Reisekostenabrechnung | e-Rechnung
e-Rechnung - Was nun?
Die e-Rechnung kommt. Ab 01.01.2025 ist die Empfangsbereitschaft Pflicht. Das steht fest. Aber was bedeutet das jetzt für die Abrechnung von Reisekosten? Der folgende Artikel zeichnet ein mögliches Szenario und denkbare Folgen ab.
Grundlagen zur e-Rechnung (Formate, Ausnahmen) finden sich überall im Internet oder hier bei uns. Nur fehlt noch die Vorstellung, was konkret jetzt bei der Abrechnung von Reisekosten auf uns zukommen könnte.
Was kann also passieren?
Ein Reisender bekommt eventuell nicht nur einen Papierbeleg und/oder eine Rechnung per E-Mail mit einem einfachen PDF-Anhang, sondern hat zusätzlich ein PDF-Anhang mit einem eingebetteten XML (ZUGFeRD) oder eben eine reine XML-Datei (XRechnung) als Anhang, die er einreichen möchte.
Folglich kann es jetzt schwieriger werden, die eingereichten Belege zu prüfen oder eventuell auch alle Belege zu einer Reise durch denselben Prozess zu navigieren.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Dieter Dirkow fährt mit der Bahn auf eine mehrtägige Dienstreise. Während der Reise nutzt er zum und vom Bahnhof ein Taxi und am Ende der Reise zahlt er sein Hotel. Wieder im Büro, möchte er nun seine Reisekostenabrechnung machen und hat a) zwei Taxibelege in Papier, b) seine Rechnung für das Bahnticket als PDF-Anhang in einer E-Mail und c) seine Hotelrechnung als PDF mit eingebettetem XML in einer weiteren E-Mail.
Alle Belege sind nach den bestehenden Kriterien zu prüfen und weiter zu verarbeiten. Es hat sich nichts an den einschlägigen Paragrafen des HGB, der AO, dem UStG oder den GoBD geändert.
Was sind die Herausforderungen?
Durch ein zusätzliches Format können bestehende Abläufe zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung, Prüfung und Verbuchung der Kosten vor neue Herausforderungen gestellt werden. Im obigen Beispiel sind die Papierbelege für die Taxifahrten, die E-Mail der Deutschen Bahn mit dem PDF-Anhang und die E-Mail des Hotels mit der ZUGFeRD-Rechnung die Originale, die zu prüfen und aufzubewahren sind.
Für die Fälle der Papierrechnung und des einfachen PDF-Anhangs haben Sie eine Lösung. Entweder werden die Papierrechnungen digitalisiert und mit den PDF-Anhängen in ein elektronisches Abrechnungssystem hochgeladen oder die PDF-Anhänge werden ausgedruckt und mit den Papierrechnungen zur Prüfung in der zuständigen Stelle vorgelegt. Folglich können Sie:
- Für den Fall, dass Sie eine e-Rechnung im ZUGFeRD-Format bekommen (lesbares PDF mit eingebettetem XML), Ihre bestehende Lösung aller Voraussicht nach einfach weiterverwenden.
- Für den Fall eines reinen XML-Anhangs (XRechnung) prüfen, ob es reicht, dass Sie Ihren Abrechnungsprozess um einen entsprechenden Viewer erweitern, damit Sie das maschinenlesbare Format für sich visualisieren und prüfbar machen.
Wie wahrscheinlich ist das o.g. Beispiel?
Recht einfach – Wir halten das o.g. Szenario für zweifelhaft. Zum einen gibt es aufgrund der Ausnahmen zur e-Rechnung (Rechnungen > 250 €, Fahrtausweise) schon eine geringere Wahr- scheinlichkeit, eine e-Rechnung für Belege zu bekommen, die auf einer Dienstreise anfallen. Zum anderen gibt es keine Hinweise darauf, dass für Dienstreisen relevante Anbieter (Bahn, Flug, Hotel) Reisenden e-Rechnungen ausstellen werden, weil e-Rechnungen für B2B-Geschäfte vorgesehen sind. D.h. wenn Sie e-Rechnungen dieser Anbieter empfangen (aus Rahmenverträgen, Kosten- übernahmen, o.ä.), wird der Adressat die Buchhaltung sein und nicht der Reisende.
