Abschied vom Papier –
Neues PKV-Datenaustauschverfahren ab 2026

Hintergrund –
Digital statt Papier

Bislang mussten Arbeitnehmer, die privat krankenversichert sind, ihrem Arbeitgeber jährlich eine Papierbescheinigung über die gezahlten Beiträge vorlegen.

Diese Bescheinigung diente als Grundlage, um die Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren korrekt zu berücksichtigen.

Ab 2026 wird dieses Verfahren
vollständig digitalisiert

Die Versicherungsunternehmen (mit Sitz in Deutschland) übermitteln die Daten künftig direkt an das BZSt, das sie wiederum den Arbeitgebern über das bekannte ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) bereitstellt.

• Für Beschäftigte entfällt damit die Pflicht, Bescheinigungen einzureichen.
• Für Arbeitgeber bedeutet es: weniger Papierarbeit – aber auch technische und organisatorische Umstellungen.
• Für ausländische Versicherer gilt das digitale Verfahren nicht. Versicherte müssen Nachweise auf Papier einreichen und können einen Freibetrag über das Finanzamt berücksichtigen lassen.

So funktioniert
das neue Verfahren

1. Die PKV-Unternehmen übermitteln die monatlichen Beitragsdaten elektronisch an das BZSt.
2. Das BZSt gleicht die Daten mit den Steuermerkmalen ab und stellt sie im ELStAM-System bereit.
3. Arbeitgeber rufen diese Daten regelmäßig ab und berücksichtigen sie beim Lohnsteuerabzug.

Die Meldung durch die Versicherung muss jeweils bis zum 20. November des Vorjahres erfolgen. Beitragsänderungen im laufenden Jahr sind unverzüglich zu übermitteln.

Neue ELStAM-Merkmale
ab 2026

Zur korrekten steuerlichen Berücksichtigung werden zwei neue elektronische Merkmale eingeführt (§ 39 Abs. 4 Nr. 4 EStG):

1. Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, für die ein steuerfreier Arbeitgeberzuschuss möglich ist.
2. Höhe der PKV-Beiträge, die bei der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigt werden.

Arbeitgeber müssen diese Merkmale künftig automatisiert abrufen und in der Lohnabrechnung umsetzen.

Widerspruch gegen Datenübermittlung –
mit Folgen

Versicherungsnehmer können der elektronischen Datenübermittlung an das BZSt widersprechen.
Doch Vorsicht: In diesem Fall erhält der Arbeitgeber keine Beitragsdaten und darf keine Papierbescheinigung annehmen.

Das bedeutet konkret:

• Keine steuerliche Berücksichtigung der PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzug
• Höhere Lohnsteuerbelastung für die betroffene Person

Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter frühzeitig auf diese Konsequenzen hinweisen.

Übergangsregelung
bis Ende 2027

In den Jahren 2026 und 2027 gilt eine Übergangsregelung:
Wenn PKV-Daten aus technischen Gründen nicht oder fehlerhaft übermittelt werden, darf der Arbeitgeber ausnahmsweise noch eine Papierbescheinigung zugrunde legen.

Aber: Das gilt nicht, wenn der Versicherte der elektronischen Übermittlung widersprochen hat.

Änderungen bei der Vorsorgepauschale
ab 2026

Das neue Verfahren hat auch Auswirkungen auf die Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug. Sie berücksichtigen pauschal Aufwendungen für Altersvorsorge-, Kranken- und Pflegeversicherung.

Das ändert sich konkret:

Das Verfahren wird damit individueller, aber auch technisch anspruchsvoller. Wenn keine Daten übermittelt werden (z. B. bei mitversicherten Ehepartnern oder Steuerklasse V/VI), kann das zu einer höheren Steuerbelastung führen.

Welche Vorbereitungen
sind notwendig?

Für Arbeitgeber und Lohnabrechner bedeutet das neue PKV-Verfahren vor allem:

• Vorbereitung in 2025:
  Lohnprogramme und Schnittstellen müssen das neue ELStAM-Verfahren unterstützen.

• Kommunikation mit Mitarbeitern:
  Beschäftigte sollten über das neue Verfahren und die Folgen eines Widerspruchs informiert werden.

• Datenqualität prüfen:
  Eine „saubere“ Pflege der Steuer-IDs und Versicherungsdaten ist Voraussetzung für reibungslose Abläufe.

• Übergangsphase beachten:
  Zwischen 2026 und 2027 ist das Ersatzverfahren mit Papierbescheinigungen noch zulässig, aber nur aus technischen Gründen.

Fazit

Das neue elektronische Datenaustauschverfahren zwischen PKV, BZSt und Arbeitgebern ist ein weiterer Schritt in Richtung digitale Lohnabrechnung. Es schafft mehr Transparenz, weniger Verwaltungsaufwand und sorgt für eine präzisere steuerliche Berücksichtigung von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen.

Für Personalabteilungen heißt es nun:
Frühzeitig informieren, Prozesse anpassen und Mitarbeitende vorbereiten.