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Digitale Personalakte – Vorteile für HR und Mitarbeiter

Welche Vorteile hat die digitale Personalakte für Ihren Betrieb? Welchen Nutzen bringt sie, was lässt sich damit verbessern? Welche Gründe sprechen für die Einführung und wie profitiert die Personalabteilung von der Digitalisierung der Personalunterlagen? Und welchen Beitrag leistet sie zur Verbesserung der Datensicherheit?

In unserem Beitrag finden Sie Antworten auf diese Fragen.

 

 

 

Definition: Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale oder elektronische Personalakte ist eine spezielle Software, mit der sich Personalunterlagen archivieren und verwalten lassen. Sie ist Ihr Einstieg in die papierlose Verwaltung und Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdaten.

Dabei bietet die digitale Personalakte mehr als ein isoliertes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Denn sie ist als elektronische Dokumentenablage in die HR-Software integriert. Die Personalabteilung wird entlastet, weil sie von sämtlichen Vorteilen der Komplettlösung profitiert. Durch die Einführung einer solche Lösung lassen sich administrative Personalprozesse optimieren. Die digitale Personalakte wird daher auch mit dem Ziel eingeführt, Kosten einzusparen. Dieser Vorteil entsteht durch den Zeitgewinn bei vielen Arbeitsabläufen.

 

Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte?

Die Gründe, die für die Einführung der elektronischen Personalakte sprechen, sind vielfältig. Warum die Umstellung sinnvoll ist und welche Vorteile sie mit sich bringt, lässt sich am besten anhand von typischen Prozessen und Workflows in der Personalarbeit erläutern.

 

Unterlagen schnell finden

Das Suchen der Personalunterlagen in Aktenschränken hat ein Ende. Mit der digitalen Personalakte profitieren Sie von einer Zeitersparnis, indem Sie Daten einfach aufrufen. Sie geben den Namen eines Mitarbeiters in ein Suchfeld ein und haben sofort alle relevanten Mitarbeiterdaten vorliegen. Immer vorausgesetzt, dass Sie zur Einsichtnahme berechtigt sind.

 

Nie mehr Termine vergessen

Die Personalabteilung hat viele Termine zu beachten. Dazu gehören der Ablauf einer Bewerbungsfrist oder eines befristeten Arbeitsvertrags, ebenso wie IHK-Prüfungen von Auszubildenden oder die Betriebsjubiläen langjähriger Mitarbeiter. Eine integrierte HR-Software mit elektronischen Personalakten erinnert Sie an solche wichtigen Termine. Sie unterstützt die Personalabteilung bei der Arbeit – vor allem, wenn Befristungen im Unternehmen die Regel sind.

 

Datenschutz gewährleisten

Für die sensiblen Daten einer Personalakte gelten die höchsten Datenschutz-Anforderungen. Mit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat der Schutz personenbezogener Daten weiter an Bedeutung gewonnen. Die Umstellung auf die elektronische Version der Personaldokumente bietet den Vorteil, dass sich die Daten besser und einfacher vor unbefugtem Zugriff schützen lassen als Papierakten, die in einem Aktenschrank aufbewahrt werden.

Auf Dokumentenebene kann mit Hilfe der digitalen Akte in Kombination mit einer Software ein noch besserer Schutz gewährleistet werden. Da nicht jeder HR-Mitarbeiter Einblick in die gesamte Personalakte haben darf, lassen sich die Rechte zur Dateneinsicht an die jeweilige Rolle anpassen. Das Ergebnis: so wenig Dateneinsicht wie möglich und so viel wie nötig. So fordert es auch die DSGVO!

 

Doppelte Arbeit vermeiden

Stellenausschreibungen, Verträge, Anlagen, Gehaltskonditionen, Genehmigungsverfahren –zahlreiche individuelle Fälle begegnen der Personalabteilung bei der täglichen Personalarbeit. Sie erfordern die Anlage spezifischer Dokumente und das Festhalten individueller Vereinbarungen. Doch was nützen diese, wenn sie nach der Archivierung im papiergebundenen Büro nicht wiedergefunden oder nicht als Vorlage für ähnliche Fälle weiterverwendet werden können?

Die elektronische Personalakte erspart Ihnen die langwierige Suche nach alten Personaldokumenten. Verträge, Vertragsergänzungen, Vereinbarungen und Co. lassen sich schnell und einfach dokumentieren und speichern, sodass sie ohne großen Aufwand im digitalen Archiv wiedergefunden werden.

Ein weiterer Vorteil: Die Umstellung lässt eine sinnvolle und zeitsparende Arbeit mit Vorlagen zu, sodass eine doppelte Arbeit durch das Neuaufsetzen von Dokumenten vermieden werden kann.

 

Prozesse optimieren

Die Arbeitserleichterung durch die digitale Personalakte ist am besten zu spüren, wenn sie Teil einer Komplettlösung ist, in der u.a. Personalentwicklungsmaßnahmen, Bewerbermanagement, Entgeltabrechnung und Zeiterfassung abgedeckt sind. In diesem Fall profitieren Sie von einer Arbeitsplattform mit einheitlicher, verlässlicher Datenbasis, in der komplexe Informationen vernetzt sind – ideal, um Prozesse zu optimieren!

Von der Stellenausschreibung und dem Bewerbungsgespräch über Neueinstellung, Gehaltsverhandlung und Weiterbildungsplan bis hin zum Austritt aus dem Unternehmen greifen verschiedenste Prozesse ineinander. Diese fließen in die elektronische Personalakte ein. Integriert in eine HR-Software lassen sie sich auf einer zentralen Plattform abbilden und bearbeiten. Festgelegte Workflows leiten Sie sicher und effizient durch alle Stationen des Personalmanagements. Durch die Prozessoptimierung gewinnt Ihre Arbeit an Qualität und die Zeitersparnis verschafft Ihnen Freiraum für andere Aufgaben, etwa die Beratung von Mitarbeitern und deren Karriereplanung.

 

Datenqualität verbessern

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Gleichwohl kämpfen viele Personaler mit einer inkonsistenten und minderwertigen Datenbasis. Deren Qualität lässt sich mit der Einführung der digitalen Personalakte und durchgängigen Prozessen verbessern. Früher wurden Personaldaten oft mehrfach in unterschiedlichen Programmen manuell erfasst – Übertragungsfehler inklusive. Mit einer zentralen Datenbasis haben Sie die Sicherheit, dass Ihre Informationen aktuell und korrekt sind. Zudem müssen Details, wie beispielsweise tarifliche Lohnanpassungen, nicht mehr manuell erfasst werden. Sie werden automatisch in der Software aktualisiert und in die elektronische Personalakte übernommen.

 

Berichte und Analysen abfragen

Die digitale Personalakte stellt Daten nicht nur bereit, sie kann sie auch in Beziehung setzen. Das ermöglicht interessante Analysen und befähigt Sie zu cleveren Problemlösungen. Sie haben den Überblick und können vorausschauend planen. Sie wissen um die Personalausstattung der Niederlassungen und Abteilungen und sind in der Lage, die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort bereitzustellen. Gegenüber der Führungsebene sind Sie jederzeit auskunftsfähig.

 

Fazit

Die Einführung der digitalen Personalakte ist ein sinnvoller Einstieg in die Digitalisierung im Personalwesen. Die Vorteile für die Personalabteilung liegen vor allem in der Zeitersparnis, weil Dokumente nicht mehr manuell erstellt, verwaltet, gesucht und ausgewertet werden müssen. So lassen sich Vorgänge automatisieren und Workflows effizienter gestalten. HR-Mitarbeiter profitieren dadurch von mehr Freiraum für andere Aufgaben im Personalmanagement. Ein weiterer Vorteil, der für die Umstellung auf die elektronische Personalakte spricht, liegt in der verbesserten Konsistenz und Qualität der Personaldaten. Gleichzeitig ist der Datenschutz gemäß DSGVO stets garantiert.

Als Teil einer Komplettlösung für die Personalwirtschaft kann die digitale Personalakte ihr ganzes Potenzial entfalten. Sie ist eine sinnvolle Investition für viele Unternehmen.