Nie wieder Verpflegungsmehraufwand nachschlagen

Jedes Jahr ändern sich die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand. Und jedes Jahr googeln Personaler die neuen Verpflegungspauschalen. Das ist notwendig, um Dienstreisen von Arbeitnehmern richtig abzurechnen. Oder?

Tatsächlich geht es auch viel einfacher. Software für die Reisekostenabrechnung optimiert und erleichtert den gesamten Prozess. Sie fügt zum Beispiel automatisch die aktuellen Verpflegungspauschalen ein.

Dieser Beitrag beleuchtet, wie Sie solche Programme optimal einsetzen. Doch zunächst:

Was ist das Problem?

Reisekosten sind eine komplexe Materie. Jede Auswärtstätigkeit muss genau dokumentiert werden. Der Arbeitnehmer muss alle Belege sammeln und einreichen. Die Personalabteilung muss eine korrekte Abrechnung erstellen und die Reisekosten erstatten.

Wenn Sie selbst im Personalwesen arbeiten, wissen Sie um die vielen Fallstricke im Reisekostenrecht. Manchmal laufen Sie Belegen der Mitarbeiter hinterher. Bei ungewöhnlichen Dienstreisen müssen Sie viel nachschlagen. Großbuchstabe M & Mahlzeitengestellung, Übernachtungspauschalen für das Ausland, Kürzung der Verpflegungspauschale, fahrzeugabhängige Kosten und andere Dinge.

Den Verpflegungsmehraufwand manuell zu berechnen ist schwierig. Und eine komplette Reisekostenabrechnung ist noch schwieriger, wenn man nur Excel-Tabellen und Papierbelege zur Verfügung hat.

Der gesamte Vorgang kostet viel Zeit. Er ist auch fehleranfällig. Jedes kleine Versehen führt zu Rückfragen und Verspätungen. Das frustriert Arbeitnehmer und Personaler gleichermaßen. Immer mehr Unternehmen setzen daher entweder auf das Outsourcing der Reisekostenabrechnung oder verwenden eine entsprechende Softwarelösung. Sie machen gute Erfahrungen damit. Betrachten wir, wie eine solche Software Sie unterstützt und Ihre Prozesse optimiert.

Software für Verpflegungsmehraufwand und Co.

Folgende Vorteile können Sie erwarten:

  1. Die Software verwendet stets aktuelle Pauschbeträge für Übernachtung und Verpflegung – auch für Dienstreisen ins Ausland. Sie müssen nie wieder Verpflegungsmehraufwand nachschlagen!
  2. Auch alle anderen gesetzlichen Vorgaben für das Reisekostenrecht werden stets aktualisiert.
  3. Die Arbeitnehmer erfassen Belege und Reisedaten schnell und einfach. Die Software ordnet sie der richtigen Reisenummer zu.
  4. Als Personaler haben Sie direkt Zugriff auf die Abrechnungsdaten. Die Reisekostenabrechnung ist in der Software optimal vorbereitet, damit Sie schneller und besser arbeiten können.
  5. Das Programm addiert automatisch die Positionen, zieht Kürzungsbeträge ab und weist Steuern aus. Alle Berechnungen sind auf Anhieb richtig. 
  6. Sie können eine Abrechnung einfach duplizieren und als Vorlage für eine ähnliche Reise verwenden.
  7. Mehrere Reisen eines Arbeitnehmers lassen sich übersichtlich zusammenfassen.
  8. Die Reisekostenabrechnung wird GoBD-konform erstellt.
  9. Die meisten Systeme digitalisieren auch Prüf- und Freigabeprozesse und die Datenübergabe an Ihr Buchhaltungssystem.
  10. Auch flexible Auswertungen und Berichte auf Knopfdruck gehören zum Funktionsumfang.

Das alles erspart Ihnen viel Zeit. Rückfragen werden minimiert. Auch die Durchlaufzeiten verkürzen sich durch die rasant schnelle digitale Übermittlung, Bearbeitung, Freigabe und Buchung der Reisekosten. Ihre Arbeitnehmer freuen sich über eine schnelle Erstattung.

Vorteile einer integrierten Reisekostensoftware

Wenn schon ein kleines Tool so große Verbesserungen für Ihren Reisekostenprozess bringt, was kann dann eine integrierte Software noch leisten? Lohnt es sich? Oh ja!

Angenommen, Sie verwenden eine Personalsoftware mit integrierter Reisekostenabrechnung. Dann können Sie diesen Prozess optimal in Ihre Vorgänge einbetten.

Anbindung an die Lohnbuchhaltung

Es ist praktisch, wenn fertige, freigegebene Reisekostenabrechnungen direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Das erspart den Kollegen dort die Mühe, die Erstattungen manuell in die Gehaltsabrechnungen zu übernehmen.

Bereitstellung über das Mitarbeiterportal

Eine professionelle HR-Software enthält auch ein Mitarbeiterportal. Dort holen sich die Arbeitnehmer ihre Gehaltsabrechnungen ab. Auch die Reisekostenabrechnungen können ihnen über das Portal zur Verfügung gestellt werden. Das geht schnell und spart Porto und "Lauferei".

Alle Haupt- und Nebenbücher an einem Ort

Das Reisekostensystem und die Lohnbuchhaltung sind Nebenbücher der Finanzbuchhaltung. Sie machen bestimmte Buchungsprozesse nachvollziehbar und überprüfbar. Belege und Geschäftsvorfälle werden zentral gespeichert und sicher archiviert. Das ist eine zentrale Anforderung der GoBD, der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Archivierung mit digitalen Systemen.

Für Sie ist es einfacher, Vorgänge komplett in einer zentralen Software-Lösung verfolgen zu können. Und für eine eventuelle Betriebsprüfung ist es ebenfalls wichtig.

Einfachere GoBD-Dokumentation / Verfahrensdokumentation

Die GoBD fordern auch eine Verfahrensdokumentation: Alle steuerrelevanten Prozesse müssen genau dokumentiert werden. Es erleichtert Ihre Verfahrensdokumentation, wenn Sie Ihren Reisekosten-Workflow inklusive der nachgelagerten Buchhaltungs-Prozesse in einer integrierten Software abbilden.

Schnellere Durchlaufzeiten

Wenn Reisekostenabrechnungen direkt vorkontiert in die Lohnbuchhaltung übergeben werden, können auch die Kollegen dort schneller und effizienter arbeiten.

Erweiterte Auswertungen

In einem integrierten System haben die Berichtsfunktionen Zugriff auf Daten der unterschiedlichen Funktionsbereiche. Daher können mehr und unterschiedliche Daten miteinander in Beziehung gesetzt werden. Sie können nicht nur Auswertungen mit Blick auf die Reisekosten bauen, sondern diese auch in andere Finanzauswertungen und Forecasts einbeziehen. Zum Beispiel können Sie den Reisekosten Kostenstellen mitgeben, um Deckungsbeiträge für Projekte zu berechnen und Ähnliches.

Fazit

Ganz gleich, ob Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschalen oder sonstige Kosten von Auswärtstätigkeiten: Mit einer integrierten Reisekostensoftware haben Sie das leidige Reisekosten-Thema schnell im Griff. Sie müssen nie wieder aktuelle Pauschbeträge oder Gesetzesänderungen nachschlagen, das tun die Software-Hersteller für Sie. Auch die Zahl der Rückfragen und das Suchen in Papierbergen tendieren gegen Null.

Reisende Arbeitnehmer erfassen An- und Abreisezeiten und Belege mühelos. Diese Daten werden direkt in Ihre Reisekostensoftware eingespielt. Sie müssen nur noch wenige Eckdaten ausfüllen und haben keinen Rechenaufwand mehr. Die fertige Abrechnung übergeben Sie digital an Ihre Entscheider zur Prüfung und Freigabe. Ist das erledigt, reicht das System sie automatisch an die Lohnbuchhaltung weiter. Komplett vorkontiert, damit die Kollegen sie einfach und effizient buchen und anweisen können.

Der Arbeitnehmer erhält schnell seine Erstattung. Seine Abrechnung kann er im Mitarbeiterportal einsehen.

Mit einer integrierten Software verkürzen Sie Durchlaufzeiten, sparen Kosten und etablieren einen sicheren, GoBD-konformen Prozess.