Digitale A1-Meldung –
HR muss handeln

Papierbasierte A1-Anträge gehören endgültig der Vergangenheit an. Bereits seit 2025 ist die Beantragung von A1-Bescheinigungen für Entsendungen und grenzüberschreitend tätige Beschäftigte ausschließlich über digitale Meldeverfahren zulässig. Der Sozialversicherungsstatus wird seither durchgehend elektronisch nachgewiesen, unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Wohnstaat oder im Einsatzland ausgeübt wird.

Und die Entwicklung geht konsequent weiter:

Ab dem Jahr 2026 greift die elektronische Antragspflicht auch für Entsendungen in Staaten, mit denen bilaterale Sozialversicherungsabkommen bestehen und die außerhalb von EU und EWR liegen. Damit entfällt jede bisherige Verfahrensvariante außerhalb der digitalen Meldestrecken. Für HR-Abteilungen bedeutet das einen klaren Schnitt: Sonderfälle und Ausweichlösungen sind künftig nicht mehr vorgesehen.

Gerade für mittelständische Unternehmen ist diese Umstellung weit mehr als eine technische Anpassung. Die A1-Meldung wird fest in die regulären HR- und Entgeltabrechnungsprozesse eingebunden. Unstrukturierte Abläufe, manuelle Zwischenschritte oder inkonsistente Stammdaten erhöhen das Risiko von Verzögerungen, Rückfragen durch Behörden oder Auffälligkeiten im Rahmen von Prüfungen erheblich.

Praxisimpuls
für HR

Die zunehmende Digitalisierung der Melde- und Prüfverfahren sorgt dafür, dass Abweichungen in der Entgeltabrechnung früher und systematisch auffallen. Für 2026 gilt daher:

Stammdaten konsistent halten
Abrechnungen lückenlos dokumentieren
Lohnsoftware aktuell und regelkonform einsetzen

Kurz gesagt:
Saubere Daten sind keine Kür mehr, sondern Pflichtprogramm.

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