Fachartikel

Payroll-Outsourcing - wann und warum es sinnvoll ist, die Lohnabrechnung auszulagern

Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört für jedes Unternehmen zum Pflichtprogramm. Komplizierte Regularien machen die Abrechnung oftmals zu einem komplexen Vorgang, der Spezialwissen voraussetzt. Gute Entgeltexperten sind mittlerweile Mangelware. Deswegen denken viele über Payroll-Outsourcing nach. In unserem Fachartikel erfahren Sie, wann und warum es sinnvoll ist, die Lohnabrechnung auszulagern.

In Ihrer Personalabteilung arbeiten drei Leute – theoretisch. Zwei sind über sechzig, eine davon kommt nur noch vormittags. Die dritte Kraft, die Sie letztes Jahr nach langem Suchen eingestellt haben, ist jetzt in Mutterschutz.

Die letzte Lohn- und Gehaltsabrechnung war eine Katastrophe. Die Kollegin hatte nicht gewusst, dass die Anhebung der Verpflegungspauschalen, die das Wachstumschancengesetz für 2024, vorgesehen hatte, im Vermittlungsausschuss wieder zurückgenommen wurde. So bekamen Ihre Außendienstler falsche Beträge gutgeschrieben. Wer kann schon alle Änderungen und Regularien rund um die Lohnabrechnung so genau kennen?

Diese kleine Geschichte zeigt, warum es oft besser ist, die Payroll auszulagern: Die Materie ist sehr komplex und fehleranfällig. Fachkräfte, die sich damit auskennen, sind Mangelware. Die Belegschaften altern. Bald gehen die geburtenstarken Jahrgänge in Rente. Und dann? 

Was ist Payroll-Outsourcing?

Payroll-Outsourcing ist die Verlagerung der Payroll-Prozesse auf einen externen Anbieter. Sie können diese Arbeiten komplett oder teilweise an Experten delegieren, die kompetent, pünktlich und Datenschutz-konform Ihre externe Lohn- und Gehaltsabrechnung bearbeiten. Damit können Sie sich besser Ihrem Kerngeschäft widmen.

Welche Prozesse werden dabei ausgelagert?

Betrachten wir einmal, welche Arbeiten outgesourct werden können. Dazu zählen:

  • Berechnen und Überweisen der Löhne und Gehälter sowie Sozialabgaben und Versand aller relevanten Dokumente
  • Berechnen und Abführen der Lohnsteuer
  • Berechnen und Auszahlen von Boni, Zulagen, Benefits, Provisionen und anderen Sonderleistungen
  • Spezielle Herausforderung der Lohnabrechnung, wie zum Beispiel Kurzarbeitergeld, Baulohn, Grenzgänger usw.
  • Bearbeiten der lohnrelevanten Vorgänge rund um Krankenversicherung und Steuererklärung
  • Tagesaktuelle Berücksichtigung der Compliance-Anforderungen
  • Datenarchivierung

Welche Varianten des Payroll-Outsourcings existieren?

Nicht jedes Unternehmen möchte gleich die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Meldungen und Auszahlungen auslagern.

Manche entscheiden sich zunächst dafür, einzelne Prozesse der Payroll auszulagern. Sie entscheiden sich zum Beispiel für eine externe Lohnbuchhaltung oder der Dienstleister übernimmt die Echtabrechnung. Das Pflegen der Stammdaten und die eigentliche Abrechnungstätigkeit verbleiben bei Ihnen, dem Kundenunternehmen. Auch Aufgaben wie zum Beispiel das Meldewesen und die Kommunikation mit den Meldecentern können Sie selektiv auslagern. Neben den Teillösungen existiert auch die Full-Service-Variante: Hierbei lagern Sie die komplette Payroll an den Dienstleister aus. Sie erhalten Zugriff auf dessen Abrechnungssystem, um Auswertungen und Berichte selbst erstellen zu können.

Größere Unternehmen nutzen das Payroll-Outsourcing manchmal nur für bestimmte Standorte. Sei es, dass dort die Fachkräfte dafür fehlen, oder dass die Payroll besondere Herausforderungen stellt.

Welche Gründe gibt es für das Payroll-Outsourcing?

Wenn Ihre Personalabteilung, wie in unserem Fallbeispiel, Probleme hat, die Lohnabrechnung selbst zu bewältigen, ist Payroll-Outsourcing eine Option. In vielen Unternehmen führt der Fachkräftemangel dazu, dass das notwendige Know-how verloren geht. Doch selbst wenn Ihre Leute heute noch alles im Griff haben, kann sich das morgen schon ändern. Zum Beispiel, weil jemand langfristig ausfällt, wegen Erkrankung oder Verrentung oder Familiengründung.

Wenn bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung etwas schiefgeht, haftet der Arbeitgeber. Je nachdem, welche Vorschriften missachtet werden, kann das teuer werden. Bei fehlerhaften Abrechnungen drohen Unternehmen hohe Nachzahlungen.

Payroll ist eine äußerst komplexe Aufgabe. Viele komplizierte Regelungen im In- und Ausland und permanente Gesetzesänderungen erschweren diese Arbeit zusätzlich. Eigentlich müsste permanent jemand auf Fortbildung gehen, damit der Durchblick nicht verlorengeht. Jede Abweichung vom Normalen, z. B. durch Krankheit, Kündigung, Wechsel der Abteilung, Mutterschutz, verursacht Mehrarbeit und Verzögerungen.

Zusätzliche Kräfte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind kostspielig – falls Sie überhaupt welche finden. Wenn Sie die richtige Personalausstattung für Arbeitsspitzen haben, laufen Sie Gefahr, dass zu anderen Zeiten die Mitarbeiter nicht ausgelastet sind.

Durch Outsourcen der Payroll können Ihre Personaler produktiver arbeiten: Sie können sich zum Beispiel um Karriereplanung, Mitarbeiterbindung, Fortbildung, Recruiting und all das kümmern, was Ihren Unternehmenserfolg fördert.

Welche Vorteile hat Payroll Outsourcing?

Der wichtigste Vorteil ist: Sie werden sich besser fühlen. Sie haben eine Baustelle weniger. Sie delegieren eine unproduktive, aber wichtige Herausforderung an einen Payroll-Provider und haben den Kopf frei für all die dringenden Themen, die Ihr Geschäft weiterbringen. Doch das Beste ist, dass dieser Schritt auch wirtschaftlich sinnvoll ist.

  • Sie benötigen keine eigenen Lohn- und Gehaltsexperten. Es ist nicht mehr so schlimm, wenn langjährige Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Dadurch wird der Betrieb in Ihrer Personalabteilung nicht zusammenbrechen, auch wenn Sie nicht so schnell Ersatz finden.
  • Die Compliance-Anforderungen werden erfüllt. Ganz gleich, ob es sich um allgemeine Regelungen handelt, wie GoBD oder DSGVO, oder um die spezifischen der ITSG, die den sicheren Datenaustausch mit Krankenkassen und Sozialversicherungen organisiert, oder um neue Gesetze. Diesen ganzen Wust an Themen haben Sie vom Tisch.
  • Wir erwähnten bereits, wie fehleranfällig die Payroll ist. Bei anderen Themen dieses Kalibers würden Sie sich auch an externe Spezialisten wenden. Payroll-Provider sind enorm versiert bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie sind in der Lage, jeden noch so komplizierten Abrechnungsfall fehlerfrei zu lösen.
  • Wenn Löhne und Gehälter nicht pünktlich gezahlt werden, weil die Abrechnung fehlerhaft war oder das Personal krank, sieht das immer ganz schlecht aus. Beim Outsourcing treten keine Zeitverzögerungen auf.
  • Payroll-Anbieter haben viel Expertise mit vertraulichen, großen Datensätzen. Die Standards für Datenschutz und Datensicherheit sind hoch.
  • Die externen Lohn- und Gehaltsexperten haben leistungsfähige Software-Lösungen und können Ihnen Reports liefern, die dabei helfen, das Personalwesen wirtschaftlich zu organisieren. Das unterstützt Sie bei Ihren strategischen Entscheidungen.

Diese Vorteile potenzieren sich noch, wenn Ihr Unternehmen international aufgestellt ist.

Wie findet man den richtigen Anbieter?

Das Payroll-Outsourcing ist eine Vertrauenssache. Sie möchten, dass Ihre externe Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung von erfahrenen Experten bearbeitet wird. Achten Sie daher auf eine ITSG-Zertifizierung und langjährige, erfolgreiche Präsenz des externen Anbieters.

ITSG-Zertifizierung

Die Buchstaben ITSG stehen für „Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung“. Die ITSG treibt aktuell die Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen voran. Traditionell kümmert sie sich um den elektronischen Datenaustausch zwischen Arbeitgebern, Leistungserbringern und Krankenkassen. ITSG-zertifizierte Payroll-Outsourcing-Anbieter gewährleisten einen sicheren Datenaustausch mit Akteuren im Gesundheits- und Sozialwesen.

Langjährige Expertise

Suchen Sie sich einen Anbieter, der geschultes Fachpersonal hat und bereits lange am Markt ist. Schließlich benötigen Sie einen zuverlässigen Partner, mit dem Sie jahrelang zusammenarbeiten können – und das in einem so sensiblen Bereich wie der Payroll. Langjährige Erfahrung bedeutet, dass der Outsourcing-Partner tiefe Kenntnisse in der Materie hat, sich laufend weiterbildet und Änderungen der einschlägigen Vorschriften konsequent umsetzt.

Was ist die beste Lösung für Ihr Payroll-Outsourcing?

Sie haben sich für eine externe Lohn- und Gehaltsabrechnung entschieden. Was ist nun der nächste Schritt?

Ganz einfach: Nehmen Sie die Prozesse rund um Ihre Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung auf. Achten Sie dabei besonders auf Aspekte, bei denen es „hakt“. Wo unterlaufen Ihren Mitarbeitern Fehler? Wo treten Rückfragen auf? Wo ist der Zeitaufwand unverhältnismäßig hoch? Welche Ihrer Niederlassungen kommen nicht zurecht? Das sind die Punkte, an denen Sie ansetzen müssen. Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie an einen externen Anbieter auslagern möchten, und erstellen Sie ein Pflichtenheft.

Nicht vergessen: Die für Sie beste Lösung ist

  • wirtschaftlich – sie spart Ihnen Geld und Zeitaufwand
  • kompetent – sie hat die nötige Expertise und Erfahrung
  • ganzheitlich – sie bietet alle benötigten Services aus einer Hand an

HANSALOG ist einer der erfahrensten Outsourcing-Anbieter am Markt. Wir beherrschen alle Varianten und haben eine Payroll-Software entwickelt, die passgenau Ihre Herausforderungen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung lösen kann. Unsere Berater verfügen über langjährige Expertise in der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Branchen. Unsere kompetente Beratung macht es Ihnen leicht, die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen.

 

 

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