Personalkostenplanung - Einfacher mit HR-Software

Personalkosten sind ein großer Kostenblock in Unternehmen. Jedes Unternehmen benötigt daher eine verlässliche Hochrechnung, um seine Gesamtkosten planen und kontrollieren zu können. Es genügt nicht, einfach die Vorjahreswerte fortzuschreiben. Vielmehr sollten HR-Manager aus einer verlässlichen, zuverlässigen Datenbasis heraus Prognosen für verschiedene Szenarien erstellen können. Moderne HR-Software liefert diese zuverlässige Grundlage für eine optimale Personalkostenplanung.

Dieser Beitrag erklärt, wie Sie Personalkosten berechnen und planen können. Welche Personalkostenarten gibt es? Wie können diese ermittelt, aufgegliedert und prognostiziert werden? Und wie verhilft Ihnen eine Personalsoftware zu einer besseren Personalkostenplanung? Diese Fragen werden hier beantwortet.

 

 

Was sind Personalkosten?

Alle direkten oder indirekten Kosten, die für den Einsatz von Arbeitnehmern entstehen, fließen in die Personalkostenplanung ein. Im Folgenden sehen Sie Personalkosten-Beispiele:

Direkte Personalkosten oder Personalbasiskosten

Direkte Personalkosten sind diejenigen Positionen, die direkt mit der Leistungserstellung verknüpft sind. Im Wesentlichen sind das Löhne und Gehälter, beispielsweise Leitlöhne, Leistungslöhne und Prämienlöhne.

Auch variable Gehaltsanteile wie Provisionen, Boni und Gewinnbeteiligungen sind direkte Personalkosten.

Tipp: Am leichtesten haben Sie es, wenn Ihre HR-Software eine Komplettlösung ist. Ihre Personalkostenplanung ist einfacher und präziser, wenn Sie Gehaltsdaten aus dem Modul der Entgeltabrechnung nutzen. Sie müssen dann die Löhne und Gehälter nicht erst mühevoll zusammensuchen.

Indirekte Personalkosten oder Personalzusatzkosten

Indirekte Personalkosten werden auch Lohnnebenkosten genannt. Dazu gehören zunächst gesetzliche Personalzusatzkosten: Arbeitgeberanteile zur Kranken- und Rentenversicherung und Beiträge zur Berufsgenossenschaft. Tarifliche Lohnnebenkosten sind zum Beispiel Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Freiwillige Personalzusatzkosten entstehen durch die Gestellung von Dienstwagen oder Arbeitskleidung, Jobticket und Weiterbildungsmaßnahmen. Viele Unternehmen locken Mitarbeiter auch mit freiwilligen Sozialleistungen an, etwa einem Jobticket, einer betrieblichen Altersvorsorge, Kinderbetreuung, Umzugsbeihilfen und Übernahme von Kosten für die Aus- und Weiterbildung.

Im Prinzip können auch weitere Nebenkosten den indirekten Personalkosten hinzugerechnet werden:

  • Kosten der Rekrutierung
  • Kosten für Arbeitsmittel, Computer, Fahrzeuge
  • Raumkosten für die Unterbringung der Arbeitsplätze
  • IT-Kosten für die Einrichtung von Benutzerkonten usw.
  • Kosten einer Kantine

 

Personalkosten werden häufig unterschätzt

Viele Unternehmen schätzen die Kosten eines Mitarbeiters zu niedrig ein. Denn ein Arbeitnehmer kostet manchmal fast das Doppelte seines Bruttogehalts, wenn alle oben genannten Positionen mit berücksichtigt werden.

Personalkosten hochrechnen

Um diese Kosten zu überschlagen, sollten Sie sämtliche direkten und indirekten Kosten, die ein Mitarbeiter verursacht, addieren und ins Verhältnis zu seinem Bruttoentgelt setzen. Beträgt das Bruttogehalt 50.000 Euro und die Gesamtkosten des Arbeitnehmers 85.000 Euro, dann kostet seine Stelle das 1,7-fache seines Gehalts. Sie können die Bruttogehälter mit 1,7 multiplizieren, um die tatsächlichen Personalkosten zu überschlagen.

Spielt der Mitarbeiter sein Geld ein?

Diesen Wert sollten Sie dann auch jeder Wirtschaftlichkeitsberechnung für eine Stelle zugrunde legen. Es gibt eine Faustregel, dass ein Mitarbeiter das 2,5-fache der von ihm verursachten Personalkosten Bruttogehalts an erwirtschaften sollte. Denn er sollte nicht nur seine eigenen Kosten "einspielen" sondern auch zur Deckung der Gemeinkosten und zur Erzielung einer Gewinn-Marge beitragen.

Umgekehrt müssen auch die Preise an die Entwicklung der Lohnkosten angepasst werden. Eine realistische Preiskalkulation ist nur möglich, wenn Sie korrekte Stundenverrechnungssätze für Ihre Mitarbeiter angeben können. Diese Berechnungen sind bei einem Mitarbeiter im Vertrieb oder in der Produktion naturgemäß einfacher als bei jemandem, der rein administrativ tätig ist.

 

 

Fallstricke bei der Personalkostenplanung

Wenn Sie ein Personalkostencontrolling aufsetzen, sollten Sie auch Themen wie Tariferhöhungen und Änderungen bei den Sozialabgaben auf dem Schirm haben.

Darüber hinaus kann sich der Personalbedarf in Abhängigkeit von der Auftragslage ändern. Wird Ihr Unternehmen von Kunden überrannt, müssen Sie eventuell mehr Mitarbeiter einstellen. Sinkt der Auftragseingang, könnte es zu Kurzarbeit oder gar zu Entlassungen kommen.

Die Folgekosten sollten Sie in Ihre Szenarien einbeziehen. Bei Neueinstellungen kommen dazu die Kosten der Personalgewinnung - Mitarbeitersuche, Vorstellungsrunden, Einarbeitungszeiten, Onboarding-Maßnahmen und Seminare. Bei einem Personalabbau müssen eventuell Abfindungen wegen betriebsbedingter Kündigungen gezahlt werden.

Für Ihren Planungszeitraum sollten Sie also folgende Elemente prognostizieren können:

  • Tarifänderungen
  • Änderungen der Arbeitsverträge
  • Kosten durch Beförderungen oder Versetzungen
  • Entgeltregulierungen
  • Eingruppierung in verschiedene Lohnarten
  • Personalbedarf in Abhängigkeit von Saison und/oder Auslastung
  • Krankenstand

 

Bessere Personalkostenplanung mit HR-Software

HR-Software ermöglicht Ihnen eine optimale Personalkostenplanung. Das funktioniert folgendermaßen:

Personalbestand antizipieren

Planungsgrundlage ist der aktuelle Personalbestand. Diesen verrät Ihnen der Personalplan in der Software.

Da alle Stellen in einer Personalsoftware hinterlegt sind, kalkulieren Sie zudem die (noch) unbesetzten Stellen, neu geschaffenen Planstellen und abzubauenden Stellen in die Planung ein. Auch Auszubildende, Praktikanten, Aushilfen und Saisonkräfte werden in die Personalkostenhochrechnung für Ihren Planungszeitraum einbezogen.

Kosten der einzelnen Stellen hochrechnen

Anhand der finanziellen Parameter schätzt das HR-Programm die Löhne und Gehälter sowie Lohnnebenkosten, die übers Jahr zu erwarten sind.

Da die einzelnen Stellen unterschiedlich gestaltet sind, ist es für die Planungssicherheit von Vorteil, dass die HR-Software jede einzelne Stelle kennt und individuell berücksichtigen kann.

Verschiedene Szenarien hochrechnen

Für die Personalbestandsplanung können unterschiedliche Szenarien hochgerechnet werden. Denn je nachdem, wie sich die Auftragslage entwickelt, kann ein Best Case oder ein Worst Case Szenario eintreten - oder auch eine Situation dazwischen.

Noch genauer wird die Hochrechnung, wenn Änderungen von Arbeitsverträgen, tarifliche Anpassungen und Entgeltregulierungen in sie einfließen. Auch dies meistert eine HR-Software. Bei Änderungen der Tarife oder Krankenkassenbeiträge wird sie zudem sehr schnell aktualisiert.

Vorkonfigurierte Auswertungen und individuelle Analysen

Die HR-Software rechnet die zukünftigen Personalkosten aus den Daten der Lohnabrechnung und den Parametern aus Ihrem Stellenplan hoch. Üblicherweise sind mehrere Planungsszenarien schon vorkonfiguriert. Die Berichte daraus erstellen Sie in Sekundenschnelle.

Mithilfe einer Personalsoftware analysieren Sie zudem, ob eine Einstellung neuer Mitarbeiter notwendig ist und sich finanziell auszahlt.

Sie können aber auch individuell Planungsparameter einstellen und benutzerdefinierte Reportings zusammenstellen - komfortabel, zuverlässig, schnell und aus einer konsistenten Datenbasis. Gegenüber dem Management sind Sie jederzeit auskunftsfähig.

 

 

Fazit zur Personalkostenplanung mit HR-Software

Personalkosten haben einen enormen Anteil an den Gesamtkosten im Unternehmen. Daher ist eine Personalkostenhochrechnung zentraler Bestandteil jeder Budgetplanung.

Eine leistungsfähige HR-Software unterstützt Ihre Personalkostenplanung. Sie stellt alle direkten und indirekten Personalkosten nach Stelle, Stellenbündel, Kostenstelle usw. zusammen und rechnet sie über einen Planungszeitraum hoch. Dabei werden Tarifanpassungen und ein erhöhter oder verminderter Personalbedarf für das Planungsjahr einkalkuliert.

Die Parameter für Ihre Hochrechnung können Sie anpassen, um verschiedene Szenarien zu simulieren. Das verschafft Ihnen und Ihrem Unternehmen mehr Planungssicherheit.