Rechnungsstellung verstehen und anwenden mit HANSALOG MEGA

Fakturierung ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen. Ihre zentrale Funktion ist die Rechnungsstellung. Dazu gehört weit mehr als nur die bloße Erstellung eines Dokuments. Die Fakturierung erfasst den gesamten Prozess vom Angebot an den Kunden bis zur Überwachung der Zahlungseingänge. Eine korrekte Fakturierung ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen sichert sie dem Unternehmen fristgerechte Zahlungseingänge, zum anderen ergeben sich aus den Rechnungen auch entsprechende Steuerpflichten. Nicht zuletzt sind die Dokumente wichtige Beweise im Fall einer Auseinandersetzung mit Kunden. Fehler können also erhebliche Folgen haben. Aus diesem Grund hat eine fehlerfreie Fakturierung größte Bedeutung. Betriebe setzen dafür auf moderne Fakturierungsprogramme wie HANSALOG MEGA, um die Rechnungsstellung zu automatisieren. Das minimiert Fehlerquellen und spart zugleich wertvolle Zeit in der Buchhaltung.

Was heißt Faktura?

Fakturierung ist Pflicht

Wie in der Definition der Fakturierung ersichtlich, sind Rechnungen essentiell für Unternehmen. Doch sie dienen nicht nur einem Selbstzweck, sie sind auch Pflicht. Genaueres dazu regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Daraus geht hervor, dass Unternehmen zur Fakturierung (also zur Rechnungsstellung) verpflichtet sind, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung. Dort finden sich außerdem die Pflichtangaben für Rechnungen:

Angaben zum Rechnungssteller:

Name und Anschrift

Steuernummer

Umsatzsteuer-ID (wenn vorhanden)

Angaben zur Leistung:

Leistungsdatum / Datum der Lieferung

Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung

Menge des Produkts oder der erbrachten Leistungen

Angaben zum Rechnungsdokument:

Individuelle Rechnungsnummer

Rechnungsdatum

Angaben zum Rechnungsempfänger:

Name und Anschrift

ggf. Steuernummer (optional)

Buchhalterische Angaben:

Rechnungssumme

Steuersatz

Steuerbetrag

alternativ: Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung, Reversed Charge Verfahren o. Ä.)

Arten der Fakturierung

Grundsätzlich werden zwei Arten der Fakturierung per Definition unterschieden. Dabei handelt es sich um die Vorfakturierung und die Nachfakturierung. „Vor“ und „nach“ beziehen sich hierbei auf das Datum der Rechnungsstellung in Bezug auf die Leistungserbringung.

Nachfakturierung bedeutet, dass die Rechnung nach der Leistungserbringung versandt wird. Ein klassisches Beispiel für diese Fakturierung ist ein Handwerksbetrieb. Der könnte in einem Supermarkt eine neue Eingangstür montiert haben und stellt erst im Nachgang seine Rechnung.

Im Gegensatz dazu bedeutet Vorfakturierung, dass der Kunde zuerst die Rechnung erhält und dann erst die Ware. Ein Beispiel für diesen Fall ist der Kauf gegen Vorkasse. Im B2B-Umfeld ist die Nachfakturierung deutlich häufiger.

Das Rechnungswesen und die Aufgaben der Fakturierung

Wie in der Fakturierungsdefinition bereits angesprochen, umfasst die Fakturierung mehrere Teilbereiche, wobei die Erstellung der Rechnung ihre zentrale Funktion ist. Tatsächlich beginnt der Prozess jedoch schon viel früher. Im Folgenden sind alle Schritte dargestellt, die im Laufe der Fakturierung anfallen können.

1. Angebotserstellung

Bei der Angebotserstellung erfasst das Unternehmen die Kundendaten und definiert die Produkte oder Dienstleistungen. In dem Zusammenhang legt der Vertrieb außerdem die Zahlungs- und Lieferbedingungen fest und kalkuliert einen Angebotspreis. Die Pflege der Kundendaten erfolgt in der Regel im ERP-System.

Gut zu wissen: Mit HANSALOG MEGA vermeiden Sie manuelle Datenübertragungen – eine der häufigsten Fehlerquellen. Stattdessen lassen sich Daten für die Fakturierung mühelos automatisch aus externen Abrechnungssystemen erfassen und die Auftragsverwaltung ist direkt inkludiert.

2. Auftragserfassung

Wenn Ihr Kunde das Angebot annimmt, entsteht ein Auftrag. Mit HANSALOG MEGA legen Sie den auf Knopfdruck im System an und schaffen damit die Grundlage für eine lückenlose Fakturierung.

3. Leistungserbringung / Lieferung

Die eigentliche Leistungserbringung oder Lieferung ist Aufgabe der Fachabteilungen. Allerdings ist die Fakturierung auch hier indirekt beteiligt, da sie den Stand des Auftrags überwacht.

4. Rechnungserstellung (Faktura)

Sind die Leistungen erbracht, folgt die wichtigste Aufgabe der Fakturierung: die Erstellung der Rechnungsunterlagen (Faktura). Mit MegaPlus® Fakturierung versenden Sie Rechnungen digital direkt aus dem System, zum Beispiel als ZUGFeRD- oder X-Rechnung. Großer Vorteil: Die Verbuchung Ihrer Rechnungen erfolgt direkt in der Finanzbuchhaltung ohne manuelle Fehlerquellen.

5. Buchhaltung und Verbuchung

Hat der Kunde die Forderungen beglichen, verbucht das Unternehmen die Rechnung im Buchhaltungssystem. Das System erfasst die Umsätze, belastet das Debitorenkonto und hinterlegt die steuerlichen Daten.

6. Zahlungseingang überwachen

Zur Aufgabe der Fakturierung gehört, Lastschrifteinzüge zu generieren bzw. alternativ die Zahlungseingänge zu überwachen, um Zahlungen korrekt zuzuordnen. Auch das erledigen Sie mit HANSALOG MEGA ganz einfach digital und automatisiert.

7. Zahlungserinnerung und Mahnwesen (falls nötig)

Sollte eine Rechnung unbezahlt bleiben, umfasst die Fakturierung auch den Versand von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. HANSALOG MEGA unterstützt Ihre Mitarbeiter dabei, Rechnungsdaten im Auge zu behalten und gegebenenfalls Erinnerungen und Mahnungen zu versenden, wenn der Rechnungsempfänger das Zahlungsziel überschritten hat.

8. Archivierung und Reporting

Wichtig: Mit der Verbuchung von Rechnungseingängen ist die Aufgabe der Fakturierung nicht abgeschlossen. Es bestehen hohe Anforderungen an die Archivierung, zum Beispiel gibt es Aufbewahrungspflichten von in der Regel zehn Jahren. Im Fall einer Betriebsprüfung ist es wichtig, die erforderlichen Daten sofort abrufen zu können. HANSALOG MEGA bietet Ihnen dafür eine revisionssichere Archivierung.

Häufige Fehler bei der Fakturierung

Falsche oder doppelte Rechnungsnummern verstoßen gegen rechtliche Vorgaben und behindern die Rechnungsverfolgung. Mit einer modernen Rechnungssoftware wie HANSALOG MEGA vermeiden Sie dieses Problem durch eine automatische Kontrolle und Vergabe von Rechnungsnummern.

Unvollständige Datensätze zum Leistungsempfänger machen es unmöglich, eine rechtskonforme Rechnung zu erstellen. Zudem erschweren sie die Arbeit von Vertrieb und Projektmanagement im Betrieb. Durch eine umfassende Softwarelösung stellen Sie konsistente Datensätze sicher. Nutzen Sie HANSALOG MEGA als AddOn, werden Daten automatisch erfasst.

Rechnungen zu spät oder gar nicht zu versenden, ist tatsächlich nach wie vor eine Fehlerquelle in der Fakturierung. Mit entsprechenden Folgen für die Liquidität und die Umsätze. Mit einer modernen Faktura-Software behalten Sie alle Fristen im Blick.

Falsche Beträge und Steuerangaben (falsche Umsatzsteuer) sind ein Problem, das Ihr Unternehmen nachhaltig belasten kann. Die Quelle sind so gut wie immer fehlerhafte manuelle Kalkulationen, wenn zum Beispiel der falsche Steuersatz angewendet wird.

Ein unübersichtliches Mahnwesen führt dazu, dass Unternehmen im Zweifelsfall auf berechtigte Forderungen verzichten. Hier ist es hilfreich, wenn das Mahnwesen direkt in das Faktura-Programm integriert ist.

Fakturierung am besten mit Softwareunterstützung – jetzt beraten lassen

Ob Umsatzsteuer, E-Rechnung, Auftragsverfolgung oder Mahnwesen: Der Beitrag zeigt, warum die Fakturierung Bedeutung hat – und wie eine moderne Softwarelösung Ihre Buchhaltung unterstützen kann. Mit HANSALOG MEGA haben Sie eine ganzheitliche Lösung, die Ihre Finanzbuchhaltung digitalisiert. Dabei bestimmen Sie selbst, welchen Umfang Sie benötigen. Wünschen Sie sich eine eigenständige Lösung, eine integrierte Software oder ein AddOn zur bestehenden Fakturierung, um rechtskonforme E-Rechnungen zu erstellen? Wir gehen flexibel auf Ihren Bedarf ein. Lassen Sie sich gerne persönlich beraten und nehmen Sie hier Kontakt auf.