Mehrwertsteuersenkung durch Corona
ist auch ein Software-Thema

Dieser Beitrag untersucht, wie die temporäre Senkung der Mehrwertsteuer abläuft, welche Konsequenzen sie für Software-Nutzer hat und wie Sie den administrativen Aufwand minimieren können.

Corona-Steuerhilfegesetz und Konjunkturpaket: Folgen für die Mehrwertsteuer

Hotellerie und Gastronomie sind durch die Corona-Krise besonders gebeutelt. Die Betriebe wurden für zwei Monate geschlossen und laufen erst langsam wieder an. Der verlorengegangene Umsatz ist nicht aufzuholen; Ausgehen lässt sich nicht verschieben wie die Anschaffung eines Neuwagens.

Doch nicht nur die Gastronomie leidet unter der Krise. Auch die deutsche Exportindustrie ist um ein Drittel eingebrochen, hauptsächlich durch die Situation in China, den USA und Südeuropa.

Die temporäre Mehrwertsteuersenkung gehört zu einem ganzen Bündel von Maßnahmen, um Konsum und Investitionen anzukurbeln und die Wirtschaft möglichst gesund durch die Krise zu bringen.

Erste Mehrwertsteuersenkung für die Gastronomie

Bereits am 23. April 2020, mitten in der Corona-Krise, beschloss der Koalitionsausschuss daher eine Senkung der Mehrwertsteuer für die Gastronomie, das so genannte Corona-Steuerhilfegesetz. Die Mehrwertsteuer auf Speisen sollte ab 1. Juli 2020 auf den ermäßigten Satz von 7 Prozent gesenkt werden. Getränke, sowohl alkoholische wie nichtalkoholische, sollten weiterhin dem vollen Satz von 19 Prozent unterliegen. Die Maßnahme wurde auf ein Jahr befristet, also bis zum 30. Juni 2021.

Zweite Mehrwertsteuersenkung für alle Branchen

In der Nacht vom 3. Juni 2020 verabschiedete die Koalition ein 130 Milliarden Euro schweres Konjunktur- und Krisenbewältigungspaket. Eine Kernmaßnahme darin ist die Senkung der Mehrwertsteuersätze. Ab 1. Juli 2020 sinkt der volle Satz der Mehrwertsteuer von 19 auf 16 Prozent und der ermäßigte Satz von 7 auf 5 Prozent. Diese Maßnahme ist befristet auf ein halbes Jahr, das heißt bis zum 31. Dezember 2020.

Entscheidend ist in jedem Fall der Leistungszeitpunkt. Es gilt der Mehrwertsteuersatz, der für den Zeitpunkt der Leistung anwendbar ist.

Beispiel: Mehrwertsteuer-Chaos am Tresen

Angenommen, Sie genießen in einem Restaurant ein Schnitzel mit Pommes und ein Bier. Das Essen kostet netto 15 Euro, das Getränk 3 Euro.

Folgende Berechnungen gelten:

Diese Berechnungen zeigen, dass Ihr Reisekostensystem und Ihre Finanzbuchhaltung gleich mehrere Umstellungen vollziehen müssen. Gut haben es die Anwender, deren Software-Lieferanten Anpassungen schnell umsetzen und die Kunden beim Aktualisieren der Steuersätze unterstützen.

Wie gesagt, die Reduktion der Mehrwertsteuersätze von 19 auf 16 und von 7 auf 5 Prozent gilt für alle Branchen, nicht nur für die Gastronomie. Sie ist also ein durchgängiges Fibu-Thema.

Rechnungen genau prüfen

Bei Reisekostenabrechnungen sollten Sie als Erstes darauf achten, dass die Rechnungen richtig ausgestellt sind. Schauen Sie auf das Datum. Hat ein Mitarbeiter über die Umstellung hinweg eine Dienstreise unternommen und beispielsweise vom 29. Juni bis zum 1. Juli 2020 in einem Hotel logiert und gegessen?

Dann unterliegen jeweils gleiche Leistungen verschiedenen Mehrwertsteuersätzen. Wenn die Rechnung des Hotels in dieser Hinsicht Fehler aufweist, verlangen Sie eine korrigierte Rechnung. Möglicherweise sollte der auf den Juni und der auf den Juli entfallende Anteil separat fakturiert werden.

Was bedeutet das für Ihre Software-Systeme?

Wir stellen in diesem Beitrag Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen in den Mittelpunkt, weil diese am stärksten betroffen sind (siehe oben).

Dienstleistungen der Gastronomie werden von Ihrem Reisekostensystem und später von der Finanzbuchhaltung verarbeitet.

Umstellungen im Reisekostensystem

Für Restaurant- und Versorgungsdienstleistungen sollten Sie neue Kostenarten anlegen. Wenn Ihr Reisekostensystem es erlaubt, können Sie diese mit einem Ablaufdatum versehen und nur für den Geltungszeitraum aktivieren. Manche Software-Lösungen bieten eine Einstellung wie „Gültig-ab“ und „Gültig-bis“. Hier können Sie Start- und Ablaufdatum für geänderte Steuersätze hinterlegen.

Die Alternative ist, Ihre vorhandenen Kostenarten zu ändern und nach Ablauf der befristeten Steuersenkung wieder zurückzuändern.

Diese Umstellungen betreffen Bewirtungen, Hotelleistungen, Frühstücke, Pauschalen und dergleichen.

Dann müssen Sie nur noch darauf achten, das richtige Belegdatum zu erfassen, damit der temporär gültige, geänderte Mehrwertsteuersatz greift.

Umstellungen in der Finanzbuchhaltung

Auch in Ihrem Buchhaltungssystem müssen neue Steuerschlüssel für die ermäßigen Vorsteuersätze von 16 und 5 Prozent hinterlegt werden. Im Idealfall tut das Ihr Software-Anbieter im Laufe der nächsten Wochen für Sie. Ihre Buchhaltungssoftware müsste Ihnen jedoch ermöglichen, auch selbst neue Steuerschlüssel zu definieren.

In jedem Fall sollte gewährleistet sein, dass aufgrund des Belegdatums der gültige Vorsteuersatz bzw. Mehrwertsteuersatz angewendet wird.

An der eigentlichen Kontierung, das heißt Ihren Buchungssätzen, ändert sich fast nichts. Wichtig ist allerdings, dass Sie genau auf den Lieferungs- und Leistungszeitpunkt achten, denn dieser ist entscheidend für den Steuersatz.

Umstellung von Schnittstellen

Die Möglichkeit besteht, dass auch Schnittstellen zwischen Ihren Systemen, namentlich Reisekosten und Finanzbuchhaltung, an die neue steuerliche Situation angepasst werden müssen. Hier sind Nutzer von integrierten Software-Lösungen, die beides miteinander verbinden, besser dran. Ob und welcher Handlungsbedarf besteht, sollten Sie mit Ihrem Software-Anbieter klären.

Fazit: Mehrwertsteuersenkungen bedeuten administrativen Aufwand

Die Corona-Krise dämpft die Konjunktur. Um nicht in eine Rezession zu stolpern, steuert die Bundesregierung gegen. Schon im April 2020 erließ sie das Corona-Steuerhilfegesetz. Eine Mehrwertsteuersenkung für Restaurant-Essen soll ab Juli die von Corona besonders betroffene Gastronomie unterstützen. Anfang Juni 2020 legte die Koalition ein dickes Konjunkturpaket nach. Wieder steht eine Mehrwertsteuersenkung im Zentrum, diesmal für alle Branchen.

Binnen Jahresfrist ändert sich die Mehrwertsteuer auf Restaurantleistungen viermal: Am 1. Juli 2020 von 19 auf 5 Prozent, am 1. Januar 2021 von 5 auf 7 Prozent und am 1. Juli 2021 wieder von 7 auf 19 Prozent. Es sei denn, die Bundesregierung schreibt die geringeren Steuersätze permanent fest.

Diese Maßnahmen sind zur Stärkung der Konjunktur sicherlich nötig. Für Unternehmen und Software-Hersteller bedeuten sie allerdings einen erheblichen administrativen Aufwand.

Reisekostensysteme müssen mit neuen Kostenarten und Steuersätzen aktualisiert und Finanzbuchhaltungs-Anwendungen mit neuen Vorsteuersätzen erweitert werden.

Wegen der Befristung der Mehrwertsteuersenkungen sollten die Anpassungen jeweils ein Gültig-ab-Datum mitgegeben bekommen. Sofern Ihre Software das leistet.