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Jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft – was steckt dahinter?

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Jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft - was steckt dahinter?

Autsch! Da hat es Herr Rolfes vom Vertriebsinnendienst beim Heften von Prospekten zu gut gemeint und seinen linken Daumen gleich mit getackert. Ein klassischer Arbeitsunfall, wie er täglich tausendfach passiert. Zum Glück gibt es die gesetzliche Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft. Die kommt dafür auf, wenn der Arzt Herrn Rolfes‘ Daumen wieder zusammenflickt. Denn sie übernimmt anstelle des Arbeitgebers die Haftung für Arbeits- und Wegeunfälle. Zusätzlich kümmert sie sich um Sicherheit am Arbeitsplatz.

Warum "Mitarbeiter" und "Löhne" bei der BG melden?

Jedes Unternehmen (außer Landwirtschaft und Privathaushalte), das mindestens einen Angestellten beschäftigt, ist automatisch Mitglied in seiner zuständigen Berufsgenossenschaft (BG). Welche das ist, hängt von der Branche ab. Die Berufsgenossenschaft ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung. Damit sie alle Arbeitnehmer versichern und die Umlage für Ihren Betrieb berechnen kann, gibt es das Meldewesen: Jedes Jahr muss jeder Betrieb seine Mitarbeiter und deren Löhne melden.

Die Höhe der Umlage hängt von dem Gefahrenpotenzial in Ihrer Branche ab. Das ist naturgemäß im Baugewerbe höher als in einer Bank. Eine Besonderheit gegenüber den anderen Sozialabgaben ist, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Kosten nicht teilen, sondern stattdessen der Arbeitgeber die volle Umlage der Berufsgenossenschaft bezahlt.

Vorverfahren zur UV-Jahresmeldung: der Stammdatenabgleich

Vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises müssen Sie einen Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst der BG durchführen.

Damit Sie das tun können, gibt Ihnen Ihre Berufsgenossenschaft als zuständiger Unfallversicherungsträger folgende Zugangsdaten:

  • Die Betriebsnummer Ihres Unfallversicherungsträgers
  • Ihre Unternehmensnummer
  • Ihre PIN

Falls Sie das Schreiben mit diesen Informationen nicht finden können, fragen Sie bei Ihrer BG nach. Diese wird Ihnen die Daten gerne übermitteln.

Der Stammdatendienst hinterlegt die für Ihre Meldung notwendigen Daten in Ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer systemgeprüften Ausfüllhilfe.

Was heißt „systemgeprüft“? Das bedeutet, dass Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und zertifiziert ist. HANSALOG VISION ist eine solche ITSG-zertifizierte Personalsoftware und erleichtert Ihnen das gesamte Meldewesen, ebenso wie viele andere Payroll-Prozesse. Dazu später mehr.

Wann und wie werden die Daten gemeldet?

Zum 16. Februar jedes Jahres müssen Sie die Daten für das zurückliegende Jahr melden, also das Kalenderjahr 2024 am 16. Februar 2025. Ein Detail wird dabei oft übersehen, nämlich dass die UV-Jahresmeldung unabhängig vom elektronischen Lohnnachweis abgegeben wird. Es handelt sich um zwei verschiedene Dinge.

Um Ihre Meldepflicht zu erledigen, geben Sie online die arbeitnehmerbezogene Meldung zur gesetzlichen Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) inklusive elektronischem Lohnnachweis bei den Einzugsstellen der Krankenversicherung ab. Eingeweihte sprechen von der 92er-Meldung.

Diese wird nach dem Verfahren zur Datenerfassung und -übermittlung (DEÜV) zusammen mit der elektronischen Meldung zur Sozialversicherung abgegeben.

Welche Daten melden Sie der BG?

Insgesamt fünf Details gehören zur UV-Meldung:

  • Die Betriebsnummer Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft (BG).
  • Ihre Unternehmensnummer, die die BG Ihrem Betrieb zugewiesen hat.
  • Gefahrtarifstelle mit Betriebsnummer. Diese können Sie Ihrem Veranlagungsbescheid oder ggfs. letzten Beitragsbescheid entnehmen. Maßgebend ist die Tarifstelle, welche für den jeweiligen Beschäftigten zutreffend ist. 
  • Das unfallversicherungspflichtige Entgelt. Dieses umfasst neben dem Gehalt auch etwaige Zuschläge. Vergessen Sie auch nicht die Kurzzeitbeschäftigten Ihres Unternehmens zu melden.
  • Die Arbeitsstunden. Diese müssen personenbezogen für jeden Mitarbeitenden gemeldet werden. 

Dreiteiliges Verfahren

Das Verfahren zum Einreichen des digitalen Lohnnachweises besteht aus drei Teilen:

  • Stammdatenanfrage
  • Stammdatenrückverarbeitung
  • Erstellung des elektronischen Lohnnachweises für die Unfallversicherung

Schauen wir uns diese kurz an:

Die Stammdatenanfrage

Mit der Stammdatenanfrage melden Sie Ihren Betrieb zum Verfahren für das jeweilige Meldejahr an. Die Berufsgenossenschaft prüft Ihre Stammdatenanfrage und stellt Ihnen die zulässigen Gefahrentarifstellen bereit.

Die Stammdatenrückverarbeitung

Auf die Stammdatenanfrage folgt die Rückverarbeitung:

Wenn von der BG nur eine einzige Gefahrentarifstelle geliefert wurde, wird diese Ihrem Unternehmen und Ihren Angestellten eindeutig zugeordnet. Liefert die BG aber mehrere Gefahrentarifstellen zurück, müssen Sie diese selbständig den Unternehmensbereichen zuordnen.

Die Erstellung des elektronischen Lohnnachweises

Spätestens zum 16. Februar eines Jahres müssen Sie einen digitalen Lohnnachweis auf eine Stammdatenanfrage bereitstellen. Theoretisch können Sie das tun, sobald der Dezember abgerechnet ist, denn dann liegen ja „vollständige Daten“ für das Kalenderjahr vor. Aber jeder weiß, dass in der Praxis das letzte Wort noch nicht gesprochen ist. Kaum ein Betrieb, der nicht nachträgliche Korrekturen anbringen muss. Und damit wäre auch ein zu früh übermittelter digitaler Lohnnachweis wieder zu korrigieren. Übrigens können Korrekturen ja auch nach dem 16. Februar eines Jahres noch auftreten. Was also tun?

Das richtige Timing ist keine Hexerei

Hier stellt sich die Frage nach dem richtigen Timing. Da es im Rahmen eines „jährlich nur einmaligen Verfahren“ immer wieder zu Rückfragen und Korrekturen kommt, empfiehlt HANSALOG: Geben Sie den elektronischen Lohnnachweis für die Unfallversicherung ruhig frühzeitig ab. Korrekturen wird es sowieso geben, aber diese sind ganz einfach und haben keine negativen Konsequenzen. Sie können direkt nach dem DEÜV-Lauf des Januars auch gleich noch einen UV-Lohnnachweis durchführen.

Sofern eine 92er-Meldung korrigiert wird, werden Sie im Rahmen der DEÜV übrigens auch auf die Korrektur des Beitragsabrechnungs-UV hingewiesen.

Korrekturen für bereits abgegebene digitale Lohnnachweise nehmen Sie ebenfalls auf elektronischem Wege vor. Vor der Abgabe des korrigierten digitalen Lohnnachweises müssen Sie die bisherige Meldung stornieren.

Welche Fehler werden in der Praxis oft gemacht?

Achten Sie darauf, dass die Rückverarbeitung schnell von statten geht. Denn die Gefahrentarifstellen sind auf dem GKV-Server nur für kurze Zeit verfügbar. Oft wird der komplette Schritt der Stammdatenrückverarbeitung vergessen.

Beachten Sie auch, dass die Unfallversicherungsträger eine bereits beantwortete Anfrage erneut beantworten dürfen. Was bedeutet dies? In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass sich eine zugewiesene Gefahrentarifstelle ändert und die BG eine erneute Antwort auf eine alte Stammdatenanfrage schickt. Auch diese verbleibt – Sie haben es geahnt – nur kurz auf dem GKV-Server und muss schnell verarbeitet werden.

Häufig vergessen Betriebe, die Zuordnung der Gefahrentarifstelle zu korrigieren, wenn sich die Veranlagung oder das Tätigkeitsfeld einzelner Beschäftigter geändert hat. Oder sie vergessen, dieses ihrem Dienstleister mitzuteilen, der sich um das Meldewesen kümmert. Die Folge: Die elektronischen Lohnnachweise im UV-Meldeverfahren sind fehlerhaft.

Welche Erleichterungen bringt Ihnen eine Personalsoftware?

Mit einer guten, zertifizierten Payroll-Softwarelösung, wie HANSALOG VISION Entgeltabrechnung, werden Sie entsprechend unterstützt:

  • Stammdaten werden zentral gespeichert und mit den vom Unfallversicherungsträger gelieferten Daten aktualisiert. Dazu gehören die BG-Betriebsnummer, Ihre Unternehmensnummer und die Gefahrtarifstellen inklusive Zuordnung zu Ihren Mitarbeitern.
  • Das macht Ihnen die Datenpflege sehr einfach. Nur wenige Informationen müssen manuell eingepflegt werden.
  • 92er-Meldungen und digitale Lohnnachweise erstellen Sie einfach auf Knopfdruck, weil alle nötigen Daten im Programm hinterlegt sind.
  • Korrekturen werden einfach und schnell erstellt und übergeben.

Da HANSALOG einer der erfahrensten Anbieter im Bereich Payroll-Software ist, können auch komplexe Fälle mit unserer Personalsoftware richtig und gesetzeskonform bearbeitet und DEÜV-konform übermittelt werden.

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