Was ist eine Gehaltsabrechnung per Definition?

Eine Gehaltsabrechnung, oft auch als Entgeltabrechnung oder Lohnabrechnung bezeichnet, ist ein Dokument, das Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern regelmäßig zur Verfügung stellen, um die Auszahlung von Löhnen oder Gehältern zu belegen. Sie zeigt detailliert, wie sich der Bruttolohn eines Mitarbeiters in das Nettogehalt umwandelt, indem Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt werden. Sie dient der Transparenz für den Arbeitnehmer und als Nachweis für die Steuerbehörden.

Nach §108 Gewerbeordnung (GewO) ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seinen Mitarbeitenden eine Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. Sie zeigt u.a. detailliert, wie das Brutto- in das Nettogehalt umgerechnet wird. 

Wie erstellt man eine korrekte Gehaltsabrechnung?

Die Erstellung einer korrekten Gehaltsabrechnung erfordert sorgfältige Berechnungen und die Beachtung gesetzlicher Vorgaben. Der Arbeitgeber muss alle relevanten Informationen zu Lohn und Abzügen korrekt auflisten und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Bei der technischen Umsetzung helfen zertifizierte Softwarelösungen wie HANSALOG VISION.

In den vergangenen Jahren gab es den Trend, Abrechnungsaufgaben in die Cloud zu verlagern und intelligent zu automatisieren. So lassen sich wiederkehrende Arbeitslasten wie die Gehaltsabrechnung geschickt rationalisieren. Mit HANSALOG VISION steht dafür eine All-in-One-Lösung zur Verfügung.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Lohn und Gehalt sind zwei Arten der Bezahlung für erbrachte Arbeitsleistung, die oft austauschbar genutzt werden, aber auf unterschiedliche Berechnungsprinzipien basieren:

• Lohn wird in der Regel nach Stunden oder Arbeitstagen berechnet. Er variiert je nach Arbeitszeit und ist oft in Berufen üblich, bei denen die Arbeitszeit flexibel oder unregelmäßig ist, z. B. in der Produktion oder im Handwerk.
• Gehalt ist eine feste monatliche Vergütung, die unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit gezahlt wird. Es ist typischerweise für Angestellte in Bürojobs oder Verwaltungspositionen üblich.

In der Entgeltabrechnung, die als Oberbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung dient, wird unter „Brutto-Bezüge“ vermerkt, welche Art der Bezahlung vorliegt.

Welche Pflichtangaben muss eine Gehaltsabrechnung beinhalten?

Eine Gehaltsabrechnung muss eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen als auch dem Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Übersicht zu bieten. Zu den Pflichtangaben gehören:

• Name und Adresse des Arbeitgebers
• Name und Adresse des Arbeitnehmers
• Steuer- und Sozialversicherungsnummer
• Abrechnungszeitraum (Monat oder Woche)
• Bruttogehalt bzw. Lohn
• Steuerabzüge
• Sozialversicherungsbeiträge
• Nettogehalt
• Angaben zu Zuschlägen, Boni oder anderen Zusatzleistungen
• Angaben zu Urlaub und Krankheit
• Die Art der Abzüge (Steuerklasse, Krankenversicherung, Rentenversicherung etc.)

Die Gehaltsabrechnung muss vollständig und korrekt sein, um den Anforderungen der Gewerbeordnung zu entsprechen und sowohl für Arbeitnehmer als auch Behörden nachvollziehbar zu bleiben.

Wie ist eine Gehaltsabrechnung aufgebaut?

Die Gehaltsabrechnung besteht aus drei Gliederungspunkten:

1. Kopfteil
   Im Kopfteil der Gehaltsabrechnung werden die grundlegenden Informationen über den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber angegeben, darunter Name, Adresse und Steuer- bzw. Sozialversicherungsnummer.
2. Hauptteil
   Der Hauptteil enthält die detaillierte Berechnung des Bruttolohns und der Abzüge. Hier werden alle relevanten Posten wie Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Boni und Zulagen aufgeführt. Auch Abzüge wie Krankheitszeiten oder Vorabzahlungen können hier vermerkt sein.
3. Schlussteil
   Der Schlussteil weist das Nettogehalt aus, das der Arbeitnehmer nach Abzug der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge erhält. Hier wird auch der Betrag der bereits gezahlten Lohnsteuer oder anderer Abgaben aufgeführt.

Wie werden die Brutto- und Nettobezüge in der Gehaltsabrechnung berechnet?

Die Gehaltsabrechnung enthält u. a. den Betrag, den ein Arbeitnehmer nach Abzug aller staatlichen und sozialen Abzüge, einschließlich Steuern, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen, tatsächlich auf seinem Konto erhält.

1. Bruttobezüge
   Das Bruttogehalt ist der Betrag, den der Arbeitgeber für die erbrachte Arbeitsleistung vereinbart hat, ohne Abzüge. Es setzt sich aus dem Grundgehalt und eventuell zusätzlichen Leistungen wie Boni, Zuschlägen oder Prämien zusammen.
2. Nettobezüge
   Das Nettogehalt ist der Betrag, den der Arbeitnehmer nach allen Abzügen (z. B. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) tatsächlich ausgezahlt bekommt. Es wird durch die Berechnung folgender Posten ermittelt:
• Steuern: Der Betrag an Lohnsteuer, der nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers berechnet wird. In Deutschland gibt es sechs Steuerklassen, die je nach Familienstand und Anzahl der Kinder variieren.
• Sozialversicherungsbeiträge: Diese umfassen Beiträge zur Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung. Die Beitragshöhe richtet sich nach dem Bruttolohn und wird prozentual berechnet.

Darüber hinaus muss die Gehaltsabrechnung sämtliche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angaben sowie Details zu weiteren Abzügen wie Aufwandsentschädigungen, vermögenswirksamen Leistungen und Sonderzahlungen enthalten.

Was sind die rechtlichen Grundlagen einer Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung unterliegt zahlreichen gesetzlichen Regelungen. Neben §108 GewO gehören das Handelsgesetzbuch (HGB), das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), das Sozialgesetzbuch (SGB) sowie die Beitragsverfahrensordnung (BVV) dazu. Zudem gibt es arbeitsrechtliche Vorschriften, die in Tarifverträgen oder individuellen Arbeitsverträgen festgelegt sein können. Die Abrechnung muss den Vorgaben des Bundeszentralamts für Steuern und den Sozialversicherungsbehörden entsprechen.

Welche Folgen haben fehlerhafte Gehaltsabrechnungen?

Eine fehlerhafte Gehaltsabrechnung kann für den Arbeitgeber rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, darunter:

• Nachzahlungspflicht: Wenn Abzüge falsch berechnet wurden oder das Nettogehalt zu niedrig war, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nachzahlen.
• Bußgelder: Bei Verstößen gegen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten können Bußgelder verhängt werden.
• Rechtliche Auseinandersetzungen: Ein Fehler bei der Abrechnung kann zu Streitigkeiten und möglicherweise zu Klagen des Arbeitnehmers führen.

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Wie lange muss eine Gehaltsabrechnung aufbewahrt werden?

In Deutschland müssen Arbeitgeber steuerrechtliche Dokumente wie Entgeltabrechnungen und Lohnsteuerbelege 6 Jahre aufbewahren. Haben die Dokumente einen direkten Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Unternehmen diese 10 Jahre aufbewahren. Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen 10 Jahre, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge 30 Jahre aufbewahrt werden.

Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder extern auslagern?

Die Erstellung von Gehaltsabrechnungen kann entweder inhouse oder durch externe Dienstleister erfolgen. Bei der inhouse-Lösung benötigen Unternehmen eine geeignete Softwarelösung wie die Entgeltabrechnung von HANSALOG VISION sowie Personal, um die Gehaltsabrechnungen korrekt und rechtssicher durchzuführen. Eine alternative Möglichkeit besteht darin, die Gehaltsabrechnung an externe Experten, wie die HANSALOG Gruppe, zu übertragen, was besonders für kleine und mittlere Unternehmen eine praktikable Lösung darstellt.

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