Buchhaltung: Erklärung, Praxiswissen und Softwarelösung

Die Buchhaltung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens und dient der systematischen Erfassung aller finanziellen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. In diesem Artikel erörtern wir Definition, Aufgaben und Ausgestaltung der Buchhaltung im betrieblichen Alltag. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihre Buchhaltung GoBD-konform umsetzen.

Buchhaltung betrifft jedes Unternehmen - unabhängig von Größe und Branche

Gerade für Selbstständige und kleinere Betriebe wirkt sie oft kompliziert und zeitaufwendig. Viele empfinden sie als zusätzliche Belastung im ohnehin vollen Arbeitsalltag. Dabei muss Buchhaltung gar nicht so schwer sein – wer die Grundregeln kennt, kann vieles leichter und sicherer erledigen.

Welche Aufgaben hat die Buchhaltung?

In der Buchhaltung werden alle finanziellen Vorgänge eines Unternehmens festgehalten und geordnet. Dazu gehören zum Beispiel Einnahmen, Ausgaben, Gehaltszahlungen oder der Wertverlust von Maschinen und Anlagen. Alles, was sich in Zahlen ausdrücken lässt, wird sachlich und nach dem Zeitpunkt erfasst und auf den passenden Konten gebucht.

Ziel ist es, den Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens zu behalten und nachvollziehbar zu dokumentieren, was passiert ist. Am Ende eines Monats, Quartals oder Jahres werden die Buchungen abgeschlossen – daraus entstehen die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die zeigen, ob das Unternehmen Gewinn gemacht oder einen Verlust erlitten hat. Diese Auswertungen sind wichtig – sowohl für die Unternehmensleitung als auch für externe Stellen wie das Finanzamt oder Banken.

Früher wurden die meisten Aufgaben manuell erledigt. Heute übernehmen Softwarelösungen wie HANSALOG MEGA diese Aufgaben – schnell, effizient und zuverlässig.

Welche Vorschriften gelten in der Buchhaltung?

Die Buchhaltung muss nachvollziehbar und korrekt geführt werden. Dafür gibt es klare gesetzliche Vorgaben – sowohl aus dem Handels- als auch aus dem Steuerrecht. Grundlage sind die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Diese legen fest, wie Buchungen dokumentiert und aufbewahrt werden müssen. Auf Anfrage der Finanzbehörden muss die Buchhaltung auch noch Jahre später vollständig vorgelegt werden können – deshalb finden auch regelmäßig Steuerprüfungen statt.

Neben den allgemeinen Regeln der GoB gibt es für die digitale Buchführung die GoBD. Das steht für: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln, wie Buchungen digital erfasst, gespeichert und gesichert werden müssen – ein Thema, das in der Praxis immer wichtiger wird, da heute fast überall mit Buchhaltungssoftware gearbeitet wird.

Je nachdem, wie ein Unternehmen arbeitet und welche Rechtsform es hat, können zusätzlich spezielle Anforderungen gelten. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen dafür sind:

das Handelsgesetzbuch (HGB)
das Einkommensteuergesetz (EStG)
und die Abgabenordnung (AO)

Diese Gesetze bestimmen unter anderem, wer zur Buchführung verpflichtet ist und was genau dokumentiert werden muss.

Wo liegt der Unterschied zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im Alltag oft gleich verwendet, meinen aber nicht ganz dasselbe. Beide haben mit der Pflicht zu tun, alle finanziellen Vorgänge im Unternehmen ordentlich zu erfassen.

Mit Buchführung ist die eigentliche Aufgabe gemeint: Das systematische Aufzeichnen von Einnahmen, Ausgaben und anderen Geschäftsvorgängen.

Buchhaltung hingegen bezeichnet in der Regel die Abteilung oder den Bereich im Unternehmen, in dem diese Arbeit erledigt wird. Manchmal wird auch der Begriff Rechnungswesen als Oberbegriff verwendet.

Kurz gesagt: Die Buchführung ist die Tätigkeit – die Buchhaltung ist der organisatorische Rahmen, in dem diese Tätigkeit stattfindet.

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Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet?

In Deutschland müssen alle Unternehmer, die als Kaufleute gelten, eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen. Das bedeutet: Sie müssen ihre Geschäftsvorgänge so aufzeichnen, dass jederzeit erkennbar ist, wie es um das Unternehmen finanziell steht.

Das Gesetz unterscheidet dabei verschiedene Arten von Kaufleuten. Je nachdem, zu welcher Gruppe ein Unternehmen gehört, besteht eine Buchführungspflicht:

Istkaufleute: Das sind Unternehmer, deren Geschäft nach Art oder Umfang als Handelsgewerbe gilt. Ob das der Fall ist, hängt zum Beispiel von Umsatz, Mitarbeiterzahl oder Branche ab.
Kannkaufleute: Diese Unternehmer betreiben ein kleineres Gewerbe, das eigentlich keine Buchführungspflicht auslöst. Sie können sich aber freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen – und gelten dann ebenfalls als Kaufleute mit entsprechender Pflicht zur Buchführung.
Kaufleute durch Eintragung (Fiktivkaufleute): Auch wer kein klassisches Handelsgewerbe betreibt, aber im Handelsregister steht, wird als Kaufmann behandelt. In dem Fall trägt das Unternehmen den Zusatz „e.K.“ (eingetragener Kaufmann) und muss die Buchführungspflichten erfüllen.
Formkaufleute: Diese Gruppe umfasst alle Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform automatisch als Kaufleute gelten – dazu gehören etwa Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG, UG sowie bestimmte Personengesellschaften wie OHG, KG oder GmbH & Co. KG.

Ganz gleich, in welche Kategorie ein Unternehmen fällt: Wer buchführungspflichtig ist, muss sich an die gesetzlichen Vorgaben halten – für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit.

Buchhaltungsverfahren in Deutschland

In Deutschland gibt es zwei Hauptmethoden der Buchhaltung: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) im Rahmen der einfachen Buchführung und die Bilanz im Rahmen der doppelten Buchführung.

Für Kleinunternehmer und Freiberufler, deren Gewinn im Jahr maximal 60.000 EUR oder deren Umsatz maximal 600.000 EUR beträgt, besteht keine Pflicht zur doppelten Buchführung. Stattdessen können sie ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Diese Methode ist einfacher und weniger aufwendig, bietet jedoch auch weniger detaillierte Informationen als die doppelte Buchführung.

Unternehmer, die diese Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten, müssen die doppelte Buchführung anwenden. Bei dieser Methode wird jeder Geschäftsvorfall auf zwei Konten erfasst – einmal im Soll und einmal im Haben. Diese doppelte Erfassung sorgt für eine genauere Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens.

In der doppelten Buchführung wird mit verschiedenen Kontenarten gearbeitet:

Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten): Sie zeigen, wie es um die Bestände des Unternehmens steht – also beispielsweise um Forderungen, Vermögen, Eigenkapital oder Rückstellungen. Diese Konten sind relevant für die Bilanz.
Erfolgskonten (Aufwands- und Ertragskonten): Diese Konten dienen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Hier werden Umsatzerlöse, Löhne/Gehälter, Steuern und andere betriebliche Aufwendungen und Erträge erfasst.

Die doppelte Buchführung ist also umfangreicher und liefert mehr Informationen, wodurch sie für größere Unternehmen notwendig ist.

Welche Bereiche umfasst die Buchhaltung?

Die Buchhaltung eines Unternehmens lässt sich in verschiedene Bereiche unterteilen:

Finanzbuchhaltung (FiBu):
Die Finanzbuchhaltung kümmert sich um die Buchung aller Geschäftsvorfälle im Laufe des Geschäftsjahres und erstellt den Jahresabschluss. Sie gibt einen klaren Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Anlagenbuchhaltung:
Hier werden alle Vermögenswerte erfasst, die langfristig im Unternehmen genutzt werden, wie zum Beispiel Maschinen, Immobilien oder Fahrzeuge. Die Anlagenbuchhaltung sorgt dafür, dass diese Güter korrekt dokumentiert und bewertet werden.
Lohnbuchhaltung:
In der Lohnbuchhaltung werden die Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden abgerechnet. Zudem übernimmt sie die Erstellung von Meldungen an die Sozialversicherung, die Lohnsteueranmeldungen und sorgt dafür, dass alle Zahlungen und Beiträge korrekt abgeführt werden.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung:
Dieser Bereich kümmert sich um die Verbuchung von Forderungen (Debitoren) und Verbindlichkeiten (Kreditoren). Hier werden Geschäftsvorfälle wie Rechnungen direkt erfasst, ohne dass sofort eine Bankbewegung erforderlich ist. Auf diese Weise können sowohl Aufwendungen als auch Einnahmen korrekt verbucht werden.

Wie ist die Buchhaltung organisiert?

Die Buchhaltung eines Unternehmens ist in der Regel in drei Hauptbereiche unterteilt: Debitoren, Kreditoren und Banken. Diese klare Struktur hilft allen Beteiligten – wie Steuerberatern, Finanzprüfern oder den eigenen Mitarbeitern – schnell die benötigten Informationen zu finden.

Die einzelnen Bereiche lassen sich wie folgt erklären:

Debitoren:
Debitoren sind im Wesentlichen Kunden des Unternehmens. Wenn ein Kunde für eine bereits erbrachte Leistung oder Lieferung noch nicht bezahlt hat, gilt er als Schuldner (Debitor). Das bedeutet, das Unternehmen erwartet noch eine Zahlung von ihm.
Kreditoren:
Kreditoren sind Lieferanten des Unternehmens. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung bezogen werden und die Zahlung später erfolgt, wird der Lieferant zum Gläubiger (Kreditor), da das Unternehmen ihm noch Geld schuldet.

In der Buchhaltung werden Debitoren und Kreditoren genutzt, um Geschäftsvorfälle zu erfassen, ohne dass eine tatsächliche Bankbewegung notwendig ist. Aufwendungen und Einnahmen können direkt mit der entsprechenden Rechnung verbucht werden.

Banken:
In diesem Bereich werden alle Zahlungen und Gutschriften, die durch die Bank laufen, erfasst. Die Bank stellt sicher, dass Zahlungen von Debitoren und an Kreditoren korrekt verbucht werden. Wenn am Ende des Jahres noch offene Positionen vorhanden sind, die nicht über die Bank ausgeglichen wurden, sollte geprüft werden, warum diese noch nicht beglichen sind. Mögliche Gründe können Buchungsfehler, noch nicht bezahlte Rechnungen, doppelt gebuchte Rechnungen oder ungeklärte Positionen sein.

Je nach Unternehmensart und Arbeitsweise können noch weitere Bereiche wie Kassen mit Barbeständen oder Löhne und Gehälter als Personalkosten Teil der Buchhaltung sein.

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