Grenzgänger-Steuer mit HR-Programm richtig abrechnen

Grenzgänger sind Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz im benachbarten Ausland haben und arbeitstäglich nach Deutschland zur Arbeit einpendeln. Oder, im umgekehrten Fall, die in Deutschland wohnen und zu einer ausländischen Arbeitsstelle pendeln.

Es existiert weder eine allgemeingültige Definition, noch eine einheitliche europäische Regelung zu Grenzgängern. Alle einschlägigen Vorschriften sind in bilateralen Abkommen geregelt. Daher sind diese Arbeitnehmer auch eine besondere Herausforderung für jede Personalabteilung.

Dieser Artikel behandelt hauptsächlich Einpendler nach Deutschland. Denn es geht darum, wie HR-Mitarbeiter deutscher Unternehmen Grenzgänger, die bei ihnen beschäftigt sind, richtig abrechnen. Eine Entgeltabrechnungssoftware, die mit der komplexen Grenzgänger-Thematik umgehen kann, hat für betroffene Personaler viele Vorteile.

Im Folgenden erfahren Sie, warum Software für die Entgeltabrechnung bei Grenzgängern so wichtig ist und wie diese Fälle steuerlich behandelt werden.

 

 

Vorteile einer HR-Software für Grenzgänger-Fälle

Vermutlich verwenden Sie für die Entgeltabrechnung in Ihrem Betrieb eine Personalsoftware. Und da Sie diesen Beitrag lesen, arbeiten bei Ihnen möglicherweise auch Grenzgänger.

Eine Entgeltabrechnungssoftware, die solche kniffligen Fälle richtig verarbeitet, kann Ihnen die Arbeit enorm erleichtern und einen großen Mehrwert für Ihre Personalprozesse bringen. Manche Software-Lösungen bieten ein eigenes Grenzgänger-Modul, das Ihnen die maßgeblichen ELStAM-Daten und Hintergrundinformationen liefert. Sie ersparen sich damit langwierige Grundlagenforschung in den einschlägigen Quellen.

Die Hersteller solcher Software-Systeme achten darauf, dass ihre Entgeltabrechnungs-Module immer aktuell sind. Änderungen der Gesetze und Abkommen werden schnell in die Software - und damit auch in Ihre Abrechnungen - übernommen. So gewinnen Sie Rechtssicherheit und Ihre ausländischen Mitarbeiter erhalten jederzeit korrekte Gehaltsabrechnungen.

 

 

Warum arbeiten mehr Menschen im Ausland?

Die Zahl der Grenzgänger wächst. Das hat verschiedene Gründe: Aufgrund des Fachkräftemangels suchen Unternehmen in einem größeren Radius nach Arbeitskräften.

Die Freizügigkeit des EU-Binnenmarkts erlaubt EU-Bürgern, in jedem Mitgliedsstaat der europäischen Union zu arbeiten. Die Arbeitnehmer-, Niederlassungs- und Dienstleistungsfreiheit sollen sicherstellen, dass Unionsbürger sich unter den gleichen Voraussetzungen wie Inländer im jeweiligen Mitgliedstaat wirtschaftlich betätigen können, ohne Diskriminierung ausgesetzt zu sein.

Und Arbeitnehmer profitieren vom Lohngefälle zwischen mehreren Ländern: Polen verdienen in Deutschland mehr als in der Heimat und Deutsche zieht es auf lukrative Posten in der Schweiz. In manchen Fällen geben auch die besseren Arbeitsbedingungen im Nachbarland den Ausschlag.

Für Grenzgänger gelten mitunter andere steuerliche Regelungen als für inländische Beschäftigte. Diese werden im Folgenden kurz skizziert.

 

 

Wo versteuern Grenzgänger ihr Gehalt?

Die Antwort hängt von dem jeweiligen bilateralen Abkommen ab. Grundsätzlich wird das Einkommen dort versteuert, wo es erzielt wird (Besteuerung an der Quelle). Doch es gibt auch Ausnahmen.

Standardfall: Versteuerung im Tätigkeitsstaat

Üblicherweise wird Arbeitseinkommen in dem Land versteuert, in dem es erzielt wird - dem sogenannten Tätigkeitsstaat. Für Sie als Personaler bedeutet das, dass die Belgierin Christine R. und der Tscheche Jurek C. dem deutschen Fiskus gegenüber steuerpflichtig sind.

Sonderfall: Versteuerung im Wohnsitzstaat

Deutschland hat mit Frankreich, Österreich und der Schweiz Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, die besondere Grenzgängerregelungen enthalten. Dazu gehört, dass Grenzgänger aus diesen Ländern ihr in Deutschland verdientes Gehalt dort versteuern, wo sie ihren Wohnsitz haben.

Doch ganz so einfach ist die Sache nicht, weil die bilateralen Abkommen für Grenzgänger aus verschiedenen Ländern unterschiedliche Bestimmungen enthalten können. Lesen Sie daher unsere Fallbeispiele für die häufigsten Grenzgänger-Situationen.

 

Beispiele für die häufigsten Grenzgänger-Fälle

Grenzgänger aus Belgien

Christine R. wohnt in Lüttich und arbeitet in Aachen. Sie ist alleinstehend. Als Grenzgängerin kann sie die Vorteile des deutschen Steuersystems nutzen. Dazu muss sie die sogenannte 90-Prozent-Regelung beachten, die besagt: 90 Prozent ihres Einkommens im Kalenderjahr muss in Deutschland steuerpflichtig sein - oder das nicht in Deutschland steuerpflichtige Einkommen darf 9.000 Euro nicht übersteigen. Das ist bei Christine der Fall, somit versteuert sie ihr Einkommen in Deutschland.

Wäre sie verheiratet und ihr Mann in Belgien beschäftigt und steuerpflichtig, läge der Fall womöglich anders. Denn die 90-Prozent-Regelung gilt für das gesamte Haushaltseinkommen.

Christine unterliegt auch der Sozialversicherungspflicht in Deutschland. Sie kann aber zugleich kostenfrei in der belgischen Krankenkasse verbleiben, um am Wohnort zum Arzt gehen zu können.

Grenzgänger aus den Niederlanden

Ruud D. wohnt in Doetinchem und hat eine Stelle in Bocholt. Auch er zahlt in Deutschland sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsbeiträge.

Wenn Ruud bei Ihnen eingestellt wird, muss er beim zuständigen deutschen Finanzamt einen Antrag auf Behandlung als unbeschränkt Steuerpflichtiger oder (wahlweise) als beschränkt Steuerpflichtiger stellen. Aufgrund der im Antrag gemachten Angaben stellt die Steuerbehörde eine Bescheinigung aus. Diese Bescheinigung legt er Ihnen vor, damit Sie ihn einer Steuerklasse zuteilen können.

Ruud muss dem deutschen Finanzamt jedes Jahr eine EU/EWR-Bescheinigung vorlegen, aus der die Höhe seines niederländischen Einkommens hervorgeht. Denn er ist nicht nur in Deutschland lohnsteuerpflichtig, sondern auch in den Niederlanden einkommensteuerpflichtig.

Grenzgänger aus Frankreich

Angenommen, Olivier R. wohnt in Bouzonville und arbeitet in Saarlouis. Er ist Grenzgänger, weil Wohnsitz und Tätigkeitsort innerhalb einer Grenzzone von 30 Kilometern auf jeder Seite der deutsch-französischen Grenze liegen.

Außerdem fährt er jeden Tag nach Hause und erfüllt damit die 45-Tage-Regel. Diese besagt, dass er höchstens 45 "Nichtrückkehrtage" im Jahr haben darf, also Tage, an denen er nicht nach Hause fährt (Urlaub und Krankheitszeiten ausgenommen).

Im Falle von Olivier hat Frankreich das Besteuerungsrecht. Grundlage ist die Grenzgängerregelung im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Frankreich und Deutschland.

Grenzgängerfiskalausgleich

Zum Ausgleich für das aus Sicht des Staates geringere Steueraufkommen haben Deutschland und Frankreich einen Grenzgängerfiskalausgleich in Höhe von 1,5 Prozent des Arbeitslohns vereinbart.

Das bedeutet: Olivier zahlt Lohnsteuer in Frankreich, aber zusätzlich fließen 1,5 Prozent des Lohns, den er in Deutschland verdient, an den deutschen Fiskus.

Aufzeichnungspflichten

Als deutscher Arbeitgeber müssen Sie eine Aufstellung der Tätigkeitsorte von Olivier erstellen und zu dessen Lohnkonto nehmen.

Wenn Sie als Oliviers Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt übermitteln, müssen Sie unter Nummer 2 "FR3" eintragen. Die "FR3" steht für Saarland, "FR2" für Rheinland-Pfalz und "FR1" für Baden-Württemberg.

Grenzgänger aus Österreich

Angenommen, Sabine W. pendelt jeden Tag von Salzburg aus zur Arbeit ins Bayrische Freilassing.

Mit Österreich hat Deutschland ähnliche Grenzgängerregelungen im Doppelbesteuerungsabkommen wie mit Frankreich. Es gilt eine Grenzzone von 30 Kilometern beiderseits der Grenze. Und abweichend vom Grundprinzip versteuern Grenzgänger ihre Einkünfte aus der im anderen Staat ausgeübten Tätigkeit im Ansässigkeitsstaat.

Das bedeutet, dass Sabine ihre Lohnsteuer nicht in Deutschland zahlt, sondern in Österreich.

Das Abkommen zwischen Deutschland und Österreich enthält auch eine Monteurklausel: Trotz Arbeitsausübung im anderen Staat, wird der Arbeitslohn jedenfalls im Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers (und nicht im Tätigkeitsstaat) besteuert, wenn der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat keinen Sitz und keine Betriebsstätte hat und die Tätigkeit im anderen Staat nicht länger als 183 Tage während des betreffenden Kalenderjahres dauert.

Grenzgänger aus der Schweiz

Rudi wohnt im schweizerischen Basel und geht in Lörrach arbeiten.

4,5 Prozent Quellensteuer an den deutschen Fiskus

Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und der Schweiz enthält eine Grenzgängerregelung. Diese sieht keine spezifische Grenzzone vor, aber die Versteuerung im Wohnsitzstaat.

Also zahlt Rudi die Lohnsteuer auf sein in Deutschland verdientes Einkommen in der Schweiz. Ähnlich wie im Fall von Frankreich behält Deutschland pauschal maximal 4,5 Prozent des Bruttogehalts als Quellensteuer ein.

Wegzügler fünf Jahre in Deutschland steuerpflichtig

Bettina H., die ebenfalls in Ihrem Unternehmen in Lörrach arbeitet, zieht im Mai 2018 über die Grenze in die Schweiz.

Im Wegzugsjahr sowie in den fünf darauffolgenden Jahren bleibt Bettina in Deutschland lohnsteuerpflichtig. Erst danach gelten für sie dieselben Regeln wie für andere Grenzgänger aus der Schweiz.

Sonstige Grenzgänger

Die Doppelbesteuerungsabkommen Deutschlands mit Dänemark, Luxemburg, Polen und Tschechien enthalten keine besonderen Grenzgängerregelungen. Das bedeutet, dass Lohnsteuer im Tätigkeitsstaat gezahlt wird, also bei Einpendlern an den deutschen Fiskus.

Deutsche, die im EU-Ausland arbeiten und dort Lohnsteuer zahlen, müssen dies in Deutschland nicht erneut tun. Allerdings wird der Lohn per Progressionsvorbehalt in die Berechnung der Einkommensteuer einbezogen. Dadurch erhöht sich gegebenenfalls der Steuersatz für das übrige, in Deutschland erzielte Einkommen.

 

 

Fazit

Grenzgänger sind für Personalabteilungen eine Herausforderung. Deutschland hat zwar mit jedem Nachbarland ein Doppelbesteuerungsabkommen, aber die darin enthaltenen Grenzgängerregelungen sind unterschiedlich.

Grundsätzlich sind EU-Ausländer, die in Deutschland arbeiten, hier auch lohnsteuerpflichtig. Doch für die Schweiz, Österreich und Frankreich gilt das nicht.

Eine Entgeltabrechnungssoftware, die Grenzgänger richtig abrechnen kann, hilft Ihnen, die Entgeltabrechnung zu optimieren. Sie sparen dadurch Zeit und eliminieren mögliche Fehlerquellen.