Software für die Reisekostenabrechnung

Reisekostenerfassung und Reisekostenabrechnung optimieren

Dienst- und Geschäftsreisen tragen einen erheblichen Teil zu den Unternehmenskosten bei. Einsparpotenziale bei den Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten zu erkennen, ist wichtig. Essentieller ist es jedoch, die Reiseplanung sowie die anschließende Reisekostenabrechnung und das Reisekostencontrolling so effizient wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten.

Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesse nehmen einen großen Teil des Travel Managements ein und beschäftigen verschiedenste Mitarbeiter – vom HR-Mitarbeiter, der die Reise plant, über den Geschäftsreisenden, der Belege erfasst, bis hin zum Sachbearbeiter, der Spesen und Reisekosten ordnungsgemäß abrechnen muss.

Mit Hilfe unserer Softwarelösung minimieren Sie diesen Verwaltungsaufwand und optimieren die dazugehörigen Workflows. Mit der HANSALOG Software profitieren Sie von deutlich weniger Aufwand und von schnelleren Prozessen bei der Planung, Organisation, Erfassung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie deren Controlling.

Ihr Vorteil: Unsere intelligente Reisekostensoftware unterstützt das Travel Management sowie die Reisekostenerfassung und Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen elektronisch und somit ganz automatisch.

Reisekostensoftware und Service

Mit HANSALOG Software, die auch als Komplettlösung für das Personalmanagement eingesetzt werden kann, erhalten Sie ein Modul für Reisekostenabrechnung und Travel Management, das diverse Prozesse vereinfacht.

Unsere Reisekostensoftware macht die händische Kontrolle von Reiserichtlinien oder Spesensätzen überflüssig. Sämtliche Dienstreisearten, wie etwa Einsatzwechseltätigkeit oder Montageeinsätze, können abgerechnet werden. Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben werden automatisch vom Programm berücksichtigt und auf Wunsch z. B. als Werbungskosten ausgewiesen. Anträge, Genehmigungen und Belege können mit Hilfe von HANSALOG bequem und einfach eingereicht, archiviert und bearbeitet werden – für mehr Freiräume Ihrer Mitarbeiter durch weniger Verwaltungsaufwand!

HANSALOG Reisekostenabrechnung ist das Ergebnis zahlreicher Projekte. Erfahrungen und Anregungen unserer Anwender fließen in die jeweils aktuelle Version ein.

Alternativ zur Softwarelösung übernehmen unsere Sachbearbeiter im Full-Service alle Arbeiten für Sie von der Erfassung der Dienstreisen bis hin zur Bezahlung der Reisekostenabrechnung. Unsere Rechenzentren bieten einen professionellen Outsourcing-Service, wenn Sie Ihr Travel Management und die Reisekostenabrechnung auslagern möchten.

Oberfläche

Flexibel gestaltbar

Die Benutzeroberfläche der Reisekostensoftware ist mehrsprachig. Masken, Menüs und Benutzergruppen lassen sich variabel gestalten, sodass HANSALOG Reisekostenabrechnung auf individuelle Anforderungen angepasst und flexibel genutzt werden kann – auch von unterwegs.

Reisen genehmigen Sie mit unserer Software z. B. via Smartphone oder Tablet per E-Mail. Ihre Belege erfassen Sie ganz bequem online. Alle Reiseangaben können Sie über den Web-Client über Internet oder Intranet integrieren. Somit sind die Reisedaten im Travel Management-System stets aktuell.

Sie können HANSALOG außerdem jederzeit erweitern um unsere Module für Personalmanagement, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung und Mitarbeiterportal – so nutzen Sie die Software als integrierte Komplettlösung.

Erfassen Sie schnell und intuitiv Ihre Dienstreisen.

Eine umfangreiche Controlling-Funktion ermöglicht beliebige Auswertungen, zum Beispiel nach Kostenarten und Kostenträgern.

Features

Nahtlos: Automatisierter Datenabgleich

Geschäftsreisedaten lassen sich mit der Software automatisch mit Daten anderer Anwendungen abgleichen:

Mitarbeiterdaten oder Daten für die Zeiterfassung
Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung
Übermittlung aller Daten aus Company Cards sowie Corporate Cards, z. B. AirPlus
Tagesaktuell und immer der richtigen Reise zugeordnet
Belege vom Kreditkartenimport
Benachrichtigung per Outlook oder Lotus Notes
Lohnarten-Übergabe an die Entgeltabrechnung
Datenübermittlungen an das Zahlungsmodul lassen sich variabel gestalten

Erfassen Sie Ihre Reise doch einfach schon unterwegs.

Sicher: Der Datenschutz

Ob Sie Ihr Travel Management zentral oder dezentral organisieren, HANSALOG Reisekostenabrechnung verfügt im Standard über ein Datenschutzkonzept, das Arbeiten an mehreren Standorten ermöglicht und kundenspezifisch konfiguriert wird. Zugriff auf die Softwarelösung und die Reisedaten haben Sie über das Firmennetzwerk oder über das Internet.

Firmenorientiert: Der elektronische Workflow

Grundlage für den Workflow beim Travel Management ist die Organisationsstruktur, die in der Softwarelizenz für Ihr Unternehmen speziell angepasst wird. Die Vergabe von individuellen Profilen für Mitarbeiter, Führungskräfte, Reisestelle, Finanzbuchhaltung, Controlling und mehr ist jederzeit möglich. Den Nutzerprofilen werden Prozesse und Zuständigkeiten zugeordnet, sodass jeder nur innerhalb der Workflows arbeiten kann, die seiner Zuständigkeit entsprechen.

Garantiert: Die Kostenkontrolle

Die Dienstreisekosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und -träger verteilen sowie direkt an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Der gesamte Informationsfluss rund um Dienstreisen wird mit Hilfe der Softwarelösung dokumentiert. Über E-Mail-Programme wie Outlook oder Lotus Notes steuern Sie Fristen.

Gesetzliche und interne Regelungen beachtet die Software automatisch. Aufgrund der weitgehenden Automatisierung des gesamten Ablaufs einer Dienstreise wird vor allem die Reisekostenabrechnung effizienter. Eine umfangreiche Controlling-Funktion ermöglicht beliebige Auswertungen, zum Beispiel nach Kostenarten und Kostenträgern.

Technische Daten

Bestens vernetzt

HANSALOG Reisekostenabrechnung fügt sich in Ihre IT-Landschaft ein. Alle gängigen Datenbanken und Betriebssysteme werden unterstützt. Möglich ist auch die Verknüpfung mit Active Directory.

Anwender sparen Zeit für die Personalverwaltung, wenn sie sich nur einmal authentifizieren müssen, um mehrere Module nutzen zu können, für die sie eine Berechtigung haben.

Online: Schnelle Übersicht der Reisen

Schnittstellen zu Lösungen anderer Hersteller
stehen zur Verfügung für die Anbindung an

Entgeltabrechnung:
Automatische Übernahme der Personalstammdaten aus der elektronischen Digitalakte
Übergabe zu versteuernder Beträge oder von Auszahlungsbeträgen, Großbuchstabe M
Finanzbuchhaltung:
Übergabe der kompletten Buchungssätze für Reisekosten und deren Auszahlung
E-Mail-System:
Benachrichtigungen und Genehmigungen von Dienstreisen per E-Mail möglich
Zeitwirtschaft:
Die in der Reiseabrechnung erfassten Arbeitszeiten können weiterverarbeitet werden
Die doppelte Erfassung von Daten entfällt
Archivsystem:
Elektronische Ablage von Reiseabrechnungen und Belegen