Reisekostenabrechnung - was gehört alles dazu?

 „Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was verzählen; …“[1] und vor allem kann er dann etwas abrechnen. Kann er? Oder muss er? Und was kann überhaupt abgerechnet werden?

Der folgende Artikel soll Ihnen einen ersten Überblick über Dienstreisen und die Möglichkeiten der Abrechnung in der Privatwirtschaft geben.

Allgemeines

Gibt es ein Reisekostengesetz?

Ja, tatsächlich. Sogar mehr als eins.
Es gibt das Bundesreisekostengesetz und entsprechende Landesreisekostengesetze. Diese regeln aber nur die Reisekostenvergütung von Beamten, Richtern, Soldaten und Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.

Für die Privatwirtschaft gibt es kein Reisekostengesetz in dem Sinne und Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht verpflichtet Reisekosten abzurechnen.

Was ist denn dann die Grundlage für Unternehmen, um Ihren Angestellten Auslagen, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Fahrt entstehen, zu ersetzen?

Ganz einfach:
Der § 3 Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes (EStG) sagt aus, dass die Erstattung von Reisekosten steuerfrei ist, solange sie die abziehbaren Werbungskosten des § 9 EStG nicht übersteigen. Und weil die Gesetze recht einfach gehalten sind, existieren Verordnungen wie Lohnsteuerrichtlinien und BMF-Schreiben (BMF = Bundesministerium der Finanzen), die erläutern, wie die o.g. Gesetze im Detail angewendet werden sollen und ab hier wird es dann etwas unübersichtlicher.

Was kann denn jetzt steuerfrei erstattet werden?

Fahrtkosten, also zum Beispiel die Kosten für Flug- oder Bahntickets, aber auch Kosten die bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs entstehen.

Übernachtungskosten, wie zum Beispiel die Kosten für das Hotel am Tätigkeitsort.

Verpflegungsmehraufwendungen, die gezahlt werden, weil die Verpflegung auf Reisen für Mitarbeiter teurer ist, als wenn sie sich Daheim verpflegen würden. Hier gibt es Pauschalen die steuerfrei gewährt werden können.

Sonstige Reisekosten werden in entsprechenden Lohnsteuerrichtlinien erläutert und als Reisenebenkosten bezeichnet. So sind Parkbelege oder eine Reisegepäckversicherung Reisekosten, ein neuer Koffer für eine Dienstreise oder die Mini-Bar im Hotel eben nicht.

Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, so hat er zwei Möglichkeiten.

• Der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs sind anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann aufgrund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen.
• Einfacher und auch üblich ist es die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz von 30 Cent je Kilometer zu vergüten (gem. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG -> § 5 Abs. 2 BRKG).

Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind explizit ausgeschlossen und gehören nicht zu den Reisekosten. Dies gilt auch für Fahrten von der Wohnung zu einem bestimmten Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen (vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand im Sinne des EStG vor.

Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 € steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge werden vom BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem BRKG bekannt gemacht. Die aktuellen Sätze finden Sie hier.

Bei Flugreisen gilt ein Staat zum Zeitpunkt der Landung als erreicht und bestimmt den Ort. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt und für Flüge über 24 Stunden ist Österreich als Ort festgelegt.

Für nicht gelistete Staaten ist Luxemburg als Ort festgelegt.

Bei Übernachtung in einem Fahrzeug (Kraftfahrer) ist die Pauschale unzulässig.

Verpflegungsmehraufwendungen

Arbeitgeber können beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung nach den Pausch-beträgen des § 9 Abs. 4a EStG steuerfrei vergüten.

• 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,
• jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
• 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Soweit für denselben Kalendertag Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit anzuerkennen sind, ist jeweils nur der höchste Pauschbetrag anzusetzen.

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der höchsten Auslandstagegelder nach dem BRKG bekannt gemacht werden.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Übersee‑ und Außengebiete eines Staates ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In‑ und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird. Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten:

• Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
• Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Der Pauschbetrag richtet sich nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.

Die steuerfreie Vergütung der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.

Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen:

• für Frühstück um 20 Prozent,
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent,

der maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.

 Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck;
• Telekommunikationund Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
• Straßen‑ und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
• Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
• Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können.

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B.:

• Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, private Telefongespräche mit Ausnahme der o.g. Gespräche, Massagen, Minibar oder Pay-TV,
• Ordnungs‑, Verwarnungs‑ und Bußgelder, die auf einer Auswärtstätigkeit verhängt werden,
• Verlust von Geld oder Schmuck,
• Anschaffungskosten für Bekleidung, Koffer oder andere Reiseausrüstungsgegenstände, weil sie nur mittelbar mit einer Auswärtstätigkeit zusammenhängen,
• Essengutscheine, z. B. in Form von Raststätten‑ oder Autohof-Wertbons.

Suchen Sie nach einer digitalen Lösung für die korrekte Abrechnung von Reisekosten in Ihrem Unternehmen? Die in HANSALOG VISION integrierte Reisekostenabrechnung von Personalwolke unterstützt Sie von der Planung über die Erfassung bis zur Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland.







[1] Matthias Claudius Gedichte: Urians Reise um die Welt