Private Kranken- und Pflegeversicherung:
Was sich bei der Abrechnung ändert

Grundsätzlich funktioniert das Verfahren einfach – es gibt jedoch einige Sonderfälle, die man kennen sollte:

Der Regelfall –
Automatische Datenübermittlung

Im Normalfall meldet das Versicherungsunternehmen die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Diese Informationen stehen dann über ELStAM für:

• das Vorjahr
• das aktuelle Jahr
• und sogar das Folgejahr

zur Verfügung.

Die gemeldeten Daten werden automatisch in das Abrechnungssystem übernommen. In HANSALOG VISION gibt es darüber hinaus Funktionen, mit denen diese Werte – unter Kontrolle des Anwenders – auch automatisiert in die Sozialversicherungsdaten übernommen werden können. Das reduziert manuellen Aufwand und sorgt für mehr Sicherheit in der Abrechnung.

Ausnahmefälle –
Wenn Daten nicht automatisch geliefert werden

Neben dem Regelfall gibt es Situationen, in denen die Daten nicht über ELStAM bereitgestellt werden. In diesen Fällen ist etwas mehr Abstimmung nötig.

1. Ausnahmefall 1 – Widerspruch des Mitarbeiters
   
   Mitarbeiter haben das Recht, der elektronischen Datenübermittlung zu widersprechen. Dann meldet die Versicherung keine Daten an das BZSt. Der Mitarbeiter erhält stattdessen eine schriftliche Information von seiner Versicherung über die zu zahlenden Beiträge und mögliche Vorsorgepauschalen. Diese Unterlagen muss er an die zuständige Abrechnungsstelle weitergeben. Hinweise zur korrekten Abrechnung des Arbeitgeberzuschusses finden sich im BMF-Schreiben vom 03.06.2025 (BMF-Schreiben vom 3.6.2025 - IV C 5 - S 2363/00047/004/136).
   
   
2. Ausnahmefall 2 – Übergangsfrist für Versicherungen
   
   Um den technischen Aufwand für Versicherungen zu reduzieren, gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Einige Versicherungen können ihre Daten in dieser Zeit noch nicht elektronisch an das BZSt übermitteln. In diesem Fall stellt die Versicherung dem Mitarbeiter eine Ersatzbescheinigung aus. Auch diese muss beim Arbeitgeber eingereicht werden, damit die Abrechnung korrekt erfolgen kann.
   
   
3. Ausnahmefall 3 – ELStAM-Sperre
   
   Hat ein Mitarbeiter eine ELStAM-Sperre eingerichtet, werden ebenfalls keine Daten zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung übermittelt. Das Vorgehen entspricht dann dem unter Ausnahmefall 1 beschriebenen Ablauf.

So unterstützt HANSALOG VISION
bei der Abrechnung

In HANSALOG VISION werden die über ELStAM gemeldeten Werte zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung übersichtlich im Mitarbeiterstamm angezeigt. Zusätzlich lässt sich in den Abrechnungseinstellungen festlegen, wie das System reagieren soll, wenn es Abweichungen zwischen den gemeldeten Werten und den hinterlegten Sozialversicherungsdaten gibt:

• Abrechnungsfehler
• Warnung
• oder keine Prüfung

Standardmäßig ist hier ein Fehlerhinweis eingestellt. Die Prüfung greift allerdings nur dann, wenn tatsächlich PKV-/PV-Werte über ELStAM gemeldet wurden.

Die Übernahme der gemeldeten Beiträge in die Sozialversicherungsdaten kann anschließend:

• manuell, z. B. anhand einer Fehlerliste, oder
• automatisch über die Funktion „Gemeldete KV-/PV-Werte übernehmen“

erfolgen. Diese Aktion lässt sich sogar automatisieren, ein weiterer Schritt hin zu einer effizienten und sicheren Entgeltabrechnung.

Fazit

Ob automatische Datenübermittlung oder Ausnahmefall, mit den passenden Einstellungen und Funktionen in HANSALOG VISION behalten Sie auch bei der privaten Kranken- und Pflegeversicherung den Überblick und stellen eine korrekte Abrechnung sicher.