Offene Posten verstehen -
Grundlage für eine reibungslose Finanzbuchhaltung

Eine Frau sitzt im Büro am Rechner und tippt etwas

Unabhängig von der Unternehmensgröße sind offene Posten ein wichtiger Bestandteil der täglichen Finanzarbeit. Sie geben Aufschluss darüber, welche Zahlungen noch ausstehen – sowohl auf Kunden- als auch auf Lieferantenseite. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter dem Begriff „offene Posten“ steckt, warum ihre Verwaltung so entscheidend ist und wie Sie den Überblick im Arbeitsalltag ganz einfach digital behalten.

Was sind offene Posten in der Finanzbuchhaltung?

Wenn eine Rechnung gebucht, aber noch nicht bezahlt wurde, spricht man in der Buchhaltung von einem „offenen Posten“. Das ist bei Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Ausgangsrechnungen an Kunden der Fall, wenn die Zahlung erst später erfolgt. Solche offenen Buchungen erscheinen auf den jeweiligen Kreditoren- oder Debitorenkonten. Alle noch offenen Beträge werden zum OP-Saldo zusammengefasst – er zeigt auf einen Blick, wie viel insgesamt noch offen ist.

Einfluss offener Forderungen auf die Zahlungsfähigkeit

Ausstehende Forderungen wirken sich unmittelbar auf die Liquidität eines Unternehmens aus. Bleiben Kundenzahlungen ganz oder teilweise aus, während laufende Verbindlichkeiten weiterhin bedient werden müssen, gerät der finanzielle Handlungsspielraum zunehmend unter Druck. Ein wachsender Bestand an offenen Posten kann die Zahlungsfähigkeit erheblich beeinträchtigen und im Extremfall existenzbedrohende Konsequenzen nach sich ziehen. Um solchen Risiken frühzeitig entgegenzuwirken, ist ein konsequentes Forderungsmanagement und die regelmäßige Kontrolle der offenen Posten unerlässlich.

TIPP:

Mit der professionellen Softwarelösung von HANSALOG MEGA behalten Sie offene Posten stets im Blick.

Zweck und Nutzen der Offene-Posten-Verwaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung erfüllt – je nach Art des Postens – unterschiedliche Funktionen im Rahmen der Finanzsteuerung eines Unternehmens. Dabei wird zwischen offenen Forderungen und offenen Verbindlichkeiten unterschieden, wobei jeweils verschiedene Zielsetzungen verfolgt werden:

Bei Verbindlichkeiten (z. B. Lieferantenrechnungen):

Sicherstellung der Einhaltung vereinbarter Zahlungsfristen
Vermeidung von zusätzlichen Kosten durch Mahnungen oder Verzugszinsen
Optimale Nutzung von Skontofristen durch rechtzeitige Begleichung der Rechnungen

Bei Forderungen (z. B. Kundenrechnungen):

Prüfung, ob Zahlungen fristgerecht eingehen
Schnelles Reagieren bei überfälligen Forderungen, z. B. durch Mahnwesen
Beitrag zur Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens

Die gezielte Verwaltung offener Posten hilft somit dabei, den Überblick über Zahlungsströme zu behalten, Risiken frühzeitig zu erkennen und finanzielle Spielräume optimal zu nutzen.

So behalten Sie offene Posten effizient im Griff

Für die systematische Kontrolle offener Posten gibt es grundsätzlich zwei bewährte Vorgehensweisen, die je nach Unternehmensgröße und Arbeitsvolumen zum Einsatz kommen können:

1. Manuelle Überwachung mittels Wiedervorlagesystem

Bei diesem eher klassischen Verfahren wird für jede erstellte Rechnung eine Kopie in eine tagesstrukturierte Wiedervorlagemappe eingeordnet – jeweils in das Fach mit dem entsprechenden Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise lässt sich täglich gezielt prüfen, welche Forderungen zur Zahlung anstehen. Sobald ein Zahlungseingang erfolgt, wird dies auf der Kopie vermerkt und das Dokument in einen Monatsordner abgelegt. Verbleibende Unterlagen in der Wiedervorlage gelten als überfällig und sollten weiterverfolgt, etwa durch Mahnungen oder Inkasso, bearbeitet werden.

Bei dieser Methode wird auf die buchhalterische Abbildung der offenen Posten verzichtet – statt über Debitoren- oder Kreditorenkonten zu gehen, erfolgt die Verbuchung direkt auf den Erlös- oder Aufwandskonten.

2. EDV-gestützte Offene-Posten-Buchführung

Wenn eine Vielzahl offener Rechnungen zu verwalten ist, empfiehlt sich der Einsatz einer systemgestützten OP-Buchhaltung. Hierbei werden sämtliche Ausgangs- und Eingangsrechnungen direkt auf Debitoren- bzw. Kreditorenkonten erfasst. Geht die zugehörige Zahlung ein oder wird sie geleistet, wird der jeweilige Posten durch eine Ausgleichsbuchung geschlossen. Die aktuelle Liste offener Posten ergibt sich aus allen Buchungen, bei denen dieser Ausgleich noch aussteht.

TIPP:

Das Zuordnen von Zahlungen zu den entsprechenden offenen Buchungen wird auch als Ausziffern bezeichnet – da jeder Posten eine fortlaufende Kennziffer erhält. Bei größeren Datenmengen ist es in der Praxis ratsam, eine geeignete Finanzbuchhaltungssoftware wie HANSALOG MEGA einzusetzen, die diesen Prozess automatisiert und für Übersicht sorgt.

Berücksichtigung offener Posten im Rahmen des Jahresabschlusses

Gerade bei kleineren Betrieben genügt in vielen Fällen eine einfache Verwaltung der offenen Posten, ohne dass eine detaillierte OP-Buchhaltung erforderlich ist. Der Grund dafür liegt in der Art der Gewinnermittlung: Wird der Überschuss mittels der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) festgestellt, genügt es in der Regel, Zahlungsein- und -ausgänge chronologisch zu dokumentieren. Eine separate Erfassung offener Rechnungen ist in diesem Kontext gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen buchführungspflichtig ist – beispielsweise aufgrund der Rechtsform oder Umsatzhöhe. In diesem Fall müssen am Ende des Geschäftsjahres alle noch offenen Forderungen und Verbindlichkeiten systematisch aufgeführt werden. Nur so lässt sich der Jahresabschluss im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) erstellen. Eine saubere Aufstellung der offenen Posten zum Bilanzstichtag ist damit unverzichtbarer Bestandteil der Abschlussarbeiten.

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