HUMAN RESOURCES
- ca. 1000Mitarbeitende
- Branche: Personal-
dienstleister
Der Gesamthafenbetrieb im Lande Bremen (GHBG) optimiert HR- und Finanzprozesse mit einer integrierten Softwarelösung
Die Gesamthafenbetrieb im Lande Bremen GmbH (GHBG) ist eine traditionsreiche Institution der bremischen Hafenwirtschaft, die seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle in der Organisation und Versorgung der Hafeneinzelbetriebe spielt.
Mit 940 gewerblichen und 44 kaufmännischen Mitarbeitenden ist die GHBG eine bedeutende Personalführungsgesellschaft, die die Arbeitskräfte für die Hafeneinzelbetriebe in Bremen und Bremerhaven bereitstellt.
Die Organisation unterliegt dem Gesamthafenbetriebs-Gesetz (GHB-Gesetz), das die Struktur und Arbeitsweise der Personalführungsgesellschaft definiert. Die damit verbundenen komplexen Prozesse – etwa in Personalabrechnung, Verwaltung und Rechnungswesen – stellen besondere Anforderungen an die eingesetzte Software. Standardlösungen reichen hier nicht aus: Individuelle Anpassungen und flexible Module sind notwendig, um die speziellen Regelungen der Personaldienstleistung und Abrechnung korrekt abzubilden.
Seit 2016 setzt die GHBG auf die Softwarelösungen der Ankumer HANSALOG Gruppe. Zunächst wurden die Module für Personalmanagement und Lohnabrechnung eingeführt, die zuverlässig die komplexen und gesetzlich definierten Abläufe abbilden.
Seit 2023 ergänzt HANSALOG die Lösungen um umfassende Funktionen im Rechnungswesen: Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung sowie einem vorgeschalteten Rechnungseingangsworkflow. Die Einführung der Fakturierung für die E-Rechnungspflicht ist für 2026 geplant.
„Die Flexibilität der HANSALOG-Lösungen war entscheidend. Wir konnten unsere speziellen Prozesse nahtlos integrieren“, berichtet der kaufmännische Leiter bei der GHBG.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
mit automatisierten Prozessen souverän meistern
„Die Entgeltabrechnung bei der GHBG kann man als sehr kompliziert bezeichnen“, erklärt der kaufmännische Leiter. Insgesamt werden knapp 1.000 Personalabrechnungen jeden Monat mit der HANSALOG Entgeltabrechnung erstellt.
Datenbasis für die gewerblichen Abrechnungen sind die Abrechnungsdaten der Hafeneinzelbetriebe, in denen das Personal eingesetzt wird.
Diese werden über das Portal der GHBG hochgeladen und über einen Nachtdatenaustausch in die Systeme übertragen. Zeit- und Lohnnachweise liegen damit automatisiert vor.
Dank der Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, ist die Lösung von HANSALOG in der Lage, nicht nur die drei verschiedenen Tarifgefüge des Hafens, sondern auch unzählige Lohnarten, verschiedene Schicht- und Arbeitszeitmodelle, Urlaubsregelungen sowie Ausgleichs- und Krankentage zu berücksichtigen.
Die Abrechnungsdaten aus dem HANSALOG Lohnprogramm bilden die Grundlage für die Fakturierung bzw. Rechnungsstellung an die Hafeneinzelbetriebe, welche einmal im Monat erfolgt.
Finanz- und Rechnungswesen
von HANSALOG in Rekordzeit eingeführt
Normalerweise dauert so etwas deutlich länger, aber durch die gute Vorbereitung verlief alles extrem schnell.
Die Einführung der Rechnungswesen-Software MegaPlus® erfolgte innerhalb von nur 1,5 Monaten. „Normalerweise dauert so etwas deutlich länger, aber durch die gute Vorbereitung verlief alles extrem schnell“, berichtet der kaufmännische Leiter.
Neben Finanz- und Anlagenbuchhaltung umfasst das System auch Kostenrechnung und ein digitales Rechnungseingangsmanagement. Beleghafte und elektronische Eingangsrechnungen werden automatisiert ausgelesen und über standardisierte Workflows freigegeben, bevor sie verbucht und bezahlt werden. Alle Belege sind sicher archiviert und jederzeit digital abrufbar.
Auf der Debitorenseite werden Ausgangsrechnungen automatisch aus den Abrechnungsdaten erstellt. Zahlungseingänge werden über elektronische Kontoauszüge erfasst und offene Posten automatisch ausgeglichen. Bei überfälligen Forderungen greift ein systemgestütztes Mahnwesen.
Transparente Anlagenbuchhaltung
mit MegaPlus®
Die Anlagenbuchhaltung verwaltet rund 1.000 Anlagengüter, darunter Fahrzeuge, Container, Büroausstattung und spezielle Betriebsmittel. Zugänge, Veränderungen und Abgänge werden mit MegaPlus® digital erfasst, so dass jederzeit ein aktueller Überblick über das gesamte Anlagevermögen besteht.
Abschreibungen werden automatisch berechnet und monatlich in die Finanzbuchhaltung überführt. Dadurch ist eine präzise und transparente Nachverfolgung der Werteentwicklung aller Anlagegüter gewährleistet.
Detaillierte Kostenanalyse
pro Hafenbetrieb und Mitarbeiter
Bei der GHBG Bremerhaven ist die Kostenrechnung eng mit der operativen Struktur der Hafeneinzelbetriebe verknüpft. Jeder Hafeneinzelbetrieb wird als eigene Kostenstelle geführt, wodurch eine präzise Zuordnung der Kosten- und Leistungsdaten möglich ist. Für jeden gewerblichen Mitarbeiter sind zwei Kostenstellen angelegt: eine Stammkostenstelle und eine Kostenstelle für den jeweiligen Hafenbetrieb.
Mitarbeiter, die aktuell nicht produktiv eingesetzt werden, werden auf der Stammkostenstelle erfasst, während produktive Tätigkeiten direkt der entsprechenden Hafenbetriebskostenstelle zugeordnet werden.
Die Software-gestützte Kostenrechnung bei GHBG erlaubt eine automatisierte Erfassung und Verbuchung dieser Kostenbewegungen.
Auf Basis der detaillierten Kostenstellenstruktur können transparente Reports erstellt, Produktivität und Ressourceneinsatz überwacht und wirtschaftliche Entscheidungen gezielt unterstützt werden.
Schulungen und
kontinuierlicher Austausch
Der Austausch mit anderen Anwendern ist viel wert. Wir lernen ständig neue Wege, um die Software optimal zu nutzen.
Die GHBG nutzt regelmäßig die Schulungsangebote von HANSALOG. Jahreswechselseminare halten die Lohnbuchhalter auf dem neuesten Stand, während Anwenderseminare im Rechnungswesen den Austausch über Best Practices ermöglichen.
Viele Vorteile
eines integrierten Systems
Die Stabilität und Datenbasis der Programme gefällt mir am besten. Wir haben jederzeit alle Informationen, die wir brauchen, und können Daten beliebig verdichten oder aufbereiten. Zudem ist das Preis-/Leistungsverhältnis bei HANSALOG MEGA sehr ausgewogen.
Die GHBG zeigt eindrucksvoll, wie HANSALOG Unternehmen dabei unterstützt, Personal- und Finanzprozesse zu digitalisieren, administrative Aufwände zu reduzieren und ihre zentrale Rolle nachhaltig zu stärken.
„Die Stabilität und Datenbasis der Programme gefällt mir am besten. Wir haben jederzeit alle Informationen, die wir brauchen, und können Daten beliebig verdichten oder aufbereiten. Zudem ist das Preis-/Leistungsverhältnis bei HANSALOG MEGA sehr ausgewogen“, fasst der kaufmännische Leiter zusammen.
Wer auf die Softwarelösungen von HANSALOG setzt, investiert nicht nur in Software, sondern in verlässliche Prozesse und einen zuverlässigen Partner.
Darum vertrauen uns zahlreiche
Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.
Eine frische Brise im Restaurant hat ihren Ursprung nicht selten in kompakten Kleinraumventilatoren, aber immer mehr auch in modernen Lüftungssystemen mit Wärmerückgewinnung. Bei vielen von ihnen handelt es sich dabei um Lösungen des Unternehmens Helios Ventilatoren.
Bernd Binder
Prokurist & Leiter Finanz- und Rechnungswesen/Controlling, Helios Ventilatoren GmbH + Co. KG
Seit über 100 Jahren schützen die Itzehoer Versicherungen Hab und Gut ihrer Kunden. Viele von ihnen sind schon lange Mitglied im Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit. Man kennt sich, man schätzt sich. Das gilt seit fast 20 Jahren auch für die Zusammenarbeit mit HANSALOG MEGA.
Itzehoer Versicherung/Brandgilde von 1691 Versicherungsverein a.G.
"Die Stabilität und Datenbasis der MegaPlus® Programme für Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung sowie Personalmanagement und Entgeltabrechnung gefällt mir am besten.
Wir haben jederzeit alle Informationen, die wir brauchen, und können Daten beliebig verdichten oder aufbereiten."Stefan Paesch
Kaufmännischer Leiter , Gesamthafenbetrieb im Lande Bremen GmbH
HANSALOG MEGA sorgt bei CleanCar für reibungslose Buchungsprozesse Schon seit 1999 arbeitet CleanCar mit HANSALOG MEGA zusammen. Neben Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung wird auch die Fakturierung von MEGA eingesetzt.
"MEGA ist das stabilste Programm von allen", so eine Mitarbeiterin im Rechnungswesen der CleanCar AG.
CleanCar AG
"Wir würden die MegaPlus®/ECM sofort weiterempfehlen. Durch die GoBD-konforme Archivierung unserer E-Mails müssen wir uns um nichts mehr kümmern. Individuell angepasste Archivierungsprozesse sorgen für eine vollautomatische Archivierung unserer Mails und entlasten unsere E-Mail-Server. Wird einmal kurzfristig eine ältere E-Mail benötigt, können wir diese mit nur einem Mausklick aus dem Archiv aufrufen."
Birgit Landfester
Gülde Kaltwalzwerk
"Seitdem wir unseren Rechnungseingang mit MegaPlus® organisieren, sparen wir nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Geld. Durch den fest definierten Workflow - von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung den die zentral erfassten Rechnungen durchlaufen - behalten wir zu jeder Zeit die Übersicht über den Status unserer Eingangsrechnungen. Die Prüfungs- und Freigabeprozesse sind stets transparent, wodurch wir uns maximale Skontoerträge sichern können. Darüber hinaus entlastet uns die automatische und revisionssichere Archivierung von lästigen Routineaufgaben."
Caroline Geisler
Geibel & Hotz Schleiftechnik
