Mahlzeitengestellung 2019 - was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

"Muss ich jetzt in allen zweihundert Lohnkonten den Großbuchstaben M eintragen, weil unsere Mitarbeiter Essenschecks bekommen?" fragt die Auszubildende und zieht die Nase kraus.

"Keine Sorge," lacht die Personalsachbearbeiterin, "den Buchstaben M erhalten nur die mit Auswärtstätigkeit. Und das Beste ist, dass unsere Entgeltabrechnungssoftware all die verschiedenen Fälle von selbst verarbeiten kann." Die Sache ist nämlich so:

Sachbezugswerte 2019

Beim Lohnsteuerabzug werden Mahlzeitengestellungen versteuert. Sie werden dazu mit sogenannten Sachbezugswerten angesetzt. Diese betragen 2019 für ein Frühstück 1,77 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 3,30 Euro.

Bei einer Auswärtstätigkeit kann der Sachbezugswert pro Mahlzeit bis zu 60 Euro betragen. Das ist nach amtlicher Auffassung der Grenzwert für eine "übliche Mahlzeit".

Wie gesagt: Der Sachbezugswert ist zu besteuern. Steuerfrei ist dagegen die Verpflegungspauschale für Auswärtstätigkeiten. Diese kann der Arbeitnehmer geltend machen, wenn er mehr als acht Stunden auf Dienstreise ist.

Daraus folgt: Ein Sachbezugswertansatz kommt nur bei Auswärtstätigkeiten von weniger als acht Stunden in Frage. Zum Beispiel bei einem Kundenbesuch, Service- oder Handwerker-Einsatz in der näheren Umgebung.

Mahlzeitengestellung am Arbeitsort

Optimal ist, wenn Sie Ihren wertvollen Mitarbeitern am Arbeitsplatz ein gesundes Essen anbieten können. Vitamine erhalten bekanntlich die Arbeitskraft. Für den arbeitstäglichen Essenszuschuss gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Kantine oder Barzuschuss

Ihr Unternehmen betreibt eine Kantine. Oder Sie bewirken durch Barzuschüsse oder einen entsprechenden Vertrag, dass Ihre Mitarbeiter in einer Gaststätte oder ähnlichen Einrichtung verbilligt essen können.

Essensgutscheine

Sie können statt eines Barzuschusses auch Essensmarken, Restaurantschecks oder eine Karte an Ihre Arbeitnehmer ausgeben. Wenn Sie Ihre Zuschüsse auf diese Weise gewähren, wird die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert bewertet, sofern

  • pro Tag nicht mehr als eine Essensmarke verwendet wird,
  • tatsächlich ein Essen konsumiert wird,
  • der Verrechnungswert den Sachbezugswert von 3,30 Euro um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt.

Das bedeutet, dass eine Essensmarke höchstens 6,40 Euro wert sein darf.

Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeit

Wie am Anfang bereits erwähnt: Der Großbuchstabe M im Lohnkonto ist nur bei einem Auswärtseinsatz von Arbeitnehmern verpflichtend. Im Detail sind die Regelungen so: 

Buchstabe M im Lohnkonto

Wenn der Arbeitgeber einem Mitarbeiter für eine Auswärtstätigkeit Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die als Sachbezug zu bewerten sind, muss das im Lohnkonto mit einem großen "M" dokumentiert und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung angegeben werden.

Auswärtstätigkeit bedeutet, dass der Mitarbeiter außerhalb der Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstelle arbeitet. Das umfasst auch eine eventuelle doppelte Haushaltsführung.

Gewährt der Arbeitgeber Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen oder mehr als 60 Euro kosten, sind diese nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. In dem Fall besteht keine Verpflichtung, den Großbuchstaben M im Lohnkonto einzutragen und zu bescheinigen.

Übergangsregelung 2019 ausgelaufen

Von 2014 bis Ende 2018 war das große "M" noch nicht zwingend vorgeschrieben, wenn das Betriebsstättenfinanzamt für die steuerfreien Verpflegungsspesen bei Auswärtstätigkeit eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat. Das kam vor allem bei getrennter Lohn- und Reisekostenabrechnung vor.

Seit 2019 ist diese Übergangsregelung endgültig außer Kraft und der Großbuchstabe "M" verpflichtend (Schreiben des Bundesfinanzministeriums - BMF - vom 27. September 2017, IV C 5 - S 2378/17/10001).

Verpflegungspauschbetrag und Essenszuschuss

Viele bringen diese beiden Dinge durcheinander, aber steuerlich sind sie streng zu trennen:

Den Verpflegungspauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen kann Ihr Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen. Die Folge: Essenszuschüsse, die den Pauschbetrag nicht übersteigen, sind kein geldwerter Vorteil, werden nicht als Arbeitslohn angesetzt und sind deshalb auch nicht zu versteuern.

Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Mahlzeitengestellung ist dagegen als zusätzlicher Arbeitslohn zu betrachten und damit steuerpflichtig.

Pauschbetrag wird gekürzt

Da Unternehmen ihren Mitarbeitern auf Dienstreisen im Regelfall die Mahlzeiten bezahlen oder bezuschussen, wird die Verpflegungspauschale in solchen Fällen fast immer gekürzt.

Die Kürzung tritt übrigens auch ein, wenn der Mitarbeiter die Mahlzeit verpasst. Sein Verpflegungspauschbetrag wird trotzdem gekürzt.

Geldwerter Vorteil

Übersteigt die Erstattung den Pauschbetrag, muss der übersteigende Anteil als geldwerter Vorteil wie ein zusätzlicher Arbeitslohn versteuert werden.

Die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand betragen 2019 bei Dienstreisen im Inland:

  • Große Pauschale für volle Abwesenheitstage: 24 Euro
  • Kleine Pauschale für An- und Abreisetage oder für Reisen von 8 bis 24 Stunden Dauer: 12 Euro
  • Übernachtungspauschale: 20 Euro

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten auf Auslandsdienstreisen hat das BMF für 2019 in diesem amtlichen Schreiben neu festgelegt.

Beispiel aus der Praxis

Stefanie Schumacher wird von ihrer Firma zu einem eintägigen Seminar geschickt. Sie ist deshalb zehn Stunden abwesend. Für das Mittagessen wurde ihr ein Zuschuss von zehn Euro gezahlt. Als Verpflegungsmehraufwand steht ihr die kleine Pauschale in Höhe von 12 Euro zu.

Der Essenszuschuss wird ihr als "steuerfrei gezahlte Vergütung für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten" bescheinigt. Die Differenz zur kleinen Pauschale, zwei Euro, kann Frau Schumacher als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann auch der Schalter „Verpflegung nach Beleg“ gesetzt werden, wenn Ihre Reisekosten- oder Personalverwaltungssoftware das hergibt.

Solche und auch andere kompliziertere Tatbestände kann eine Personalsoftware mühelos abbilden, vorausgesetzt, sie kann auch Reisekosten abrechnen.

Kritik von Seiten der Wirtschaft

Mit der Bescheinigung des "M" auf der Lohnsteuerbescheinigung soll also letztlich verhindert werden, dass dem Mitarbeiter bei seiner Einkommensteuerveranlagung die ungekürzte Verpflegungspauschale als Werbungskosten anerkannt wird.

Durch die Bescheinigung des Großbuchstabens "M" erkennt das Wohnsitzfinanzamt allerdings nicht, ob im jeweiligen konkreten Fall tatsächlich eine kürzungsrelevante Mahlzeit gewährt worden ist. Aus diesem Grund und wegen des hohen Aufwands ist die neue Praxis bei Wirtschaftsverbänden in die Kritik geraten.

Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht

Der Arbeitgeber muss die Mahlzeitengestellung immer aufzeichnen und bescheinigen. Dabei spielt die Zahl der Mahlzeiten im Kalenderjahr keine Rolle. Ebenso wenig kommt es darauf an, ob die Mahlzeit pauschal oder individuell besteuert wird oder ob eine Besteuerung ausgeschlossen ist (Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014, Rz. 90 ff., BStBl 2014 I Seite 1412).

Zum Glück für alle HR-Mitarbeiter ist eine fortgeschrittene Personalverwaltungssoftware in der Lage, die entsprechenden Aufzeichnungen und Bescheinigungen zu erstellen.

Fazit

Mahlzeitengestellung ist für Unternehmen, die keine entsprechende HR-Software verwenden, eine äußerst komplizierte Angelegenheit. Das tägliche Brot, so der Arbeitgeber es bezuschusst, ist mit dem Sachbezugswert zu versteuern. Essenszuschüsse für Dienstreisen werden von der Verpflegungspauschale abgezogen. Man spricht dann von einer Abrechnung über Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Hier werden die erhaltenen Mahlzeiten mit einem prozentualen Wert (Frühstück 20% und Mittag- bzw. Abendessen 40%) für eine Mahlzeit gekürzt; außerdem ist dann der Großbuchstabe M im Lohnkonto aufzuzeichnen und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu vermerken.

Die Sätze, das Reisekostenrecht und die Sonderregelungen ändern sich permanent. Zum Glück existieren Entgelt- und Reisekostenabrechnungsprogramme, die Ihre HR-Abteilung bei solchen Arbeiten unterstützen. Diese Softwarelösungen werden auch laufend an die geänderten amtlichen Regelsätze und Bestimmungen angepasst.