HUMAN RESOURCES
FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN
- Mitarbeitende738
- Studierende~ 8.000 p. a.
Eine starke Idee braucht starke Softwarelösungen und verlässliche Partner
Interview mit
ANDREAS SEVERIN
Dezernent für Personalangelegenheiten bei der Hochschule Anhalt
Hochschule Anhalt setzt bei Reisekostenabrechnungen auf HANSALOG
STUDIEREN, FORSCHEN und LEBEN – seit 1991 begeistert die Hochschule Anhalt an drei Standorten Jahr für Jahr bis zu 8.000 Studierende als Wissensschmiede mit starkem Praxisbezug. Mit mehr als 80 Studiengängen in 7 Fachbereichen werden innovative Forschung und Lehre auf internationalem Niveau in Kombination mit einer hohen Studien- und Lebensqualität in Sachsen-Anhalt angeboten.
Dabei setzt die Hochschule Anhalt mit ihren 738 Mitarbeitenden nicht nur bei dem Studienangebot auf Innovationen und neue Ansätze, sondern geht auch bei der Abrechnung der eigenen Dienstreisen seit einem Jahr mit der HANSALOG Gruppe neue Wege.
Hoher administrativer Aufwand
bei der Bearbeitung von Reisekosten
Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht eine Professorin oder ein Professor sowie die Mitarbeitenden der Hochschule Anhalt unterwegs sind. Bei Reisen zu Forschungsprojekten auf der ganzen Welt, zu internationalen Vorträgen, zu Konferenzen oder zu Partneruniversitäten kommen pro Jahr im Schnitt über 2.000 Dienstreisen im In- und Ausland zusammen, die korrekt bearbeitet und abgerechnet werden müssen. Tendenz steigend.
„Bedingt durch personelle Engpässe und einem steigenden Reisevolumen sind wir bei der Administration und Bearbeitung von Reisekosten irgendwann an unsere Grenzen gekommen. Dies erforderte ein Umdenken, um den Kolleg:innen weiterhin einen guten und schnellen Service zu bieten“, resümiert Andreas Severin, Dezernent für Personalangelegenheiten bei der Hochschule Anhalt.
Schließlich entschied sich die Hochschule Anhalt, die Reisekostenabrechnung komplett an einen externen Dienstleister auszulagern, der auch in der Lage ist, beispielsweise nach dem Bundesreisekostengesetz, abzurechnen.
Nach einem Ausschreibungsverfahren hat man sich schnell für die langjährige Expertise der HR-Software- und Outsourcing-Spezialisten der HANSALOG Gruppe in Ankum entschieden.
Bedingt durch personelle Engpässe und einem steigenden Reisevolumen sind wir bei der Administration und Bearbeitung von Reisekosten irgendwann an unsere Grenzen gekommen. Dies erforderte ein Umdenken, um den Kolleg:innen weiterhin einen guten und schnellen Service zu bieten.
Viele hochschulspezifische Anforderungen erfordern Spezialwissen
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegt die Hochschule Anhalt bei der gesetzeskonformen Abrechnung von Reisekosten nicht nur dem Bundesreisekostengesetz und der Auslandsreisekostenverordnung sondern auch den zusätzlichen Regularien des Landes Sachsen-Anhalt. Dabei muss die Hochschule Anhalt auch eigene Verwaltungsvorschriften und Hochschulbestimmungen beachten, welche ebenfalls im Rahmen einer internen Reisekostenrichtlinie Anwendung finden. Diese wurde in Zusammenarbeit mit den Spezialisten der HANSALOG Gruppe zu Beginn ausgearbeitet, um fehlerhafte Abrechnungen zu vermeiden und den Administrationsaufwand zu verringern. Steht eine Dienstreise an, wird diese von dem Reisenden im hochschuleigenen ERP-Informationssystem der HIS eG angelegt und zur internen Vorprüfung weitergegeben. Nach Genehmigung, erfolgter Reise und internen Vorprüfung der Abrechnungsdaten übernimmt HANSALOG anschließend direkt im HISRKA (Abrechnungssystem für Reisekosten der HIS eG), mithilfe eines eigenen gesicherten Zugangs, die Prüfung und Abrechnung der Reisekosten.
Service von A bis Z
bei der Reise-
kostenabrechnung
Sobald die Reiseunterlagen inkl. Genehmigung und zugehöriger Reisebelege im HANSALOG Rechenzentrum für Reisekosten am Standort München vorliegen, werden diese auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft und die Abrechnung bearbeitet.
Dabei werden Unstimmigkeiten direkt mit dem Reisenden, wie z. B. fehlende Belege oder Begründungen, überschrittene Limits etc., geklärt und bei Bedarf eigenständig im HISRKA korrigiert. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Reisende über die Abrechnung informiert und alle Daten zur Auszahlung zur Verfügung gestellt. Auch die buchhalterische Arbeit der Reisekosten übernehmen die Mitarbeitenden von HANSALOG im HISRKA und verbuchen den Vorgang auf den relevanten Konten. Dies erspart der Hochschule Anhalt einen enormen Arbeitsaufwand.
Personaldezernent Andreas Severin lobt die Zusammenarbeit mit HANSALOG und ist gleichzeitig erleichtert, einen zuverlässigen und kompetenten Partner gefunden zu haben:
Die Arbeit mit HANSALOG gefällt uns sehr gut. Bei der Abrechnung von Reisekosten läuft alles reibungslos, pünktlich und fehlerfrei. Bisher gibt es nur positive Rückmeldungen.
Studieren, Forschen und Leben
Über die
Hochschule Anhalt
Die Hochschule Anhalt wurde 1991 gegründet und bietet an den Standorten Bernburg (Saale), Dessau-Roßlau und Köthen (Anhalt) etwa 8.000 nationalen und internationalen Studierenden mehr als 80 Studiengänge in 7 Fachbereichen. Das klare Konzept der Hochschule Anhalt führt Wissenschaft und Innovation konsequent zusammen. Neben der Ausbildung von Studierenden liegt der Fokus auf anwendungsorientierter Forschung und Entwicklung.
Sie leistet mit ihrem Technologietransfer einen nennenswerten Beitrag zur wissenschaftlich-technischen und wirtschaftlichen Entwicklung der Region.
Darum vertrauen uns
über 2.000 Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.
»HANSALOG war einer der wenigen Personalsoftwareanbieter, der all unsere exotischen Konstellationen und Besonderheiten abbilden konnte.«
Manuel Gläß
Personalleiter, Baugenossenschaft GEWOBA NORD
»HANSALOG ist ein zuverlässiger und innovativer Partner der ITT Cannon GmbH. Die stets freundlichen und kompetenten Mitarbeiter setzen die zum Teil schwierigsten Kundenwünsche um.«
Klaus Mueller
Human Resources, ITT Interconnect Solutions, Cannon, VEAM, BIW Connector Systems, ITT Cannon GmbH
»Die Arbeit mit HANSALOG gefällt uns sehr gut. Bei der Abrechnung von Reisekosten läuft alles reibungslos, pünktlich und fehlerfrei. Bisher gibt es nur positive Rückmeldungen.«
Andreas Severin
Dezernent für Personalangelegenheiten, Hochschule Anhalt
»Wir stehen schon seit über 15 Jahren mit HANSALOG in einer sehr engen und vertrauensvollen Beziehung. Wir haben uns damals bewusst für einen mittelständischen Partner entschieden, der uns auf partnerschaftlicher Basis einen individuellen Lösungsansatz für unsere teils individuellen Anforderungen bieten kann.«
Kai Fischbach
Head of Human Resources , CPM Germany GmbH
Die Ostdeutsche Eisenbahn GmbH arbeitet seit vielen Jahren zuverlässig mit den Software-Lösungen von HANSALOG. Payroll, Personalmanagement und das Mitarbeiterportal kommen hier Tag für Tag zum Einsatz.
Ostdeutsche Eisenbahn GmbH
»Schon seit vielen Jahren arbeiten wir mit der HANSALOG Software und haben den Umfang der Module stets erweitert. Wir sind sehr zufrieden mit der Anwendung und dem Service von HANSALOG. Außerdem kommen wir sehr gerne zu den Jahreswechselseminaren von HANSALOG, denn diese sind topaktuell, informativ und zudem auch unterhaltsam. Der Austausch mit den anderen Anwendern macht einfach Spaß.«
Britta Neumann
Personalabteilung, CARL FUHR GmbH & Co. KG
»Die Agilität von HANSALOG ist toll! Durch den intensiven Austausch mit unserem Berater bei HANSALOG haben wir die Möglichkeit, die Softwarelösung weiter an unsere Bedürfnisse anpassen zu können. Unsere Anregungen und Wünsche werden immer aufgegriffen und lösungsorientiert umgesetzt.«
Ina Schlünder
Senior Manager Payroll & Travel Expenses Accounting Services und HR Taxes, WTS Steuerberatungsgesellschaft
"Wir sind 1999 zu HANSALOG gekommen – somit arbeite ich bereits gut 25 Jahre mit dem System und hatte zu vielen Ihrer sehr netten und kompetenten Kollegen viele telefonische Kontakte oder wir haben uns auf den großartigen Seminaren gesehen. Es war eine tolle Zeit und HANSALOG ist in meinen Augen das beste System, welches ich in meiner beruflichen Laufbahn kennengelernt habe."
Sabine Lange
Human Resource, Nederman Filtration GmbH
Wir würden die MegaPlus®/ECM sofort weiterempfehlen. Durch die GoBD-konforme Archivierung unserer E-Mails müssen wir uns um nichts mehr kümmern. Individuell angepasste Archivierungsprozesse sorgen für eine vollautomatische Archivierung unserer Mails und entlasten unsere E-Mail-Server. Wird einmal kurzfristig eine ältere E-Mail benötigt, können wir diese mit nur einem Mausklick aus dem Archiv aufrufen.
Birgit Landfester
Gülde Kaltwalzwerk, Gülde Kaltwalzwerk
Seitdem wir unseren Rechnungseingang mit MegaPlus® organisieren, sparen wir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld. Durch den fest definierten Workflow - von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung den die zentral erfassten Rechnungen durchlaufen - behalten wir zu jeder Zeit die Übersicht über den Status unserer Eingangsrechnungen. Die Prüfungs- und Freigabeprozesse sind stets transparent, wodurch wir uns maximale Skontoerträge sichern können. Darüber hinaus entlastet uns die automatische und revisionssichere Archivierung von lästigen Routineaufgaben.
Caroline Geisler
Geibel & Hotz Schleiftechnik
