• HANSALOG die Software für das Personalwesen. Reisekostenabrechnung, Outsourcing

HANSALOG Reisekostenabrechnung
im Outsourcing

Sie reisen – wir erledigen den Rest

Die Reisekostenabrechnung bindet viele Kapazitäten und die dafür benötigte Software muss stets aktuell sein. Als Dienstleister bietet HANSALOG ein breites Lösungsspektrum: vom Hosting der Reisekostenabrechnung über die Application Service Providing-Lösung (ASP) bis hin zum Fullservice. 

Sie können Dienstreisen effizient durchführen, ohne dass Sie an der Verwaltung oder Erfassung von Daten und Belegen verzweifeln müssen – das gilt auch für internationale Reisen mit komplexen Anforderungen.

Unsere Leistungen rund um die Reisekostenabrechnung:

 


 

HANSALOG Reisekostenabrechnung 
im Application Service Providing (ASP)

Mit der HANSALOG ASP-Reisekostenabrechnung optimieren und vereinfachen Sie die Prozesse, das bedeutet ein geringes Investitionsvolumen und keine Kosten für die Infrastruktur.

Bestandteile dieses Servicepaketes:

  • Einrichten und Bereitstellen der Software

  • ständige Überwachung der RZ-Infrastruktur

  • Installation neuer Releases

  • regelmäßige Überprüfung der Datenbank

  • Kontrolle der Logfiles

  • Überprüfung der Datensicherung

  • Pflege der gesetzlichen und steuerlichen Änderungen

  • Import der Währungskurse


System-Umgebung:

Wir stellen Ihnen die komplette technische Infrastruktur sowie die Anwendungssoftware „HANSALOG-Reisekosten“ zur Verfügung: ein zertifiziertes und abgesichertes Datacenter, ausfallsichere Hardware, immer aktuelle Betriebssystem-Versionen, redundante und gesicherte Datenbanken, ständige Überwachung der RZ-Infrastruktur sowie ständig Überprüfung der Netzwerkanschlüsse etc.

 

System-Bereitstellung:

Hansalog richtet das System gemäß Ihren individuellen Anforderungen und Bedürfnissen unter Berücksichtigung der gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften für Sie ein. Definition von Workflows, Kostenarten, Buchungstabellen und vieles weitere mehr wird zusammen mit Ihnen definiert und eingerichtet. Ein weiterer Punkt ist die Festlegung sämtlicher Import- und Export-Schnittstellen für Ihr System. Sei es nun die Übergabe an die Finanzbuchhaltung, die Übergabe an das Entgeltsystem, das Bankenclearing für Zahlungsdaten oder der Import der Mitarbeiterdaten, Kreditkarten etc.

 

System-Admin:

Sämtliche steuerlichen und gesetzlichen Änderungen werden regelmäßig gepflegt, Pauschalen auf dem neuesten Stand gehalten, Währungskurse regelmäßig importiert. Wir hosten das System für Sie und tragen damit die Verantwortung für die uneingeschränkte Nutzung und Verfügbarkeit.

 


 

HANSALOG Outsourcing Reisekostenabrechnung im Full-Service

Im Fullservice übernehmen unsere Sachbearbeiter alle Arbeiten von der Erfassung der Dienstreisen bis hin zur Erstellung der Reisekostenabrechnung. Sie nutzen die Kernkompetenz von HANSALOG und die Reisekostenabrechnung wird kostensicher und transparent. Mit HANSALOG-Fullservice bietet HANSALOG Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Abwicklung der Reisekosten für Sie durchzuführen, auch die Erfassung der Reisen bzw. Belege. So können Sie wahlweise sämtliche Reisebelege an uns schicken oder direkt über unser Portal selbst erfassen.

HANSALOG prüft nach steuerlichen, gesetzlichen sowie firmenspezifischen Rahmen­bedingungen und erstellt Ihre Reisekostenabrechnung sowie die Buchungsätze für die Finanzbuchhaltung als auch für Ihr Entgeltsystem in unterschiedlichen Dateiformaten.

Des Weiteren kann für Ihre Reisekostenabrechnung ein Workflow hinterlegt werden. Es kann dann zum Beispiel, nach der Reiseprüfung durch HANSALOG, direkt eine E-Mail an den Vorgesetzten geschickt werden. Der Vorgesetzte kann dann via E-Mail oder über das Portal die Reise
genehmigen oder ablehnen.

 

Weitere Funktionen im Detail:

  • Administration und Wartung der Hard- und Software, wie unter 

  • „HANSALOG ASP“ beschrieben Bereitstellen der webbasierten Software für die Reisekostenabrechnung , d. h. der Reisende erfasst seine Reisen direkt über die Web-Anwendung via PC oder Tablet

  • Oder die Erfassung aller abrechnungsrelevanter Daten und Belege (Schuhkartonlösung) erfolgt durch HANSALOG-Mitarbeiter

  • Prüfung der Reisen in Hinblick auf alle steuerlichen, tariflichen, firmenspezifischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen durch HANSALOG

  • Bei Bedarf Klärung von Sachverhalten direkt mit den Reisenden bzw. mit von Ihnen vorgegebenen Ansprechpartnern

  • Hotline-Service für Ihre Mitarbeiter bei Fragen zur Reisekostenabrechnung

  • E-Mail-Benachrichtigung an den Reisenden über den Status der Reise

  • Scannen der Belege zur optischen Archivierung

 


 

Weitere Leistungen:

  • Import Company Card

  • Import Corporate Card

  • Import Währungskurse. Täglich, wöchentlich, je nach Anforderung

  • Bereitstellen der Daten für die Finanzbuchhaltung

  • Bankenclearing

  • Übergabe der Daten an die Entgeltabrechnung

Nutzen Sie unseren zuverlässigen
und professionellen Service.

Als etablierter Outsourcing-Partner bietet HANSALOG
Ihnen stets eine umfassende Beratung.