DEÜV –
Das Meldeverfahren in der Sozialversicherung einfach erklärt

Was Unternehmen über
das digitale Meldeverfahren wissen sollten

In jedem mittelständischen Unternehmen fallen zahlreiche Pflichten rund um die Sozialversicherung an – von der Anmeldung neuer Mitarbeitender über Krankenkassenwechsel bis hin zu Jahresmeldungen. Ein zentrales Instrument dabei ist das DEÜV-Verfahren – kurz für Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Doch was steckt dahinter, und was müssen Arbeitgeber konkret beachten?

Was ist die DEÜV
überhaupt?

Die DEÜV legt fest, wie Arbeitgeber Beschäftigtendaten an die Sozialversicherungsträger übermitteln müssen. Konkret geht es um die elektronische Meldung an die zuständige Krankenkasse (die sogenannte Einzugsstelle), die diese Daten an die Rentenversicherung und weitere Träger weiterleitet.

Ziel ist ein einheitlicher, sicherer und papierloser Datenaustausch, damit:

• Versicherungszeiten korrekt verbucht werden,

• Beiträge richtig berechnet werden und

• Leistungen wie Rente oder Arbeitslosengeld zuverlässig gewährt werden können.

Rechtsgrundlage:
§ 28a SGB IV in Verbindung mit der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

Wer ist meldepflichtig –
und an wen gehen die Daten?

Meldepflichtig ist jeder Arbeitgeber, der Mitarbeitende beschäftigt, die der Sozialversicherungspflicht unterliegen. Die Meldungen gehen elektronisch an die Krankenkasse, bei der die Beschäftigten versichert sind.

Von dort fließen sie weiter an:

• die Rentenversicherung (z. B. für Rentenpunkte),

• die Bundesagentur für Arbeit (z. B. Betriebsnummern, Statistiken),

• und bei Bedarf an die Unfallversicherung.

Für Minijobs ist die Minijob-Zentrale zuständig.
Private Krankenversicherungen sind im DEÜV-Verfahren nicht eingebunden.

Wann muss gemeldet werden? –
Typische Meldeanlässe

Im Arbeitsalltag gibt es verschiedene Situationen, in denen eine DEÜV-Meldung nötig ist.
Jede Meldung wird durch einen sogenannten
Abgabegrund (zweistelliger Zahlencode) gekennzeichnet.

Die wichtigsten:

Fristen
im Überblick

Damit keine Bußgelder oder Rückfragen entstehen, sind Fristen besonders wichtig:

Wenn eine Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, gilt der nächste Werktag.

Besonderheiten
bei der Unfallversicherung

Seit 2016 müssen Arbeitgeber zusätzlich eine UV-Jahresmeldung
(Abgabegrund 92) abgeben.
Darin enthalten sind:

• die Gefahrtarifstelle des Unternehmens,

• das unfallversicherungspflichtige Entgelt und

• die Arbeitsstunden des Kalenderjahres.

Die Meldung ist bis spätestens 16. Februar des Folgejahres fällig und erfolgt ebenfalls elektronisch.
Seit 2023 gilt zudem eine 15-stellige Unternehmensnummer, die alle Betriebe eindeutig identifiziert.

Typische Stolperfallen
vermeiden

• Falsche oder fehlende Versicherungsnummer (VSNR):
  Seit 2023 müssen Arbeitgeber die Versicherungsnummer elektronisch bei der Rentenversicherung abfragen, wenn sie nicht bekannt ist.

• Verspätete Meldungen:
  Sie können zu Nachfragen oder Bußgeldern führen.

• Falsche Abgabegründe:
  Führen oft zu Rückweisungen durch die Annahmestellen – Software immer aktuell halten!

• Fehlende UV-Meldung:
  Auch wenn keine Entgelte gezahlt wurden, muss häufig eine Nullmeldung erfolgen.

Warum das für mittelständische
Unternehmen wichtig ist

Gerade in mittelständischen Betrieben mit knappen Personalressourcen ist das DEÜV-Verfahren ein entscheidender Bestandteil der digitalen Personalverwaltung.
Richtig umgesetzt sorgt es für:

• Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit,

• weniger Verwaltungsaufwand,

• aktuelle Daten in allen Sozialversicherungssystemen und

• Schutz vor Fehlern bei Beiträgen und Leistungsansprüchen.

Praxis-Tipp

Checkliste für HR und Buchhaltung:

1. Prüfen Sie bei jedem Eintritt oder Austritt die Meldepflichten.

2. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Entgeltabrechnungsprogramm.

3. Kontrollieren Sie Meldefristen – besonders Jahres- und UV-Meldungen.

4. Schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit sv.net oder der Meldefunktion Ihrer Software.

5. Dokumentieren Sie Korrekturen und Rückmeldungen sorgfältig.

Fazit –
Pflicht mit Mehrwert

Das DEÜV-Meldeverfahren ist kein bürokratisches Ärgernis, sondern eine Grundlage für einen reibungslosen Ablauf der Sozialversicherung. Mit aktuellen Lohnprogrammen, klaren Prozessen und geschulten Mitarbeitenden lässt sich die Pflicht effizient erfüllen – und gleichzeitig die Qualität der Personaldaten deutlich verbessern.