• HANSALOG die Software für das Personalwesen. Reisekostenabrechnung, Outsourcing

Outsourcing der Reisekostenabrechnung mit HANSALOG

Individuelle Lösungen zur Auslagerung der Reisekostenabrechnung

Sie möchten Ihre Reisekostenabrechnung auslagern und von den vielen Vorteilen des Outsourcing profitieren? Als Dienstleister bietet HANSALOG mit der Reisekostenabrechnung im Outsourcing eine für jeden Kunden individuell anpassbare Lösung. Sie reisen und wir erledigen den Rest: je nach Anforderung als Hosting, als Application Service Providing (ASP) oder als vollständige Auslagerung der Reisekostenabrechnung im Full Service.

Nutzen Sie Einsparpotenziale, indem Sie sämtliche Prozesse oder nur Teile der Reisekostenabrechnung extern vergeben und so die Bindung vieler Kapazitäten aufheben. Führen Sie Dienstreisen effizient durch, ohne dass Sie an der Verwaltung oder Erfassung von Daten und Belegen verzweifeln – das gilt auch für internationale Reisen mit komplexen Anforderungen.

Stellen Sie durch das Outsourcing sicher, dass die Abrechnung der Reisekosten auch bei Personalengpässen korrekt erstellt wird oder dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist, ohne Eigenaufwand mit der Aktualisierung zu haben.

Mit kompetenter Fachkenntnis stehen wir von HANSALOG Ihnen bei der Reisekostenabrechnung als Outsourcing-Partner zuverlässig zur Seite – und das mit verschiedenen Service Level Agreements. Die Auslagerung ermöglicht Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und die notwendige Expertise von extern einzuholen. Während Ihre Mitarbeiter reisen, kümmern wir uns bei Bedarf um alles, was zur ordentlichen Abrechnung notwendig ist.

Unsere Outsourcing-Lösungen rund um die Reisekostenabrechnung:

 


 

Reisekostenabrechnung als ASP-Lösung

Mit der HANSALOG ASP-Lösung optimieren und vereinfachen Sie die Prozesse rund um die Reisekostenabrechnung, haben ein geringes Investitionsvolumen und keine Kosten für die Infrastruktur. Sie mieten die Software für die Reisekostenabrechnung zu einem festen Preis. Ihre Vorteile: keine Investition in Software-Lizenzen und eine stets aktuelle Lösung, die den gesetzlichen Vorgaben rund um Reisekosten und Dienstreisen entspricht.

Das Hosting der Programme und die IT-Administration übernehmen wir. Sie können sich dank Application Service Providing ganz auf die fachlichen Aufgaben rund um die Reisekostenabrechnung konzentrieren und Ihre IT-Abteilung wird entlastet.

Bestandteile dieses Servicepaketes:

  • Einrichten und Bereitstellen der Software

  • ständige Überwachung der RZ-Infrastruktur

  • Installation neuer Releases

  • regelmäßige Überprüfung der Datenbank

  • Kontrolle der Logfiles

  • Überprüfung der Datensicherung

  • Pflege der gesetzlichen und steuerlichen Änderungen

  • Import der Währungskurse


System-Umgebung:

Wir stellen Ihnen die komplette technische Infrastruktur sowie die Anwendungssoftware „HANSALOG-Reisekosten“ zur Verfügung:

  • zertifiziertes und abgesichertes Datacenter

  • ausfallsichere Hardware

  • immer aktuelle Betriebssystem-Versionen

  • redundante und gesicherte Datenbanken

  • ständige Überwachung der RZ-Infrastruktur

  • ständige Überprüfung der Netzwerkanschlüsse

 

System-Bereitstellung:

HANSALOG richtet das System gemäß Ihren individuellen Anforderungen und Bedürfnissen unter Berücksichtigung der gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften für Sie ein. Definitionen von Workflows, Kostenarten, Buchungstabellen und vieles mehr werden zusammen mit Ihnen definiert und eingerichtet.

Ein weiterer Punkt dieser ASP-Lösung zur Reisekostenabrechnung ist die Festlegung sämtlicher Import- und Export-Schnittstellen für Ihr System: Sei es die Übergabe an die Finanzbuchhaltung oder an das Entgeltsystem, das Bankenclearing für Zahlungsdaten oder der Import der Mitarbeiterdaten, Kreditkarten etc.

 

System-Admin:

Sämtliche steuerlichen und gesetzlichen Änderungen werden regelmäßig gepflegt, Pauschalen auf dem neuesten Stand gehalten, Währungskurse regelmäßig importiert. Wir hosten das System für Sie und tragen damit die Verantwortung für die uneingeschränkte Nutzung und Verfügbarkeit.

 


 

Vollständiges Outsourcing der Entgelt-Sachbearbeitung (Full Service)

Im Full Service Outsourcing übernehmen unsere spezialisieren Sachbearbeiter alle Arbeiten von der Erfassung der Dienstreisen bis hin zur Erstellung der Reisekostenabrechnung. Sie nutzen die Kernkompetenz von HANSALOG und die Abrechnung der Reisekosten wird kostensicher und transparent. Damit bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Abwicklung für Sie durchzuführen, auch die Erfassung der Reisen bzw. Belege. So können Sie wahlweise sämtliche Reisebelege an uns schicken oder direkt über unser Portal selbst erfassen.

HANSALOG prüft als kompetenter Outsourcing-Dienstleister nach steuerlichen, gesetzlichen sowie firmenspezifischen Rahmenbedingungen und erstellt Ihre Reisekostenabrechnung sowie die Buchungsätze für die Finanzbuchhaltung und für Ihr Entgeltsystem in unterschiedlichen Dateiformaten.

Des Weiteren kann für Ihre Reisekostenabrechnung ein Workflow hinterlegt werden. Es kann dann, zum Beispiel nach der externen Reiseprüfung durch HANSALOG, direkt eine E-Mail an den Vorgesetzten geschickt werden, der die Reise via E-Mail oder über das Portal genehmigen oder ablehnen kann.

 

Weitere Funktionen im Detail:

  • Administration und Wartung der Hard- und Software, wie unter „HANSALOG ASP“ beschrieben

  • Bereitstellen der webbasierten Software für die Reisekostenabrechnung , d. h. der Reisende erfasst seine Reisen direkt über die Web-Anwendung via PC oder Tablet

  • Oder die Erfassung aller abrechnungsrelevanter Daten und Belege (Schuhkartonlösung) erfolgt durch HANSALOG-Mitarbeiter

  • Prüfung der Reisen in Hinblick auf alle steuerlichen, tariflichen, firmenspezifischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen durch HANSALOG

  • Bei Bedarf Klärung von Sachverhalten direkt mit den Reisenden bzw. mit von Ihnen vorgegebenen Ansprechpartnern

  • Hotline-Service für Ihre Mitarbeiter bei Fragen zur Reisekostenabrechnung

  • E-Mail-Benachrichtigung an den Reisenden über den Status der Reise

  • Scannen der Belege zur optischen Archivierung

 


 

Weitere Leistungen:

  • Import Company Card

  • Import Corporate Card

  • Import Währungskurse. Täglich, wöchentlich, je nach Anforderung

  • Bereitstellen der Daten für die Finanzbuchhaltung

  • Bankenclearing

  • Übergabe der Daten an die Entgeltabrechnung

Nutzen Sie unseren zuverlässigen
und professionellen Service.

Als etablierter Outsourcing-Partner bietet HANSALOG
Ihnen stets eine umfassende Beratung.