7 Tipps
für eine positive Candidate Experience

Dieser Beitrag erklärt, was Candidate Experience ist, welche Bedeutung sie im Recruiting hat und wie Sie sie optimieren können, um Bewerbungsprozesse erfolgreich zu gestalten.

• Definition: Was ist Candidate Experience?
• 7 Tipps für Ihren Recruiting-Erfolg
• Candidate Persona definieren
• Candidate Experience Touchpoints optimieren
• Schnell und persönlich reagieren
• Bewerbungsgespräche richtig führen
• Onboarding verbessern
• Talentmanagement-Software verwenden
• Bewerbererfahrung abfragen
• Fazit

Definition: Was ist Candidate Experience?

Candidate Experience auf Deutsch ist das Bewerbererlebnis. Diese Definition meint: Qualifizierte Bewerber suchen sich ihre Stelle danach aus, welchen Eindruck sie im Bewerbungsprozess von Ihrem Unternehmen gewinnen - ebenso wie Sie sich umgekehrt die Kandidaten aussuchen möchten, die auf Sie den besten Eindruck machen. Da der Stellenmarkt zunehmend ein Bewerbermarkt ist, sollten Sie die Candidate Experience verbessern.

Befragungen weisen viele Defizite in Bewerbungsprozessen nach. Bewerber fühlen sich wie eine Ware behandelt. Sie investieren viel Zeit und bekommen nur anonyme Standardnachrichten zurück. Sie warten ewig auf eine Nachricht. Und wenden sich frustriert ab.

Damit es bei Ihnen besser läuft, können Sie ganz konkrete Maßnahmen ergreifen. Die Summe dieser Maßnahmen ist Ihr Candidate Experience Management.

7 Tipps für Ihren Recruiting-Erfolg

Wir haben für Sie die wichtigsten Maßnahmen zusammengestellt, damit Ihr Recruiting trotz Fachkräftemangel erfolgreich bleibt.

1. Candidate Persona definieren

Bewerber sind wie Kunden. Sie haben einen Bedarf (die beste Stelle zu finden) und treffen ihre Entscheidung danach, welches Stellenangebot ihnen am besten zusagt. Der Bewerbungsprozess kann mit einem Kaufprozess verglichen werden.

Damit Sie Bewerber richtig ansprechen und behandeln, brauchen Sie eine Candidate Persona, so wie Ihre Marketing-Abteilung eine Buyer Persona im Blick hat. Früher sprach man von einer Zielgruppe, aber dieses Konzept greift zu kurz. Es betrachtet abstrakte Eigenschaften, nicht konkrete Menschen. Ihr Wunschkandidat ist jedoch eine Persönlichkeit. Ein Systemadministrator tickt anders als ein Verkäufer, eine Managerin anders als eine Buchhalterin, ein Azubi anders als ein Service-Techniker. Sie haben selbst schon die Erfahrung gemacht, wie unterschiedlich die "Typen" sind, die sich bei Ihnen vorstellen. Beziehen Sie das in Ihr Recruiting ein.

Eine Candidate Persona berücksichtigt neben der Qualifikation auch persönliche Aspekte. Folgende Überlegungen gehören dazu:

Charakter

Ist der typische Kandidat (oder die Kandidatin) eher analytisch oder kreativ? introvertiert oder kontaktstark? konservativ oder experimentierfreudig? 

Ziele

Natürlich, der Bewerber will Geld verdienen. Doch das ist nicht alles. Eine interessante Aufgabe, Wertschätzung, Sicherheit, Inspiration stehen ebenfalls bei vielen hoch im Kurs.

Frustrationen 

Was frustriert den Menschen, der auf Ihre Stelle passt? Wer gerne Verantwortung übernimmt, lässt sich nicht gerne einengen. Wer Karriere machen will, möchte nicht ausgebremst werden.  

Motivationen

Leistung, Erfolg, etwas Gutes tun, soziale Anerkennung - verschiedene Persönlichkeiten haben verschiedene Motivationen. Welche Motivationen sollte Ihr idealer Bewerber haben?  

Kommunikationskanäle

Gestandene Manager erreichen Sie über Business-Plattformen leichter als auf Facebook. Bei Azubis ist es anders herum. Überlegen Sie, welche Kandidaten Sie auf welchen Kanälen am besten ansprechen. Richten Sie Ihre Kommunikation auf die Bedürfnisse der Candidate Persona aus.

2. Candidate Experience Touchpoints optimieren

Touchpoints sind Kontaktpunkte. Davon existieren viele im Bewerbungsprozess. Manche Interaktionen geschehen online, andere im persönlichen Gespräch. Jedes Mal haben Sie die Chance, einen guten Eindruck zu machen.

Bewerber durchlaufen die Touchpoints üblicherweise in einer bestimmten Reihenfolge. Diese Reise, die sich über etliche Stationen erstreckt, bezeichnet man als Candidate Journey.

Jeder Bewerber weiß, dass die ersten Minuten für den ersten Eindruck entscheidend sind. Doch auch der Arbeitgeber muss sich bewusst machen, dass sein erster Eindruck auf den Bewerber zählt. Wenn schon die Stellenanzeige abschreckt, was soll man dann noch retten? Unpersönliche Standard-Mitteilungen sind eine weitere Recruiting-Sünde. Bei Absagen sollten Sie ehrlich Ihre Gründe nennen.

Optimieren Sie Ihre Online-Formulare. Denken Sie daran, dass viele sich per Smartphone bewerben. Vielleicht lassen Sie die Bewerber einfach ihr XING-Profil hochladen. Das ist leichter, als eine Stunde lang Formulare auszufüllen.

Typische Online-Kontaktpunkte im Bewerbungsprozess sind Ihre Karriere-Webseite, Ihre Stellenanzeige, Ihr Online-Bewerbungsformular, die Eingangsbestätigung, die Absage an offensichtlich unpassende Bewerber.

Persönliche Kontaktpunkte sind die Einladung zum Vorstellungsgespräch, das Beantworten von telefonischen Fragen, das Vorstellungsgespräch und alle Anschlussaktivitäten bis hin zum Onboarding.

Setzen Sie einen Prozess und Qualitätsstandards für die gesamte Candidate Journey. Definieren Sie Zuständigkeiten und schulen Sie Recruiting-Mitarbeiter im Umgang mit Interessenten. Hinterfragen Sie, ob Sie für die jeweilige Candidate Persona an jeder Station den richtigen Ton treffen.

3. Schnell und persönlich reagieren

Viele Unternehmen verlieren Talente an die Konkurrenz, weil sie nicht schnell genug sind. Die Bewerber verlässt der Mut, wenn sie nicht rasch erfahren, "was Sache ist". Schnelle und persönliche Mitteilungen sind wichtig für die Candidate Experience.

Setzen Sie Zeitlimits für jede Interaktion an jedem Touchpoint. Formulieren Sie Benachrichtigungen so, dass sie persönlich wirken. Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sollte persönlich erfolgen. Rufen Sie den Wunschkandidaten an. 

4. Bewerbungsgespräche richtig führen

Eine weitere Candidate Experience Studie hat das Online-Bewerbungsportal Monster.de mit den Universitäten Frankfurt am Main und Bamberg durchgeführt. Daraus geht hervor, dass 60 Prozent der Bewerber schon einmal eine Stelle abgelehnt haben, weil das Vorstellungsgespräch ihnen einen schlechten Eindruck vermittelt hat.

Ein Grund dafür ist, dass der Fachbereich mit am Tisch sitzt. Die Manager der verschiedenen Bereiche sind keine Recruiter. Ihnen ist die Bedeutung der Candidate Experience oft nicht klar. Sie wissen nicht, wie viel Mühe es Sie als HR-Mitarbeiter gekostet hat, diesen Kandidaten überhaupt zu finden. Daher sollten Recruiter die Führungskräfte darin schulen, Einstellungsgespräche richtig zu führen. Viele Manager sind dankbar dafür, weil solche Gespräche auch für sie eine Ausnahmesituation sind. Viel steht auf dem Spiel.

Höflichkeit ist wichtig, das Eis brechen, den Bewerber ausreden lassen, ihn nach seinen Interessen fragen. Die Standardfrage „Warum bewerben Sie sich bei uns?“ hinterlässt keinen guten Eindruck und kann für eine negative Candidate Experience mit verantwortlich sein.

Neben den Anforderungen und Erwartungen sind persönliche Aspekte wichtig. Gehen Sie auf die Individualität des Bewerbers ein. Erklären Sie die Firmenkultur und Mission. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der Kandidaten frei ihre Meinung äüßern können. Das ist für beide Seiten gut: Sie erhalten einen authentischen Eindruck und der Bewerber fühlt sich als Mensch und Persönlichkeit wertgeschätzt.

5. Onboarding verbessern

Nach der Unterzeichnung des Anstellungsvertrages geht die Candidate Experience weiter. Die ersten Tage und Wochen entscheiden darüber, ob Sie einen zufriedenen, engagierten Mitarbeiter gewonnen haben oder ob der Kandidat während der Probezeit wieder abspringt.

Verbessern Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter. Arbeitsgerät und Computer, inklusive Passwort und Berechtigungen, müssen am ersten Tag bereitstehen. Ein erfahrener Kollege soll den Einstieg des oder der "Neuen" coachen. Eine Onboarding-Mappe oder ein internes Wiki können vieles erleichtern. Heißen Sie neue Mitarbeiter willkommen, führen Sie sie herum und stellen Sie ihnen das Unternehmen, die Kollegen und die Einrichtungen vor.

Notwendige Informationen sind z. B. ein Organigramm, eine Einweisung in Software, Arbeitsabläufe und Kommunikation, Anlaufstellen (allen voran die Personalabteilung), Arbeitsorganisation, interne Richtlinien, Sicherheit und Datenschutz sowie Schulungen in den notwendigen Fertigkeiten. Lassen Sie dem neuen Mitarbeiter Zeit, Erfahrungen zu machen. Unterstützen Sie ihn darin, sich in den Strukturen zurechtzufinden.

6. Talentmanagement-Software verwenden

Talentmanagement-Software ist Software für das Bewerbermanagement. Eine solche Lösung macht Ihnen das Recruiting einfacher. Außerdem verbessert sie die Candidate Experience. Wie? Indem Sie folgendes tun können:

• Stellenangebote anhand von Qualifikationsprofilen und Candidate Personas schnell erstellen
• Online-Bewerbungsprozesse einrichten und automatisieren
• Bewerberprofile schnell abgleichen und bewerten
• Schnelle und dennoch persönliche Rückmeldungen geben 
• Touchpoints auf verschiedenen Kanälen optimieren
• Kommunikation mit internen Abteilungen optimieren
• Vorstellungsgespräche strukturieren und dadurch verbessern
• Employer Branding positiv beeinflussen

Software für das Personalmanagement funktioniert besonders effizient, wenn sie in eine größere HR-Lösung eingebunden ist. Sie können dann die digitale Bewerberakte direkt in eine digitale Personalakte überführen. Diese verknüpfen Sie mit der integrierten Zeiterfassung, Entgeltabrechnung und allen anderen digitalen Helfern, die Ihnen das Leben als Personaler erleichtern.

7. Bewerbererfahrung abfragen

Nutzen Sie die Erfahrungen vorhandener Mitarbeiter, um die Candidate Experience zu verbessern. Sie können neue Mitarbeiter befragen, wie sie den Bewerbungsprozess empfunden haben. Was könnte man verbessern? Was hat einen guten Eindruck gemacht? Und an welchen Stellen wäre es beinahe gescheitert?

Stellen Sie dieselben Fragen auch Kandidaten, die während der Bewerbung abgesprungen sind. Diese sind die besten Ratgeber, um Ihr Recruiting zu verbessern. Die Bewerber sollen offen und ehrlich ihre Meinung sagen. 

Manche Dinge können Sie beeinflussen, andere nicht. Das Gehaltsgefüge ist oft festgelegt. Aber die Art, wie jemand empfangen und interviewt wird, können Sie jederzeit ändern. Nutzen Sie Ihre Chancen, um die besten Talente anzulocken und zu binden.

Fazit

Die Candidate Experience ist wichtig für Ihr Recruiting. Von dem ersten Kontakt bis zum Onboarding sollten neue Mitarbeiter nur positive Erfahrungen machen. Wenn Sie unsere 7 Tipps beachten, sind Sie im War for Talents gut aufgestellt.

Eine Talentmanagement-Software ist dabei von zentraler Bedeutung. Mit Software strukturieren und automatisieren Sie Bewerbungsprozesse. Sie ersparen den Bewerbern frustrierende Wartezeiten. Gute Personalmanagement-Systeme ermöglichen Ihnen auch eine individuelle Ansprache und Betreuung der Kandidaten.

Sie arbeiten schnell, sicher und wirtschaftlich und gehen trotzdem auf die Individualität jedes einzelnen Bewerbers ein. Damit wird Ihr Candidate Experience Management zum Erfolg.