Was ist Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung (FiBu) erfasst als zentraler Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens alle finanziellen Vorgänge im Unternehmen. Sie dokumentiert alle finanziellen Geschäftsvorfälle und erstellt aus diesen Daten die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie den Jahres- und andere Abschlüsse.Verlässliche Zahlen sind z. B. für Steuern und zur Unternehmensbewertung erforderlich und leiten die Unternehmensführung bei finanziellen Entscheidungen. Die erhobenen Daten sind auch für Investoren interessant und bilden einen wesentlichen Teil des Lageberichts nach §289 HGB.  

Wie gliedert sich die Finanzbuchhaltung in das Rechnungswesen ein?

Das Betriebliche Rechnungswesen erfasst die Finanz- und Leistungsströme im Unternehmen insgesamt. Es gliedert sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche mit jeweils eigenständigen Funktionen.

Vier Bereiche des Betrieblichen Rechnungswesens

Die Finanzbuchhaltung ist der externe Teil des Rechnungswesens und liefert die Grundlagendaten für die anderen Bereiche. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und unterliegt strengen Regeln (z. B. HGB, EStG). Die anderen Bereiche des Rechnungswesens (insbesondere die Kosten-/Leistungsrechnung) nutzen die Daten der Finanzbuchhaltung auch, sind jedoch freier gestaltbar.

Die Finanzbuchhaltung ist ein Pflichtbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Sie dokumentiert die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen, während andere Bereiche vor allem der internen Entscheidungsfindung und Bewertung dienen.

Welche Aufgaben umfasst die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?

Weil die Finanzbuchhaltung ein- und ausgehende Zahlungen betrachtet, wird sie um die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ergänzt. Die Kreditoren bezeichnen die Geschäftsbeziehung zu Lieferanten (Zahlungsempfänger), die Debitoren beschreiben die Kundenbeziehungen (Zahlungseingänge).

Bei den Kreditoren werden:

• eingehende Rechnungen von Lieferanten geprüft
  (Dreiklang: Bestellung, Leistungseingang, Rechnung),
• die resultierenden Verbindlichkeiten gebucht und mit Zahlungsfristen versehen,
• Zahlungen im akzeptierten Umfang geplant und ausgeführt.

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung umfassen:

• die Erstellung der Kundenrechnungen auf Basis gelieferter Waren oder Leistungen sowie der vereinbarten Konditionen,
• die Erfassung offener Forderungen, Zahlungseingänge und das Mahnwesen (Forderungsmanagement),
• die Klärung von Unstimmigkeiten und das Inkasso bei säumigen Zahlern

Beide Bereiche haben einige Gemeinsamkeiten:

• Nur mit gutgepflegten Stammdaten lassen sich die zugewiesenen Aufgaben fehlerfrei und mit vertretbarem Aufwand erledigen.
• Beide, Debitoren und Kreditoren gemeinsam, dienen der lückenlosen Dokumentation aller Vorgänge für Prüfungen und Abschlüsse.
• Sie bilden die Grundlage für die Abstimmung mit anderen Abteilungen (z. B. Einkauf, Vertrieb) und externen Partnern (Lieferanten, Kunden)

Welche Ergebnisse liefert die Finanzbuchhaltung?

Da die Finanzbuchhaltung alle finanziellen Transaktionen erfasst, ist sie Grundlage für:

• den Jahresabschluss mit Bilanz, GuV, Anhang und Lagebericht, aber auch Monats- oder Quartalabschlüsse,
• steuerliche Unterlagen für das Finanzamt,
• Kennzahlen und Analysen zur Beurteilung der Unternehmensperformance,
• Liquiditätsübersichten zur Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,
• Daten für das Management und das interne Rechnungswesen.

Die Daten liefern auch wertvolle betriebswirtschaftliche Kennzahlen, z.B.:

• Liquiditätskennzahlen 
• Rentabilitätskennzahlen 
• Verschuldungsgrad
• Umsatzrentabilität

Das Management profitiert von:

• Liquiditätsprognosen und Zahlungsströmen
• Offene-Posten-Listen
• Analysen zu Budgetabweichungen

Welche Unternehmen müssen eine Finanzbuchhaltung umsetzen?

Die Pflicht zur Finanzbuchhaltung hängt von der Rechtsform, der Größe und der Art des Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt diese Art der Finanzdokumentation für:

• Kaufleute: eingetragene Einzelunternehmer und Personengesellschaften,
• Kapitalgesellschaften (unabhängig von ihrer Größe).

Unabhängig von der Rechtsform sind Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie mindestens zwei der folgenden drei Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten (§ 1 HGB, § 267 HGB):

• Bilanzsumme: mehr als 6 Millionen Euro,
• Umsatzerlöse: mehr als 12 Millionen Euro,
• Durchschnittliche Mitarbeiterzahl: mehr als 50.

Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Eintrag ins Handelsregister müssen keine doppelte Buchführung vornehmen, sondern können sich für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) entscheiden. Auch für Land- und Forstwirte gelten vereinfachte Regeln, sofern Sie die Kriterien nicht überschreiben.

Welche Vorteile bringt Software für Finanzbuchhaltung im Unternehmen?

Die Erfassung aller Geschäftsvorfälle ist nicht nur aus planerischer Sicht sinnvoll, sondern auch eine Pflicht für alle Unternehmen und öffentlichen Institutionen. Die Finanzbuchhaltung bildet die Datenzentrale, auf die andere Teile des betrieblichen Rechnungswesens zugreifen.

Eine Finanzbuchhaltung ohne Softwareunterstützung ist schlichtweg undenkbar, wenn ein gewisses Volumen an Buchungen anfällt. Die Software muss die Buchungsvorgänge unterstützen, die Daten rechtskonform verwalten und Berichte und Auswertungen bereitstellen.

Die Ansprüche von HANSALOG MEGA gehen deutlich weiter:
diese Software wurde mit dem Ziel entwickelt, Anwendern die Bearbeitung abzunehmen und Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Das erwartet Sie:

• Eine moderne Stammdatenverwaltung mit frei definierbaren Zusatzfeldern macht die Software variabel für viele Anwendungsfälle.
• Dialogorientierte Buchungsabläufe automatisieren viele Einzelschritte.
• Ein Modul zum automatischen Zahlungsverkehr übernimmt alle gängigen Zahlungseingänge und optimiert den Zahlungsverkehr an Kreditoren., bzw. sorgt für den Lastschrift-Einzug bei Kundenzahlungen.
• Umfassende, individualisierbare Auswertungen geben dem Management eine verlässliche Datenbasis für ihre Entscheidungen.

Die Perspektive ist wichtig: Die FiBu ist natürlich ein Aufwand im Unternehmen, bildet aber gleichzeitig die Grundlage für ein erfolgreiches Wirtschaften auf Basis verlässlicher Daten.

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