Lohnabrechnung & Gehaltsabrechnung im Überblick –
Grundlagen, Pflichten und moderne Lösungen

Was ist
eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist der offizielle Nachweis über das Einkommen, das Mitarbeitende innerhalb eines bestimmten Zeitraums – meist eines Monats – für ihre Arbeit erhalten. Sie enthält alle Informationen über das Bruttogehalt, gesetzliche Abzüge, Zuschläge sowie den endgültigen Auszahlungsbetrag.

Unabhängig davon, ob man von Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung oder Verdienstabrechnung spricht – das Ziel ist dasselbe: eine transparente Aufschlüsselung der Vergü

Lohn und Gehalt –
wo liegt der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft synonym genutzt werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:

• Lohn:
  Die Bezahlung richtet sich nach der tatsächlich geleisteten Arbeit, zum Beispiel auf Basis von Stunden, Stückzahlen oder Schichten. Typisch für gewerbliche Tätigkeiten.

• Gehalt:
  Eine feste, monatlich gleichbleibende Vergütung – unabhängig von der Arbeitszeit. Üblich für Angestellte mit konstantem Aufgabenbereich.

Heute spielt diese Unterscheidung kaum noch eine Rolle, da moderne Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Praxis identisch aufgebaut sind.

Ist die Lohnabrechnung
gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei jeder Auszahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erstellen. Diese Pflicht entfällt nur dann, wenn sich im Vergleich zur letzten Abrechnung keine Angaben geändert haben – etwa bei unveränderten Gehaltszahlungen.

In der Praxis erstellen jedoch nahezu alle Unternehmen monatlich eine Gehaltsabrechnung, da sie Transparenz schafft und für Mitarbeitende ein wichtiger Nachweis ist – zum Beispiel bei Steuererklärungen, Kreditanträgen oder der Wohnungssuche.

Pflichtangaben
auf der Lohnabrechnung

Damit eine Lohnabrechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt, müssen bestimmte Informationen enthalten sein. Laut Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) und § 108 GewO gehören dazu mindestens:

Persönliche Angaben

• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeitenden

• Steuerklasse, Religionszugehörigkeit und Kinderfreibeträge

• Sozialversicherungsnummer

• Beschäftigungsbeginn bzw. -ende

Unternehmensbezogene Angaben

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Betriebsnummer, Abrechnungszeitraum und Zahlungsdatum

Finanzielle Angaben

• Bruttolohn oder Bruttogehalt

• Zuschläge, Zulagen und geldwerte Vorteile

• Steuer- und Sozialabgaben (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

• Vermögenswirksame Leistungen oder betriebliche Altersvorsorge

• Nettolohn bzw. Auszahlungsbetrag

Optional können zusätzliche Hinweise oder Zusammenfassungen über die Arbeitgeberanteile und Gesamtbelastungen aufgeführt werden.

Wann ist eine Lohnabrechnung
fällig?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. In der Regel wird die Lohnabrechnung zeitgleich oder kurz nach der Gehaltszahlung erstellt. Entscheidend ist, dass sie Mitarbeitenden rechtzeitig zur Verfügung steht und alle Änderungen – etwa bei Krankenkassenbeiträgen oder Steuermerkmalen – berücksichtigt.

Auch für Minijobber, Werkstudierende und Aushilfen gilt die Pflicht zur Abrechnung. Da sich ihre Arbeitszeiten häufig ändern, muss die Abrechnung in diesen Fällen monatlich angepasst werden.

Digitale Lohnabrechnung –
Effizientund fehlerfrei dank Software

Die manuelle Erstellung einer Lohnabrechnung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Deshalb setzen viele Unternehmen auf ein Lohnabrechnungsprogramm oder eine integrierte HR-Software.

Diese Systeme bieten zahlreiche Vorteile:

• Automatische Berechnung aller Abzüge und Zuschläge

• Direkte Schnittstellen zu Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden

• Aktuelle gesetzliche Updates ohne manuelle Anpassung

• Digitale Bereitstellung der Gehaltsabrechnung im Mitarbeiterportal

• Transparente Archivierung und revisionssichere Speicherung

Wer die kaufmännische Expertise nicht im Haus hat, kann die Lohnabrechnung auch an ein externes Lohnbüro oder Steuerberater auslagern. Allerdings bedeutet das weniger Flexibilität und laufende Zusatzkosten.

Häufige Fehler
in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Selbst bei sorgfältiger Arbeit können Fehler auftreten. Zu den häufigsten zählen:

• Nicht erfasste Überstunden oder Zuschläge

• Falsche Berechnung von Urlaubs- oder Krankentagen

• Zu hohe oder zu niedrige Steuer- und Sozialabgaben

• Verspätete Meldungen an Krankenkassen

Fehler sollten umgehend korrigiert werden. Besonders heikel ist eine fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung – diese kann nach der Übermittlung an das Finanzamt nicht einfach geändert werden.

Moderne Lohn- und Gehaltsabrechnung –
digital, sicher, gesetzeskonform

Mit cloudbasierten HR-Systemen wird die Lohnabrechnung zum automatisierten Prozess.
Softwarelösungen wie HANSALOG VISION ermöglichen die komplette Abwicklung – von der Zeiterfassung bis zur Auszahlung – innerhalb einer zentralen Plattform.

Das Ergebnis:

• Weniger Verwaltungsaufwand

• Höhere Datenqualität

• Transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden

• Sichere Aufbewahrung der Gehaltsabrechnungen im digitalen Archiv

Fazit –
Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung professionell managen

Ob Lohn oder Gehalt – entscheidend ist eine korrekte, nachvollziehbare und effiziente Abrechnung. Mit moderner HR-Software gelingt die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht nur schneller, sondern auch sicherer.

Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, sparen Zeit, vermeiden Fehler und schaffen Transparenz – sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeitenden.