Reisekostenabrechnung

Weniger Verwaltung und schnellere Prozesse

Wenn das Ihr Ziel ist, sollten wir ins Gespräch kommen. Geschäftsreisen tragen einen erheblichen Teil zu den Unternehmenskosten bei. Doch wo kann man einsparen - bei den Fahrtkosten, der Unterkunft, den Spesen? Sicher, doch viel wichtiger ist es, den Verwaltungsaufwand zu senken. Sie brauchen eine intelligente Lösung, die den gesamten Prozess des Travelmanagements durchgängig elektronisch unterstützt – von der Reiseplanung bis zum Controlling. HANSALOG Reisekostenabrechnung ist das Ergebnis zahlreicher Projekte. Erfahrungen und Anregungen unserer Anwender fließen in die jeweils aktuelle Version ein. Unsere Rechenzentren bieten einen professionellen Service, wenn Sie Ihr Travelmanagement auslagern möchten.

Die Kontrolle von Reiserichtlinien oder Spesensätzen gehören der Vergangenheit an. Das erledigt die HANSALOG Reisekostenabrechnung für Sie. Sämtliche Dienstreisearten, wie etwa Einsatzwechseltätigkeit oder Montageeinsätze können abgerechnet werden. Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben werden automatisch berücksichtigt und auf Wunsch z. B. als Werbungskosten ausgewiesen. Alternativ übernehmen unsere Sachbearbeiter im Fullservice alle Arbeiten für Sie von der Erfassung der Dienstreisen bis hin zur Bezahlung der Reisekostenabrechnung. Weitere Informationen finden Sie hier: Outsourcing Reisekostenabrechnung

Oberfläche

Flexibel gestaltbar

Viel unterwegs? Kein Problem mit HANSALOG. Reisen genehmigen Sie z. B. via Smartphone oder Tablet per E-Mail. Ihre Belege erfassen Sie ganz bequem online oder offline. Alle Reiseangaben können Sie über den Web-Client online über Internet oder Intranet erfassen. Somit sind die Reisedaten im Travel-Management-System stets aktuell.

Die Offline-Erfassung ist für den Laptop vorhanden. Damit können die Reisedaten bereits im Offline-Modus erfasst werden. Neu eingegebene Daten werden beim nächsten Login mit dem zentralen Datenbestand im Unternehmen synchronisiert.

Die Benutzeroberfläche des Web- und Offline-Clients ist mehrsprachig, Masken, Menüs und Benutzergruppen lassen sich variabel gestalten.

Erfassen Sie schnell und intuitiv Ihre Dienstreisen.

Features

Nahtlos: Automatisierter Datenabgleich

Geschäftsreisedaten werden automatisch mit Daten anderer Anwendungen abgeglichen:

Mitarbeiterdaten oder Daten für die Zeiterfassung
Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung
Übermittlung aller Daten aus Company Cards sowie Corporate Cards, z. B. AirPlus
Tagesaktuell und immer der richtigen Reise zugeordnet
Belege vom Kreditkartenimport
Benachrichtigung per Outlook oder Lotus Notes
Lohnarten-Übergabe an die Entgeltabrechnung
Datenübermittlung an das Zahlungsmodul lassen sich variabel gestalten

Erfassen Sie Ihre Reise doch einfach schon unterwegs.

Sicher:
Der Datenschutz

Ob Sie Ihr Travel Management zentral oder dezentral organisieren, HANSALOG Reisekostenabrechnung verfügt im Standard über ein Datenschutzkonzept, das Arbeiten an mehreren Standorten ermöglicht und kundenspezifisch konfiguriert wird.

Zugriff auf die Lösung und die Reisedaten haben Sie über das Firmennetzwerk oder über das Internet.

Firmenorientiert:
Der elektronische Workflow

Grundlage für den Workflow beim Travel Management ist die Organisationsstruktur, die für Ihr Unternehmen angepasst wird: Individuelle Vergabe von Profilen: Mitarbeiter, Führungskraft, Reisestelle, Finanzbuchhaltung, Controlling und mehr. Den Profilen werden Prozesse und Zuständigkeiten zugeordnet.

Garantiert:
Die Kostenkontrolle

Die Dienstreisekosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und -träger verteilen und direkt an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Der gesamte Informationsfluss rund um Dienstreisen wird dokumentiert, über E-Mail-Programme wie Outlook oder Lotus Notes steuern Sie Fristen.

Gesetzliche und interne Regelungen beachtet die Software automatisch. Wegen der weitgehenden Automatisierung des gesamten Ablaufs einer Dienstreise wird die Reisekostenabrechnung effizienter. Eine umfangreiche Controlling-Funktion ermöglicht beliebige Auswertungen, zum Beispiel nach Kostenarten und Kostenträgern.

Technische Daten

Bestens vernetzt

HANSALOG Reisekostenabrechnung fügt sich in Ihre IT-Landschaft ein. Alle gängigen Datenbanken und Betriebssysteme werden unterstützt.

Möglich ist auch die Verknüpfung mit Active Directory. Anwender sparen Zeit für die Personalverwaltung, wenn sie sich nur einmal authentifizieren müssen, um mehrere Module nutzen zu können, für die sie eine Berechtigung haben.

Online: Schnelle Übersicht der Reisen

Schnittstellen zu Lösungen anderer Hersteller
stehen zur Verfügung für die Anbindung an

Entgeltabrechnung:
Automatische Übernahme der Personalstammdaten
Übergabe zu versteuernder Beträge oder von Auszahlungsbeträgen, Großbuchstabe M
Finanzbuchhaltung:
Übergabe der kompletten Buchungssätze für Reisekosten und deren Auszahlung
E-Mail-System:
Benachrichtigungen und Genehmigungen von Dienstreisen per E-Mail möglich
Zeitwirtschaft:
Die in der Reiseabrechnung erfassten Arbeitszeiten können weiterverarbeitet werden
Die doppelte Erfassung von Daten entfällt
Archivsystem:
Elektronische Ablage von Reiseabrechnungen und Belegen