Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Am 01.01.2023 hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in vielen Fällen die AU in Papierform in den Unternehmen abgelöst. Seitdem können Arbeitgeber vermutlich überwiegend die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer nur noch elektronisch abrufen.
Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den grundlegenden Schritten im eAU-Verfahren aus Sicht der Arbeitgeber.
1. Elektronisch abrufbare Arbeitsunfähigkeitszeiten
Arbeitgeber können im eAU-Verfahren für ihre gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer
Arbeitsunfähigkeitszeiten, die
- ein Vertragsarzt, Vertragszahnarzt oder
- eine für den medizinischen Arbeitsschutz (Arbeitsunfall / Berufskrankheit) zuständige Stelle festgestellt hat sowie
Zeiträume von stationären Krankenhausaufenthalten
abfragen.
Privatärzte, Ärzte im Ausland, Rehabilitationseinrichtungen sowie Physio- und Psychotherapeuten nehmen derzeit nicht am eAU-Verfahren teil.
2. Voraussetzungen für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nur erlaubt, wenn
- der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber beschäftigt ist und
- diesen über die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer informiert hat. Hierzu ist er nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG verpflichtet.
Zuständig ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer zum anzufragenden Zeitpunkt versichert war. Dies gilt auch für die geringfügig entlohnten Beschäftigten (Minijobber).
Grundsätzlich müssen Arbeitgeber keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Zeiten anfragen, in denen der betroffene Arbeitnehmer Kranken-, Verletzten- oder Übergangsgeld von einem Sozialversicherungsträger bezogen hat. Ein solcher Abruf ist aber erlaubt.
TIPP: Um ggf. mehrfache Abrufe von eAUs während eines Entgeltersatzleistungsbezugs zu vermeiden, können Sie das Ende der Entgeltersatzleistung im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund „42“ (Anforderung Ende Entgeltersatzleistung) beim Sozialversicherungsträger anfordern.
3. Zeitpunkt des Abrufs der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits eine Arbeitsunfähigkeit nach § 5 EntFG durch den Arzt feststellen lassen musste und der Arzt diese bereits an die Krankenkasse übermittelt hat.
Dabei können auch eAU-Daten für zurückliegende Zeiträume abgerufen werden. Maximal ist ein Datenabruf ab dem 01.10.2021 möglich.
a. Anforderung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei einer Ersterkrankung
Nach § 5 Abs. 1a EntgFG muss ein Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit feststellen lassen, wenn diese länger als drei Kalendertage andauert. Spätestens am vierten Kalendertag ist dies erfolgt. Die am eAU-Verfahren teilnehmenden Ärzte müssen die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich krankenversicherten Patienten mindestens einmal täglich an die jeweilige Krankenkasse übermitteln. Daher ist in diesem Fall ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst ab dem 5. Kalendertag möglich.
Arbeitgeber können jedoch nach § 5 Abs. 1 Satz 3 EntgFG auch eine frühere Feststellung der Arbeitsunfähigkeit verlangen. Sind die Arbeitnehmer z.B. verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit bereits am ersten Tag feststellen zu lassen, ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem zweiten Kalendertag möglich.
Liegen der Krankenkasse zum Zeitpunkt des Datenabrufs keine Arbeitsunfähigkeitszeiten des betroffenen Arbeitnehmers vor, ist ein erneuter Datenabruf erst nach Ablauf von 14 Kalendertagen möglich. Daher empfiehlt es sich, nicht den frühesten Zeitpunkt für den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu wählen.
Hinweis: Übermitteln der Arzt oder das Krankenhaus während der 14 Kalendertage die Arbeitsunfähigkeitszeiten des Beschäftigten, sendet die Krankenkasse die Daten unaufgefordert dem Arbeitgeber zu.
b. Anforderung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei einer Folgeerkrankung
Nach § 5 Abs. 1a EntgFG sind die Arbeitnehmer verpflichtet, auch eine Folgeerkrankung feststellen zu lassen. Dies erfolgt i.d.R. am letzten Tag der bisher festgestellten Arbeitsunfähigkeit oder am darauf folgenden Werktag. Daher ist ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung frühestens einen Kalendertag nach dem Ende der bisherigen Arbeitsunfähigkeit möglich.
4. Art des Abrufs der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss durch ein nach § 95b SGB IV systemgeprüftes Programm, wie z.B. die Entgeltabrechnungsprogramme der HANSALOG Gruppe, oder eine Ausfüllhilfe erfolgen.
Die Daten sind gesichert und verschlüsselt zu übertragen.
5. Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch die Krankenkasse
Erhalten die Krankenkassen eine Anforderung für eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, prüfen sie zunächst ihre Zuständigkeit. Ist diese gegeben, kontrollieren sie im nächsten Schritt, ob ihnen eine Arbeitsunfähigkeit des betroffenen Arbeitnehmers vorliegt, bei der
- der AU-Beginn beim Arbeitgeber mit dem bei der Krankenkasse übereinstimmt oder
- die Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber maximal fünf Kalendertage vor dem AU-Beginn bei der Krankenkasse liegt.
Bei einem Treffer übermitteln die Krankenkassen eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die u.a. die folgenden Angaben enthält:
- Name des Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Erst- oder Folgeerkrankung
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Grund für die Arbeitsunfähigkeit ein Arbeitsunfall oder sonstiger Unfall oder Folge eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls ist
Liegt den Krankenkassen keine Arbeitsunfähigkeit vor, übermitteln sie eine Meldung „eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ (Meldegrund 4). Erhält die Krankenkasse innerhalb von 14 Kalendertagen nach Versand dieser Zwischennachricht eine entsprechende AU, prüft die Krankenkasse erneut ihre Zuständigkeit und übermittelt anschließend ggf. die erhaltenen eAU-Daten in einem neuen Datensatz an den Arbeitgeber.
Erhalten die Krankenkassen innerhalb von 14 Kalendertagen keine Meldungen über eine Arbeitsunfähigkeit oder einen stationären Krankenhausaufenthalt, wird kein weiterer Datensatz an den Arbeitgeber übermittelt. Bei Bedarf kann der Arbeitgeber nun die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erneut anfragen.
Hinweis: Die Krankenkassen haben die Daten nach ihrer Anforderung unverzüglich, spätestens jedoch einen Werktag (Mo – Fr) nach Eingang der Anfrage zu übermitteln.
6. Stornoverfahren
Meldungen im eAU-Verfahren sind unverzüglich zu stornieren, wenn sie nicht abzugeben waren oder falsche Angaben enthielten und ggf. neu zu übermitteln. Dies gilt sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Ärzte und Krankenkassen.
Sobald eine abschließende Rückmeldung der Krankenkasse vorliegt, ist jedoch keine Stornierung der Anfrage einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr erlaubt.
7. Fazit
Viele Arbeitgeber berichten nach wie vor von einem erheblichen Mehraufwand durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Gleiches gilt für die Ärzte. Es bleibt abzuwarten, wie sich dies in Zukunft entwickeln wird.
Ab dem 01.01.2025 wird das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erweitert. Dann kann auch die Bundesagentur für Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen Daten im eAU-Verfahren abrufen.
