Präzision bei softwaregestützten Personalverwaltungsprozessen hilft nicht nur Ihnen als HR-Spezialist, sondern auch der gesamten Belegschaft.

Da Ihnen Ihre Software viel Zeit bei der Mitarbeiterverwaltung spart, können Sie sich besser um die individuellen Belange der einzelnen Mitarbeiter kümmern. Diese können über das Mitarbeiterportal sogar in die Personalprozesse eingebunden werden. Das entlastet Sie und macht viele Zweifel, Nachfragen und Kommunikationspannen überflüssig.

Die gewonnene Zeit können Sie in die Karriereplanung, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung stecken. Das stärkt die Vertrauensbasis und das Wir-Gefühl im Unternehmen. Mitarbeiter bleiben gerne bei einem Arbeitgeber, der wertschätzendes Verhalten zeigt.

Fazit

Eine professionelle Personalverwaltungssoftware unterstützt und optimiert Ihre Arbeit in der HR-Abteilung. Die wichtigsten Vorteile sind Einsparungen bei Zeit und Kosten sowie eine Entlastung von Routineaufgaben. Zudem profitieren Sie von der einfacheren Informationsbeschaffung und -verteilung. Sie haben eine höhere Qualität in den HR-Prozessen und mehr Rechtssicherheit.

Da Sie mehr Zeit für die Belange der Mitarbeiter haben, können Sie in Zeiten des Fachkräftemangels die Bindung dieser wichtigen Kräfte an Ihr Unternehmen stärken. Das sind gute Gründe, um Ihre Mitarbeiterverwaltung durch Softwareunterstützung zu perfektionieren.