Abschied vom Papier –
Neues PKV-Datenaustauschverfahren ab 2026

Ab dem 11. November 2025 startet ein neues, elektronisches Datenaustauschverfahren zwischen den privaten Krankenversicherungen (PKV), dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und den Arbeitgebern. Das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für PKV- und Pflegepflichtversicherungsbeiträge bleibt bestehen, wird jedoch um einen neuen digitalen Übermittlungsweg ergänzt. Da nicht alle privaten Krankenversicherungen – insbesondere ausländische Anbieter, die grundsätzlich nicht teilnehmen – diesen Weg bereits nutzen und zudem ein zweijähriger Übergangszeitraum gilt, ergibt sich für Lohnabrechner und Personalsachbearbeiter zwar eine Erleichterung, zugleich aber auch neuer Anpassungsbedarf in der Lohnabrechnung.

Hintergrund –
Digital statt Papier

Bislang mussten privat krankenversicherte Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber ihre zu zahlenden Prämien mitteilen.

Das eigentliche Nachweisverfahren für die gezahlten Beiträge erfolgt in Papierform, im dreijährigen Turnus.

Diese Papier-Bescheinigung diente bislang vor allem dazu, die vom Arbeitnehmer zu zahlenden Prämien zu melden, damit der korrekte Arbeitgeberzuschuss ermittelt werden konnte.

Ab 2026 wird dieses Verfahren
digitalisiert

Die Versicherungsunternehmen (mit Sitz in Deutschland) übermitteln die Daten künftig direkt an das BZSt, das sie wiederum den Arbeitgebern über das bekannte ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) bereitstellt.

Für Beschäftigte entfällt damit die Pflicht, Bescheinigungen einzureichen.
Für Arbeitgeber bedeutet es: weniger Papierarbeit – aber auch technische und organisatorische Umstellungen.
Für ausländische Versicherer gilt das digitale Verfahren nicht. Versicherte müssen Nachweise auf Papier einreichen und können einen Freibetrag über das Finanzamt berücksichtigen lassen.

So funktioniert
das neue Verfahren

Die PKV-Unternehmen übermitteln die monatlichen Beitragsdaten elektronisch an das BZSt.
Das BZSt gleicht die Daten mit den Steuermerkmalen ab und stellt sie im ELStAM-System bereit.
Arbeitgeber rufen diese Daten im Rahmen der monatlichen Listen ab und berücksichtigen sie beim Lohnsteuerabzug.

Die Meldung durch die Versicherung muss jeweils bis zum 20. November des Vorjahres erfolgen. Beitragsänderungen im laufenden Jahr sind unverzüglich zu übermitteln.

Wichtig

Mitversicherte Personen (z. B. Ehepartner) erhalten derzeit keine eigenen Beitragsmeldungen. Die Daten werden immer dem Hauptversicherten zugeordnet.

Neue ELStAM-Merkmale
ab 2026

Zur korrekten steuerlichen Berücksichtigung werden ab 2026 insgesamt vier neue elektronische Merkmale eingeführt. Hintergrund ist, dass sowohl Beiträge als auch Vorsorgeaufwendungen jeweils getrennt für PKV und PPV zu melden sind:

Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, für die ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist.
Höhe der monatlichen PPV-Beiträge, für die ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist.
Höhe der PKV-Beiträge, die bei der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt werden.
Höhe der PPV-Beiträge, die bei der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt werden.

Arbeitgeber müssen diese Merkmale künftig automatisiert abrufen und in der Lohnabrechnung umsetzen.

Übergangsregelung
bis Ende 2027

In den Jahren 2026 und 2027 gilt eine Übergangsregelung:
Wenn PKV-Daten aus technischen Gründen nicht übermittelt werden, darf der Arbeitgeber ausnahmsweise noch eine Papierbescheinigung zugrunde legen.

Aber: Das gilt nicht, wenn der Versicherte der elektronischen Übermittlung widersprochen hat.

Änderungen bei der Vorsorgepauschale
ab 2026

Das neue Verfahren hat auch Auswirkungen auf die Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug. Sie berücksichtigen pauschal Aufwendungen für Altersvorsorge-, Kranken- und Pflegeversicherung.

Das Verfahren wird damit individueller, aber auch technisch anspruchsvoller. Wenn keine Daten übermittelt werden (z. B. bei mitversicherten Ehepartnern oder Steuerklasse V/VI), kann das zu einer höheren Steuerbelastung führen.

Welche Vorbereitungen
sind notwendig?

Für Arbeitgeber und Lohnabrechner bedeutet das neue PKV-Verfahren vor allem:

Vorbereitung in 2025:
Lohnprogramme und Schnittstellen müssen das neue ELStAM-Verfahren unterstützen.

Kommunikation mit Mitarbeitern:
Beschäftigte sollten über das neue Verfahren und die Folgen eines Widerspruchs informiert werden.

Datenqualität prüfen:
Eine „saubere“ Pflege der Steuer-IDs und Versicherungsdaten ist Voraussetzung für reibungslose Abläufe.

Übergangsphase beachten:
Zwischen 2026 und 2027 ist das Ersatzverfahren mit Papierbescheinigungen noch zulässig, aber nur aus technischen Gründen.

Fazit

Das neue elektronische Datenaustauschverfahren zwischen PKV, BZSt und Arbeitgebern ist ein weiterer Schritt in Richtung digitale Lohnabrechnung. Es schafft weniger Verwaltungsaufwand und sorgt für eine präzisere steuerliche Berücksichtigung von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen.

Für Personalabteilungen heißt es nun:
Frühzeitig informieren, Prozesse anpassen und Mitarbeitende vorbereiten.

Stand: 20. November 2025

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