Nicht ohne meine Reisekostenrichtlinie: Reisekosten besser planen und optimieren

„Oje!“ Kollegin Sabine fasst sich an den Kopf. „Sieh dir an, was Herr Dr. Wegner für seinen Dubai-Trip abgerechnet hat: Übernachtung im 7 Sterne Hotel, die Minibar, einen Bugatti als Mietwagen und die Bewirtungskosten schau ich mir besser gar nicht erst an.“
„Das ist aber doch gar nicht erstattungsfähig!“, weiß unser Auszubildender Rudi.
„Aber Wegner ist der Meinung, die Geschäftspartner in Dubai nehmen ihn nicht ernst, wenn er mit einem Kleinwagen auf den Hof fährt.“, gebe ich zu bedenken.
Ratlosigkeit macht sich breit.
Sie sehen: Reisekosten sind ein Reizthema. Zwischen Kosten und Begehrlichkeiten, Opulenz und Nachhaltigkeit entstehen Konfliktlinien und erbitterte Diskussionen. Und die Abrechnung wird zum Albtraum.
Und genau das ist der Grund, weshalb Sie eine Reisekostenrichtlinie brauchen.

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter Dienstreisen unternehmen, sollte eine Reisekostenrichtlinie besitzen. Darin ist klar definiert, welche Regeln und Vorgaben für Geschäftsreisen gelten. Fünf Aspekte müssen darin zwingend behandelt werden:

• Wie wird die Reise gebucht?
  Vielleicht haben Sie eine Assistentin, die alle Reisen für Ihre Vertriebskollegen bucht. Oder organisiert bei Ihnen jeder seinen Trip selbst? Wie auch immer, der Buchungsprozess sollte in der Reisekostenrichtlinie detailliert geregelt sein.
• Welche Arten von Ausgaben zählen zu den Reisekosten?
  Es können zum Beispiel Fahrt- und Bewirtungskosten entstehen, die teils dienstlich, teils privat veranlasst sind. Also müssen Sie definieren, was „dienstlich“ bedeutet. Und natürlich, welche Verkehrsmittel genutzt werden dürfen (erste oder zweite Klasse?) und welche Hotelkategorien etc. akzeptabel sind.
• Welche Ausgaben zählen nicht zu den Reisekosten, sind also nicht erstattungsfähig?
  Wie bereits erwähnt können bei einer Dienstreise auch private Kosten entstehen. Zum Beispiel, wenn Kollege Dr. Wegner noch zwei Tage Urlaub in Dubai dranhängt. Oder wenn er vielleicht lieber im Burj al Arab residiert als im üblichen Vier-Sterne-Hotel.
• Wie werden Reisekosten abgerechnet und erstattet?
  Viele Unternehmen statten ihre Reisenden mit einer Software aus, um Belege zu scannen und die Reisekosten digital einzureichen. Die Erstattung muss ebenfalls in der Reisekostenrichtlinie beschrieben werden.
• Versicherung, Unterstützung der Reisenden bei auftretenden Problemen, auch diese Dinge sollten in der Reisekostenrichtlinie festgelegt werden. Es kann ja immer mal etwas passieren. Ihr Manager reist zu einer wichtigen Konferenz mit hochrangigen Gesprächspartnern und sein Koffer geht verloren. Oder jemand hat einen Unfall. Oder es bricht Krieg aus. Für solche Fälle muss eine Versicherung und ein Plan B vorhanden sein.

Manche Reisekostenrichtlinien treffen auch Festlegungen über den Genuss von Alkohol und Drogen, über den Umgang mit kulturellen Besonderheiten der Zielregion (in Dubai bitte kein Schweineschnitzel bestellen!) und über Fallstricke, die Reisende tunlichst vermeiden sollten.

Wie Sie den Beispielen entnehmen, ist eine Reisekostenrichtlinie kein bürokratisches Monster, sondern ein nützliches, praxisnahes Instrument, das zahlreiche Vorteile bietet.

Vorteile einer Reisekostenrichtlinie

Eine Reisekostenrichtlinie bringt Ihnen allerhand Erleichterungen, monetäre und andere. Schauen wir uns diese genauer an.

Kostenkontrolle

Eine gut durchdachte Reisekostenrichtlinie hilft, die Kosten im Rahmen zu halten, indem sie festlegt, welche Reisekosten übernommen werden und welche nicht. Unternehmen vermeiden dadurch unangemessene Ausgaben, zum Beispiel für den Bugatti Chiron oder den Burj al Arab. Sparfüchse schreiben sogar bestimmte Fluglinien, Mietwagenunternehmen oder Hotelketten vor, mit denen sie Rahmenverträge abgeschlossen haben.

Effizienz und Transparenz

Die Reisekostenrichtlinie informiert alle Mitarbeiter darüber, welche Schritte bei der Planung, Beantragung und Abrechnung von Reisen zu befolgen sind. Ein konsistenter Prozess sorgt für Effizienz, weil ihn alle kennen und Übung darin haben. Das ist effizient. Transparent wird die Sache dadurch, dass die organisatorischen Details offen kommuniziert werden. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen.

Sicherheit

Drittens fördert eine Reisekostenrichtlinie die Sicherheit der Mitarbeiter. Sie informiert über sichere Reisepraktiken, Versicherungen und Notfallmaßnahmen, die Krisenfall oder bei unerwarteten Ereignissen befolgt werden sollten. Dies gibt den Reisenden Sicherheit und den Unternehmen die Gewissheit, dass ihre Mitarbeiter gut geschützt sind.

Compliance

Schließlich trägt eine Reisekostenrichtlinie zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Sie stellt sicher, dass alle Reisen im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften durchgeführt werden, was rechtliche Probleme und Strafen vermeidet.