HUMAN RESOURCES
Digitale Personalakte für ein modernes Personalmanagement im Mittelstand
Verwalten Sie Ihre Personaldokumente zentral, sicher und digital – nahtlos verbunden mit Ihrem Personalmanagement und Mitarbeiterportal. Mit HANSALOG VISION haben Sie alle wichtigen Unterlagen jederzeit im Blick, stellen sie Mitarbeitenden einfach bereit und behalten Zugriffsrechte, Fristen und gesetzliche Anforderungen zuverlässig im Griff.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Zentrale und strukturierte Dokumentenablage
- Individuelle Zugriffsrechte
- Dokumente digital bereitstellen
- Weniger Papier- und Verwaltungsaufwand
- Self-Service für Mitarbeitende via App oder Portal
Ab 2027: Neue Anforderungen an digitale Entgeltunterlagen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch und strukturiert geführt werden. Für Unternehmen bedeutet das: Die bisherige Papierablage und gewachsene Dokumentenstrukturen sollten jetzt überprüft werden.
- Wo liegen die Unterlagen heute?
- Wer darf darauf zugreifen?
- Wie werden Dokumente gefunden?
- Wie werden neue Unterlagen abgelegt?
- Wie werden Dokumente Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt?
- Und wie werden Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten?
Besonders relevant wird die Digitalisierung durch die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und die zunehmende elektronische Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen sicherstellen, dass relevante Entgeltunterlagen digital verfügbar, nachvollziehbar archiviert und bei Prüfungen elektronisch bereitgestellt werden können. Welche Anforderungen konkret bestehen, lesen Sie hier in unserem Fachartikel "Digitale Personalakte 2027: Weshalb Unternehmen jetzt gefordert sind"
Das erwartet Sie mit 
HANSALOG VISION digitale Personalakte
- Dokumente aus Vorlagen erzeugen
- Fehlende Unterlagen digital anfordern
- Schneller Zugriff für HR und Mitarbeitende via App und Portal
- DSGVO-konforme Berechtigung und Verwaltung
- Unterstützung bei dem Aufbau einer revisionssicheren Archivierung
- Aufbewahrungs- und Löschfristen im Blick behalten
- Optimal vorbereitet auf euBP und BVV 2027
HANSALOG VISION für alle HR Prozesse
Dokumente zentral verwalten und einfach anfordern
In der Personalarbeit entstehen laufend neue Dokumente, von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen bis zu Entgeltabrechnungen.
Mit HANSALOG VISION können Sie Dokumente zentral verwalten, aus Vorlagen erzeugen und gezielt bereitstellen. Fehlende Unterlagen lassen sich direkt bei Mitarbeitenden anfordern und anschließend der digitalen Personalakte zuordnen.
So gelangen Dokumente strukturiert in den richtigen Prozess – mit weniger E-Mails, Rückfragen und manuellem Aufwand.
Das Mitarbeiterportal macht aus der Personalakte einen digitalen Service
Dokumente bereitstellen, wo sie gebraucht werden
Die Personalabteilung arbeitet nicht nur für sich selbst. Auch Mitarbeitende benötigen regelmäßig Zugriff auf ihre Unterlagen.
Mit HANSALOG VISION können freigegebene Dokumente über das Mitarbeiterportal und die VISION App bereitgestellt werden. Mitarbeitende können ihre Dokumente selbst abrufen und nach Dokumentart und Zeitraum suchen oder fehlende Dokumente in die Personalakte direkt hochladen.
Kein Ausdruck. Kein Briefumschlag. Keine Anfrage an HR.
Das entlastet die Personalabteilung und schafft gleichzeitig einen modernen digitalen Service für Mitarbeitende.
Vom Dokument bis zur Unterschrift mit der digitalen Signatur
Verträge digital unterschreiben mit Paperless
Auch Unterschriften lassen sich in den digitalen Prozess integrieren. Über die Anbindung an unseren Partner Paperless können Dokumente digital zur Signatur bereitgestellt werden. Nach Abschluss des Signaturprozesses kann das unterzeichnete Dokument wieder in der Mitarbeiterakte abgelegt werden. So bleibt der Vorgang durchgängig digital.
Nicht jeder soll alles sehen
Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Blick behalten
Personalakten enthalten sensible Informationen.
Mit individuellen Zugriffsrechten können Sie gezielt festlegen, wer bestimmte Dokumente sehen darf. Dokumentaktionen werden protokolliert und Änderungen können über verschiedene Versionen nachvollzogen werden. So behalten Sie den Überblick darüber, wer auf Dokumente zugreift und wie sie sich im Laufe der Zeit verändern.
Eine gute Personalakte weiß auch, wann ein Dokument nicht mehr benötigt wird
DSGVO-konform: Aufbewahrung und Löschung strukturiert steuern
Personaldokumente dürfen nicht einfach unbegrenzt gespeichert werden. Je nach Dokument gelten unterschiedliche Aufbewahrungsanforderungen.
Mit HANSALOG VISION können Löschfristen für Dokumentarten hinterlegt werden. Das System prüft diese Fristen regelmäßig und kann fällige Dokumente entsprechend löschen. So lässt sich die digitale Personalakte strukturiert und langfristig organisieren.
Welche Fristen im Einzelfall gelten, hängt von der jeweiligen Dokumentart und den gesetzlichen Vorgaben ab.
Das Beste
auf einen Blick mit VISION
Wo ist der Arbeitsvertrag?
Schnell gefunden: Suche nach Dokumentart und Zeitraum
Der Mitarbeiter braucht seine Abrechnung
Selbst abrufen: Bereitstellung über Portal und App
Wer darf diese Unterlage sehen?
Gezielt berechtigen: Zugriff nach Dokumentart
Uns fehlt noch ein Nachweis
Digital anfordern: Mitarbeiter lädt Unterlagen selbst hoch
Welche Version ist die aktuelle?
Versionen nachvollziehen: Historie bleibt erhalten
Wer hat das Dokument geändert?
Nachvollziehbar: Dokumentaktionen werden protokolliert
Der Vertrag muss noch unterschrieben werden
Digital signieren: Signaturprozess integriert.
Wann darf das Dokument gelöscht werden?
Löschfristen: Fristen hinterlegen und automatisch prüfen
