Digitale Zeiterfassung –
Pflicht mit System

In der Praxis zeigt sich heute jedoch deutlich, dass diese Anforderungen ohne digitale Lösungen kaum noch umsetzbar sind. Den europäischen Rahmen setzte der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019. Er stellte klar, dass Unternehmen in allen EU-Staaten Systeme benötigen, mit denen sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig erfassen lassen. Informelle Eigenaufzeichnungen oder rein gelebte Vertrauensarbeitszeit genügen diesen Anforderungen nicht mehr. Für Deutschland bedeutete das zwangsläufig eine Anpassung der bestehenden arbeitszeitrechtlichen Regeln.

Diese Linie bestätigte das Bundesarbeitsgericht im September 2022. Seitdem steht fest: Arbeitgeber sind bereits heute zur strukturierten Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Die Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzrecht – ein spezielles Zeiterfassungsgesetz ist dafür nicht zwingend erforderlich. Auch kleinere Betriebe und alle Branchen sind davon erfasst. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, allerdings nur noch mit begleitender Dokumentation.

Kurz gesagt:
Die Pflicht existiert bereits – auch ohne neues Gesetz.

Gesetzliche Konkretisierung
ab 2026 geplant

Was bislang fehlt, sind detaillierte Vorgaben zur praktischen Umsetzung. Genau hier setzt die geplante Gesetzgebung an. Für 2026 ist ein eigenständiger Rechtsrahmen vorgesehen, der:

• die bisherigen Gerichtsentscheidungen eindeutig ins Arbeitszeitrecht integriert,
• technische Mindestanforderungen an Zeiterfassungssysteme definiert,
• mögliche Ausnahmen für sehr kleine Betriebe regelt,
• Aufbewahrungsfristen festlegt
• und die Zeiterfassung mit neuen, flexibleren Arbeitszeitmodellen verzahnt.

Ziel ist ein einheitlicher Standard, der für alle Arbeitgeber gleichermaßen gilt und Rechtssicherheit schafft.

Arbeitszeit neu denken –
Mehr Flexibilität, höhere Anforderungen

Parallel zur Zeiterfassung plant die Bundesregierung eine umfassende Modernisierung des Arbeitszeitrechts. Grundlage ist der Koalitionsvertrag von 2025. Im Zentrum steht der Abschied von starren Tageshöchstgrenzen zugunsten eines wochenbezogenen Arbeitszeitmodells.

Bisher galt:

• maximal 8 Stunden täglich,
• Ausweitung auf 10 Stunden mit Ausgleich,
• mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.

Künftig soll stärker auf die 48-Stunden-Woche abgestellt werden – verteilt über mehrere Tage. Einzelne Arbeitstage können dabei deutlich länger ausfallen, sofern der Durchschnitt innerhalb eines festgelegten Ausgleichszeitraums eingehalten wird. Diese Referenzzeiträume können – abhängig von Branche oder Tarifbindung – mehrere Wochen oder Monate umfassen.

Für Unternehmen eröffnet das neue Spielräume:

• flexiblere Reaktion auf Auftragsschwankungen,
• individuellere Schicht- und Einsatzplanung,
• bessere Integration von mobilem Arbeiten und Homeoffice.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Kontrolle und Dokumentation erheblich. Je größer die zeitliche Flexibilität, desto wichtiger wird der präzise Überblick über Arbeits- und Ruhezeiten.

Warum Flexibilität ohne digitale Zeiterfassung
nicht funktioniert

Längere Arbeitstage und monatsweise Ausgleichszeiträume lassen sich nur dann rechtssicher steuern, wenn Arbeitszeiten exakt nachvollziehbar sind. Ohne digitale Erfassung bleiben zentrale Fragen unbeantwortet:

• Wie viele Stunden wurden an welchem Tag gearbeitet?
• Wann fanden Pausen statt?
• Wurden Ruhezeiten eingehalten?
• Wurde die Wochenhöchstarbeitszeit überschritten oder ausgeglichen?

Papierbasierte Lösungen oder einfache Tabellen stoßen hier unweigerlich an ihre Grenzen. Genau deshalb werden Arbeitszeitflexibilisierung und elektronische Zeiterfassung gemeinsam gedacht – technisch, organisatorisch und rechtlich.

Auch für Beschäftigte hat diese Entwicklung zwei Seiten: Mehr Freiheit bei der Verteilung der Arbeitszeit, aber auch mehr Eigenverantwortung. Längere Arbeitstage erhöhen das Risiko von Überlastung, weshalb der Gesundheitsschutz weiterhin das zentrale Leitprinzip bleibt.

Dokumentationspflichten –
Was künftig festgehalten werden muss

Mit der Reform steigen die Anforderungen an die Nachweisführung deutlich. Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten vollständig und korrekt dokumentieren – unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Betrieb, mobil oder im Homeoffice erfolgt.

Dazu zählen insbesondere:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit pro Tag
• Pausen inklusive Zeit und Länge
• Mehrarbeit und deren Ausgleich
• Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen
• Einhaltung der Wochenarbeitszeit
• Kontrolle des Ausgleichszeitraums

Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen gelten rechtlich als Risiko des Unternehmens. Zwar kann die Erfassung delegiert werden, die Verantwortung für Kontrolle und Korrektheit bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Das geplante Gesetz wird voraussichtlich elektronische Systeme zum Regelfall machen, klare Archivierungsfristen definieren und Sonderregelungen für Kleinstbetriebe konkretisieren.

Fazit –
Pflicht mit strategischem Mehrwert

Digitale Zeiterfassung und flexible Arbeitszeitmodelle stehen nicht im Widerspruch zueinander – sie bedingen sich gegenseitig. Transparente Arbeitszeiten schaffen die Grundlage für moderne Arbeitsorganisation, schützen Beschäftigte und geben Unternehmen Planungssicherheit.

Auch wenn die finale Gesetzesfassung noch aussteht, ist die Richtung klar. Wer frühzeitig auf digitale, saubere Prozesse setzt, verschafft sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern gewinnt auch Gestaltungsspielraum. 2026 wird dann kein Stolperstein – sondern ein kalkulierter Schritt nach vorn.