Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung im Unternehmen ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Personalverwaltung. Sie dokumentiert nicht nur, wie sich das Nettogehalt einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zusammensetzt, sondern erfüllt auch zahlreiche gesetzliche und organisatorische Funktionen. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat nach § 108 der Gewerbeordnung Anspruch auf eine schriftliche Abrechnung über das Arbeitsentgelt.

Gehaltsabrechnung im Unternehmen –
Bedeutung, Inhalte und rechtliche Grundlagen

Was versteht man
unter einer Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung, auch Entgeltabrechnung genannt, fasst alle Informationen zur Vergütung eines Beschäftigten zusammen. Sie weist sowohl das Bruttogehalt als auch alle Abzüge – etwa Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder betriebliche Altersvorsorge – transparent aus.

Zusätzlich enthält sie Angaben zu Zulagen, Boni oder geldwerten Vorteilen. Während das Gehalt in der Regel ein gleichbleibender Monatsbetrag ist, der unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit gezahlt wird, orientiert sich der Lohn an der tatsächlich geleisteten Stundenanzahl. Beide Begriffe bezeichnen jedoch das Arbeitsentgelt und sind Teil der Personalabrechnung.

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Zweck und Nutzen der Gehaltsabrechnung
im Unternehmen

Die Gehaltsabrechnung erfüllt weit mehr als eine reine Informationspflicht. Sie sorgt für Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und dient als rechtlicher Nachweis über Einkommen und abgeführte Beiträge. Mitarbeitende benötigen die Abrechnung häufig für Steuererklärungen, Kreditanträge oder Mietverträge.

Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist die Gehaltsabrechnung zugleich ein wichtiges Steuerungsinstrument in der Buchhaltung:

Sie ermöglicht die Kontrolle der Personalkosten,
dient als Grundlage für Finanzberichte,
und unterstützt die Planung zukünftiger Budgets.

Darüber hinaus belegt sie die Einhaltung arbeitsrechtlicher und steuerlicher Vorgaben und stellt sicher, dass Beiträge an Finanzamt und Sozialversicherungsträger korrekt abgeführt werden.

Pflichtangaben
in der Gehaltsabrechnung

Die Inhalte einer Gehaltsabrechnung sind gesetzlich geregelt, insbesondere durch die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Eine vollständige Abrechnung umfasst unter anderem:

Angaben zu Arbeitgeber (Name, Anschrift, Betriebsnummer) und Arbeitnehmer (Name, Anschrift, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer)
Abrechnungszeitraum und Auszahlungsdatum
Bruttogehalt, Zuschläge und Sonderzahlungen
detaillierte Aufschlüsselung aller Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, ggf. Solidaritätszuschlag)
Nettogehalt als Auszahlungsbetrag

Moderne Lohn- und Gehaltssoftware unterstützt Unternehmen dabei, alle gesetzlichen Vorgaben automatisch einzuhalten und Berechnungen fehlerfrei durchzuführen.

Pflichten von Arbeitgeber
und Mitarbeitenden

Arbeitgeber sind verpflichtet, jede Gehaltsabrechnung sorgfältig zu erstellen und alle relevanten Daten an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Dazu gehören die Anmeldung der Mitarbeitenden bei Krankenkasse und Sozialversicherung, die Abführung von Steuern sowie die Einhaltung von Meldepflichten bei Arbeitsunterbrechungen.

Mitarbeitende wiederum müssen aktuelle und vollständige Angaben machen – etwa zu Steuerklasse, Krankenversicherung oder Kinderfreibeträgen – damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann.

Rechtliche Grundlagen
der Gehaltsabrechnung

Neben der Gewerbeordnung (§ 108 GewO) spielen weitere Gesetze eine wichtige Rolle:

Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bei Krankheit,
Mindestlohngesetz (MiLoG) zur Sicherung der Vergütung,
Einkommensteuergesetz (EStG) und Sozialgesetzbuch (SGB) für Steuer- und Beitragsberechnung,
sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da die Gehaltsabrechnung sensible Personaldaten enthält.

Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) verpflichtet Unternehmen, Abrechnungen über mehrere Jahre sicher zu archivieren.

Digitale Gehaltsabrechnung
im Unternehmen

Viele Unternehmen setzen inzwischen auf digitale Abrechnungssysteme, die Prozesse automatisieren und Fehlerquellen minimieren. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen eine sichere Verwaltung der Daten, schnellere Abläufe und einen einfachen Zugriff für Mitarbeitende über Self-Service-Portale. So wird die Gehaltsabrechnung nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger.

Fazit

Die Gehaltsabrechnung im Unternehmen ist weit mehr als ein Pflichtdokument – sie ist ein wichtiger Bestandteil moderner Personalprozesse. Eine korrekte, transparente und digitale Abwicklung stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden, stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher und erleichtert die betriebliche Finanzplanung. Mit einer professionellen HR-Software lassen sich Aufwand, Kosten und Risiken nachhaltig reduzieren.