Entgeltabrechnung auf einen Blick

Jedes arbeitgebende Unternehmen ist zur korrekten Entgeltabrechnung verpflichtet.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben sich aus der Gewerbeordnung und der Entgeltbescheinigungsverordnung.

Eine KI-gestützte Entgelt-Software beugt Fehlern vor und erhöht die Produktivität der Personalabteilung.

Was ist die Entgeltabrechnung?

Die Definition der Entgeltabrechnung hängt vom Blickwinkel ab. Für Unternehmen ist es der Prozess, bei dem sie das Entgelt für ihre Beschäftigten abrechnen. In der Regel passiert das einmal im Monat, wobei alle Bezüge und Abzüge einzeln aufgeführt werden.

Das Dokument, das dabei entsteht, wird ebenfalls als Entgeltabrechnung bezeichnet. Wenn Arbeitnehmende von der Entgeltabrechnung sprechen, meinen sie damit in der Regel die entsprechenden Unterlagen, die ihnen elektronisch oder postalisch zugestellt werden.

Was steht in der Entgeltabrechnung?

Für die Entgeltabrechnung gibt es klare gesetzliche Vorgaben. Näheres ist in § 108 GewO (Gewerbeordnung) unter dem Titel „Abrechnung des Arbeitsentgelts“ geregelt. Darin heißt es unter anderem:

„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“

Quelle:
Bundesamt für Justiz (Gesetze im Internet)

Darauf aufbauend gibt es die Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung (Entgeltbescheinigungsverordnung, EBV) des Bundesministeriums für Soziales und Arbeit. Sie legt unter anderem fest, dass folgende Angaben grundsätzlich in den Abrechnungsunterlagen enthalten sein müssen.

Daten zu Arbeitnehmenden:

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer
• Steuernummer
• Steuerklasse und ggf. Konfession

Daten zum Arbeitgebenden:

• Name und Anschrift

Angaben zum Arbeitsverhältnis:

• Beginn der Beschäftigung
• Gültiger Abrechnungszeitraum mit Angabe der Steuer und Sozialversicherungstage

Angaben zu Bezügen und Abzügen:

• Bruttolohn bzw. Bruttogehalt
• Sachbezüge (zum Beispiel Nutzung eines Firmenwagens, Tankgutscheine)
• Vermögenswirksame Leistungen (zum Beispiel Zuschüsse zu ETFs)
• Sozialversicherungsbeiträge
• Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung
• Aufwandsentschädigungen
• Persönliche Abzüge
• Beitragsgruppenschlüssel nebst Einzugsstelle

Optional können folgende Angaben notwendig werden:

• Kirchensteuer
• Steuerfreibeträge und Kinderfreibeträge
• Überstundenkonto (bei entsprechender Regelung)

Zudem findet sich – meist unten und an prominenter Stelle – der Auszahlungsbetrag. Das ist die Summe, die letztlich von Arbeitgebenden an ihre Arbeitnehmenden überwiesen wird. Allerdings dient die Entgeltabrechnung nicht nur der Lohnberechnung. Sie ist darüber hinaus ein wichtiges steuerliches Dokument.

Wer ist für die Entgelt-Berechnung zuständig?

Gemäß Gewerbeordnung sind alle Arbeitgebenden dazu verpflichtet, eine Entgeltabrechnung zu erstellen. Es gibt die Möglichkeit, diese Aufgabe an ein Steuer- oder Lohnbüro auszulagern. In großen Unternehmen ist mit der Personalabteilung (HR, Human Resources) eine eigene Abteilung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig. In den vergangenen Jahren gibt es dort den Trend, Buchhaltungsaufgaben in die Cloud zu verlagern und intelligent zu automatisieren. So lassen sich wiederkehrende Arbeitslasten wie die Entgeltabrechnung geschickt rationalisieren. Mit HANSALOG VISION steht dafür eine All-in-One-Lösung zur Verfügung.

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Entgelt abrechnen: vier wichtige Schritte

Die Entgeltabrechnung umfasst vier zentrale Bestandteile: Bruttorechnung, Nettorechnung, Zahlungsrechnung und Auswertungsrechnung.

1. Bei der Bruttorechnung ermittelt die Lohnbuchhaltung das Arbeitsentgelt, also den Lohn oder das Gehalt ohne Abzüge.
2. Im nächsten Schritt werden im Rahmen der Nettorechnung Steuern und Sozialversicherungsabgaben berechnet.
3. Bei der darauffolgenden Zahlungsrechnung entstehen alle Abrechnungen für externe Stellen. Das sind die Mitarbeiterabrechnung, die Steuerabrechnung und die Sozialversicherungsabrechnung.
4. Die Auswertungsrechnung wiederrum berücksichtigt die internen Kostenstellen, also Buchhaltung und Kostenrechnung, zudem ist sie für das Controlling relevant. Die Auswertungsrechnung liefert wichtige Grundlagen für die Planung der Personalkosten im Unternehmen.

Aufbau eines Entgeltbescheids

Grundsätzlich besteht eine Entgeltabrechnung (hier ist das Dokument gemeint) aus drei Teilen: Kopfteil, Hauptteil, Schlussteil. Was genau enthalten sein muss, regelt § 1 (Inhalt der Entgeltbescheinigung) der EBV. Im Folgenden sind die Inhalte der einzelnen Teile in Grundzügen dargestellt.

1. Kopfteil
   Im Kopfteil sind üblicherweise die Daten zu den Arbeitnehmenden zu finden, zum Beispiel die Adresse, das Geburtsdatum oder auch die Bankverbindung. Ebenso steuerrechtlich relevante Nummern (Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Ähnliche).
2. Hauptteil oder Finanzteil
   Im Hauptteil ist dargestellt, wie sich das Bruttoeinkommen im Einzelnen zusammensetzt. Neben dem Bruttolohn fließen hier zum Beispiel Sachbezüge, Steuerfreibeträge und weitere Faktoren ein.
3.  Schlussteil
   Der Schlussteil ist für die Beschäftigten in der Regel am spannendsten, denn hier finden sich die Angaben zum Nettoeinkommen. Ferner auch Bankverbindungen und Zahlungsinformationen.

Kleines Glossar der Entgeltabrechnung: Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung und Co.

Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung: alles das Gleiche? Fast, aber nicht ganz.

• Das Entgelt ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden zahlt. Es ist der Oberbegriff für alle Arten von Vergütungen.
• Die Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff für alle Vergütungsabrechnungen.
• Das Arbeitsentgelt ist ein Synonym für Entgelt.
• Lohn ist eine besondere Form der Vergütung, und zwar richtet sich die Höhe nach den erbrachten Stunden. Ein Lohn kann also von Monat zu Monat variieren. Die Lohnabrechnung ist Teil der Entgeltabrechnung.
• Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die Arbeitnehmende für ihre Arbeit erhalten. Das Gehalt bleibt also jeden Monat gleich, sofern sich der Arbeitsvertrag nicht ändert. Die Gehaltsabrechnung ist ebenfalls ein Teil der Entgeltabrechnung.

Wie wird ein Entgeltbescheid erstellt?

Wenn Sie eine Entgeltabrechnung berechnen möchten, gibt es verschiedene Wege. Am einfachsten ist es, eine Software für Entgeltabrechnung einzusetzen, wie es heute in nahezu allen größeren Unternehmen der Standard ist. Abrechnungsprogramme wie HANSALOG VISION sind so konzipiert, dass sie Nutzende intuitiv durch den Prozess führen und die Personalverantwortlichen unterstützen. Moderne KI-Tools machen es unter anderem möglich, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Lohnabrechnung abgeschlossen ist.

Alternativ gibt es einfachere Programme, die nur einen begrenzten Funktionsumfang haben. Diese eignen sich in der Regel gut, um Entgeltbescheide für wenige Mitarbeitende zu erstellen. Die simpelste, aber auch fehleranfälligste Methode ist die Erstellung „per Hand“, also mit Excel-Tabellen oder anderen einfachen Hilfsmitteln. Manuelle Entgeltberechnungen gelten als veraltet und zeitaufwendig.

Ein Blick in den Funktionsumfang von HANSALOG VISION

• VISION-Cockpit: browserbasierte Benutzeroberfläche für alle HR-Prozesse
• Automatisiertes Meldewesen: Lohnsteuerbescheinigungen, AAG-Meldungen, eAU-Verfahren und viele weitere
• Digitale Personalakte für Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und Co.
• Erstellung, Verteilung und Archivierung von Gehaltsdokumenten ganz einfach per Klick
• Rechtssichere und DSGVO-konforme Cloud-Lösung mit mobilem Datenzugriff
• Hoher Automatisierungsgrad zur Entlastung von HR- und IT-Ressourcen

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Eine Alternative zur Lohnabrechnung im Unternehmen ist die Auslagerung der Entgelterfassung.

Entgeltabrechnung auslagern: sinnvoll oder nicht?

Fachkräftemangel führt häufig dazu, dass Unternehmen ihre Entgeltabrechnung auslagern – meist die gesamte Lohnbuchhaltung. Das bringt zwar Entlastung für die Personalabteilung, kann aber auch mit Nachteilen verbunden sein. So geben Sie als Unternehmen die Datenhoheit aus der Hand und müssen datenschutzrechtlich streng prüfen, welche personenbezogenen Daten Sie weitergeben. Zudem sind Sie darauf angewiesen, dass das Steuerbüro datenschutzkonform arbeitet. Wenn Sie wissen, dass Ihr Lohnabrechner eine sichere Lösung wie HANSALOG VISION verwendet, ist das ein großer Vorteil.

Ob Sie aus finanziellen Gründen die Entgeltabrechnung auslagern sollten, hängt von der Unternehmensstruktur ab. Kleinere Betriebe profitieren in der Regel davon, dass sie keine Kosten für eine eigene HR-Abteilung zu tragen haben. Mittelständische Unternehmen hingegen können durch den Einsatz einer effizienten HR-Software Geld einsparen, wenn sie die Abrechnung selbst übernehmen.

Beispiel für eine Entgeltabrechnung

5 Tipps für moderne Entgeltabrechnung

Sie möchten die Entgeltabrechnung effizienter, sicherer und schneller machen? Lesen Sie hier fünf Tipps aus der Praxis – und wie Ihnen HANSALOG VISION dabei hilft, sie umzusetzen.

1. Manuelle Datenübertragung eliminieren

Jede Datenübertragung per Hand ist eine Fehlerquelle – und jeder unbemerkte Fehler setzt sich fort. Digitale Schnittstellen vermeiden Übertragungsfehler und beschleunigen den Prozess. Das funktioniert ganz einfach mit einer Software, die alle Phasen der Entgeltabrechnung abdeckt.

HANSALOG VISION umfasst automatisierte Workflows und prüft den Abrechnungsverlauf bei jedem Schritt. So erkennen Ihre Mitarbeitenden Eingabefehler sofort.

2. Compliance durch automatische Updates

Die Entgelt-, Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert strenge Compliance, da sensible personenbezogene Daten anfallen. Wie lassen sich Sicherheit und Datenschutz langfristig wahren, ohne den IT-Aufwand immer weiter zu erhöhen? Die Lösung: Cloud-Software. Updates erfolgen automatisch, ohne dass Sie Ihre Workflows unterbrechen müssen.

HANSALOG VISION ist eine cloudbasierte All-in-One-Lösung für Entgeltabrechnung und Personalmanagement. Mit über 50 Jahren Erfahrung entsteht unsere Software in Deutschland und erfüllt höchste Ansprüche an Compliance und Rechtssicherheit.

3. Remote-Zugriff als Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte

Wer in der Personalabteilung arbeitet, ist ans Büro gebunden? Mit einer Cloud-Software für Entgeltabrechnung stimmt das nicht mehr. Stattdessen arbeiten Ihre Mitarbeitenden bequem vom Homeoffice aus. Damit haben Sie einen wichtigen Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte und dezentralisieren ihr Büro. Das macht Ihre Abteilung zugleich flexibler und handlungsschneller.

HANSALOG VISION ist mobil über den Browser nutzbar, wobei Daten über die Cloud automatisch für alle Endpunkte aktualisiert werden. So ist die komplette Entgeltabrechnung im Homeoffice möglich – bei höchster Datensicherheit.

4. Daten jederzeit pflegen

Unvollständige und fehlerhafte Daten sind einer der Hauptgründe für ineffiziente Abläufe in der Personalabteilung. Mit einer All-in-One-Lösung für Entgeltabrechnung beheben Sie auch dieses Problem, indem Daten automatisch abgeglichen werden.

In HANSALOG VISION laufen alle Mitarbeiterstammdaten zusammen, zum Beispiel Abwesenheiten, Zeitzuschläge, Beitragssätze, Lohnarten und viele weitere. So haben Sie alles auf einen Blick verfügbar und aktuell. Übrigens: Die Daten lassen sich auch nutzen, um die Personalplanung weiter zu optimieren!

5. Module clever nutzen

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Mit modularen Softwarebausteinen für Entgeltbescheide passen Sie Ihre Lösung individuell Ihrem Bedarf an. Je spezifischer das Programm auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist, umso effizienter werden Ihre Prozesse.

HANSALOG VISION bietet eine Reihe modularer Erweiterungen, unter anderem Zahlstellenmeldeverfahren, Kurzarbeitergeld, elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (EuBP) und viele weitere.