Spesen

Spesen sind Ausgaben, die Mitarbeitende im Rahmen dienstlicher Auswärtstätigkeiten oder Geschäftsreisen entstehen. Sie dienen dem Ausgleich von Mehraufwendungen, etwa für Verpflegung, Übernachtung oder Fahrten. In Deutschland gelten dafür bestimmte Regeln und Pauschalen, die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen haben.

Was sind
Spesen?

Umgangssprachlich werden mit Spesen meist die Verpflegungsmehraufwendungen bezeichnet – also die zusätzlichen Kosten, die entstehen, wenn man außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist.
Spesen können darüber hinaus auch Übernachtungskosten, Reisekosten und Nebenkosten (z. B. Parkgebühren) umfassen, je nachdem, wie breit das Unternehmen den Spesenbegriff definiert und welche Erstattungsvereinbarungen bestehen.

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Voraussetzungen
und Pauschalregelungen

Spesen werden steuerfrei erstattet, wenn sie innerhalb der gesetzlichen Pauschalen bleiben; überschreitet die Erstattung diese, muss der übersteigende Teil versteuert werden.

Für Deutschland gelten aktuell z. B. folgende Pauschalen:

Kleine Verpflegungspauschale: 14 EUR bei Abwesenheiten von über 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden
Große Verpflegungspauschale: 28 EUR bei vollständiger Abwesenheit über 24 Stunden
Für An- und Abreisetage mehrtägiger Auswärtstätigkeiten gelten oft die kleinen Pauschalen, auch wenn die Abwesenheit kürzer sein könnte, je nach Regelung.

Es gibt Kürzungsregelungen, z. B. wenn der Arbeitgeber bereits Mahlzeiten bereitstellt (z. B. Frühstück, Mittag-/Abendessen), dann wird die Pauschale anteilig gekürzt.

Bedeutung und Nutzen von Spesen
für Unternehmen und Mitarbeitende

Spesen erlauben eine faire Entschädigung für zusätzliche Kosten, die durch dienstliche Tätigkeiten außerhalb des üblichen Arbeitsplatzes entstehen – das hilft bei Mitarbeitermotivation und Gerechtigkeit.
Für Unternehmen kann eine klare Spesenregelung administrative Prozesse vereinfachen und rechtliche sowie steuerliche Sicherheit bieten. Viele Fehler, z. B. in der Steuerpflicht, treten erst auf, wenn Pauschalen nicht richtig angewendet werden oder Überschreitungen stattfinden.
Spesen sind auch wichtig für Kostenplanung und Budgetierung bei Dienstreisen; durch transparente Regelungen lassen sich Ausgaben kontrollieren und Missverständnisse vermeiden.

Fazit

Spesen sind ein wesentlicher Bestandteil der Dienstreise- und Auswärtstätigkeitsregelungen. Sie sichern Mitarbeitende gegen finanzielle Belastungen ab und ermöglichen es Arbeitgebern, Leistungen klar, steuerkonform und effizient zu gestalten.

Entscheidend ist, dass Pauschalen korrekt angewendet, mögliche Kürzungen beachtet und die Regeln klar kommuniziert werden, damit keine Nachteile oder Unsicherheiten entstehen.