Outsourcing
Nutzen Sie unser Know-how
Für mittelständische Unternehmen und öffentliche Einrichtungen kann es von Vorteil sein, die Expertise für die Entgeltabrechnung, Reisekostenabrechnung, Finanzbuchhaltung, Arbeitszeit- und Personalverwaltung von Spezialisten zu beziehen, statt laufend in die Schulung der Personalsachbearbeiter und in den Betrieb der Software zu investieren.
Service-Level
Unsere Rechenzentren in Ankum, Hamburg und Göppingen bieten Ihnen maßgeschneiderte Servicepakete: Vom Betrieb der Personal-Software HANSALOG im Application Service Providing (ASP) bis zur kompletten Übernahme der Personalsach-bearbeitung.
Stufe 1: Entgeltabrechnung als ASP-Lösung
Sie mieten die Software für Entgeltabrechnung zu einem festen Preis. Ihre Vorteile: keine Investition in Software-Lizenzen, eine stets aktuelle Lösung mit den neuen gesetzlichen Regelungen. Die IT-Administration übernehmen wir und Sie können sich ganz auf fachliche Aufgaben konzentrieren.
Stufe 2: Entgelt-Teilservice
Über das ASP hinaus führen wir einmal monatlich für Sie die Entgeltabrechnung durch. Außerdem übernehmen wir die Pflege der Software. Dazu gehören:
- Anpassung an die gesetzlichen Änderungen
- Pflege der Krankenkassensätze und Sachkontenpflege
- Einrichten und Ändern von Lohnarten
- Pflege der Entgelttabellen und Sonderzahlungen
- Durchführen der Abrechnung und Versand aller relevanten Dokumente
- Lohnsteueranmeldung im ELSTER-Verfahren
- DEÜV-Abrechnung und -Entgeltbescheinigungen
- Buchungslisten und Erstellen der Datei für die Finanzbuchhaltung
Stufe 3: Sachbearbeiter "on demand"
Die Entgeltsachbearbeitung ist unter allen Umständen korrekt durchzuführen.
Wir unterstützen Sie dabei, indem wir bei Personalengpässen für Sie Sachbearbeiterkapazitäten zur Verfügung stellen.
Sie bekommen einen festen Ansprechpartner, mit dem Sie zu Beginn der Zusammenarbeit Ihre Prozesse und Aufgaben gemeinsam besprechen und bei Bedarf optimieren, damit unser Mitarbeiter im Notfall sofort Aufgaben übernehmen kann.
Stufe 4: Entgelt-Sachbearbeitung
Wir übernehmen alle Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf der Entgeltabrechnung erforderlich sind.
Auch die richtige Anwendung des aktuellen Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrechts garantieren wir Ihnen.
Über die Leistungen der Stufen 1 bis 3 hinaus leisten wir die typischen Sachbearbeitungsaufgaben wie etwa das Anlegen und Pflegen von Mitarbeiterstammdaten und -bewegungsdaten bei Eintritt, Austritt oder Veränderung.
Ihre Mitarbeiter betreuen wir per Telefon und erstellen gesetzliche Bescheinigungen. Je nachdem, was Sie genau benötigen – wir schnüren mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Leistungspaket.
Wir verwalten – Sie gestalten
Personalmanagement ist zeitaufwendig und muss sehr genau betrieben werden, denn sie ist die Basis für Ihre gesamte Personalarbeit. Konzentrieren Sie sich auf die Auswahl der für Sie besten Mitarbeiter, auf ihre Integration in das Unternehmen, ihre Entwicklung, Vergütung und Bindung. Das ist Ihr Beitrag zum Unternehmenserfolg – die Verwaltung rund um diese Kernaufgaben erledigen wir zuverlässig.
Unsere Leistungen rund um das Personalmanagement:
Stufe 1: HANSALOG Personalmanagement als ASP-Lösung
Software-Bereitstellung im Application Service Providing (ASP) in einem unserer Rechenzentren in Ankum, Hamburg oder Göppingen.
Stufe 2: Personalverwaltung
Dieser Service umfasst alle Verwaltungsarbeiten rund um Ihr Personal. Zum Beispiel die Pflege folgender Personalinformationen:
- Stellenverwaltung und Organisation
- Neue Mitarbeiter einstellen
- Personalakten führen
- Lohn- und Gehalts- sowie Arbeitszeitänderungen
- Versetzungen an einen anderen Standort
- Übernahme neuer Aufgaben
- Mutterschutz, Elternzeit und Teilzeitbeschäftigungen
- Betreuung von Auszubildenden
- Wehrdienst / Zivildienst
- Übernahme von Auszubildenden und befristeten Mitarbeitern
- Betreuung bei Beendigung eines Arbeitsvertrags
Stufe 3: Bewerbermanagement
Von der Erstellung des Anforderungsprofils bis zur Verhandlung des Arbeitsvertrages und der Organisation des Arbeitsbeginns von neuen Mitarbeitern können Sie alle Aufgaben an uns abgeben. Die maßgeschneiderten Servicepakete können Sie beispielsweise von folgenden Tätigkeiten entlasten:
- Interne und externe Stellenausschreibungen formulieren, gestalten und platzieren
- Bewerbungen sammeln und weiterleiten
- Korrespondenz: Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen
- Bewerbungsunterlagen prüfen und zusammen mit der zuständigen Führungskraft bewerten
- Bewerberinterviews planen
- Betriebsrat konsultieren und Abwicklung der Genehmigungen von Einstellungen
- Arbeitsverträge verhandeln und erstellen auf Basis von Standardverträgen
- Einarbeitung und Integration des neuen Mitarbeiters zusammen mit der Führungskraft begleiten
- Arbeitsbeginn für neue Mitarbeiter vorbereiten
Sie reisen – wir erledigen den Rest
Die Reisekostenabrechnung bindet viele Kapazitäten und die Software dafür muss stets aktuell sein. Die HANSALOG-Lösung ist für das Application Service Providing (ASP) speziell angepasst. Sie können Dienstreisen effizient durchführen, ohne dass Sie an der Verwaltung oder Erfassung von Daten und Belegen verzweifeln müssen – das gilt auch für internationale Reisen mit komplexen Anforderungen. Auf die Software greifen Sie über Netzwerk (z.B. VPN) oder Online zu.
Unsere Leistungen rund um die Reisekostenabrechnung:
Stufe 1: HANSALOG Reiskostenabrechnung im Application Service Providing (ASP)
Sie werden keinen Unterschied feststellen, ob Sie HANSALOG Reisekostenabrechnung als Inhouse- oder Outsourcing-Lösung anwenden.
Die Software in unseren Rechenzentren bildet Ihren Dienstreise-Workflow revisionssicher ab und ist immer für Sie verfügbar.
Das personalisierte Reiseantrags- und Genehmigungsverfahren lässt sich auch im ASP-Verfahren komplett auf die Funktion und Rolle der Mitarbeiter zuschneiden. Abrechnungsinformationen übergibt HANSALOG automatisiert an nachfolgende Systeme wie etwa die Entgeltabrechnung oder das ERP-System.
Stufe 2: Sachbearbeitung Reisekostenabrechnung
Im Fullservice übernehmen unsere Sachbearbeiter alle Arbeiten von der Erfassung der Dienstreisen bis hin zur Erstellung der Abrechnung:
- Prüfen der Reise auf steuerliche, tarifliche, firmenspezifische und gesetzliche Regelungen
- Erfassen der abrechnungsrelevanten Daten
- Klären von Fragen der reisenden Mitarbeiter
- Informieren Ihrer Personalabteilung bei gesetzlichen Änderungen
- Abrechnen der Reisekosten im selben Monat sowie Übergabe aller Unterlagen
- Erstellen einer Abrechnung für jede Reise
- Archivieren der Belege und Abrechnungen
Unsere Rechenzentren stellen die Software zur Miete bereit. Die Sachbearbeitung übernehmen entweder Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen oder – je nachdem, welches Servicepaket Sie wählen – unsere Fachkräfte.
Arbeitszeit auf den Punkt genau managen
Im Outsourcing haben Sie die Wahl zwischen zwei integrierten Lösungen für die Zeitwirtschaft, die mit HANSALOG perfekt harmonieren. Beide Lösungen sind modular aufgebaut. Ihr Vorteil: Sobald Sie zusätzliche Funktionen brauchen, stehen Sie Ihnen in kurzer Zeit zur Verfügung.
Unsere Leistungen rund um die Zeitwirtschaft:
Stufe 1: Zeitwirtschaftlösung im Application Service Providing (ASP)
Im Einzelnen bieten wir Ihnen Module für:
- Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung als Employee-Self-Service: Zeitdaten, Urlaubsanträge, Fehlzeitenformulare oder Korrekturbelege können die Mitarbeiter im Internet oder Intranet erfassen, per E-Mail versenden und beispielsweise durch Vorgesetzte genehmigen lassen.
- Zutrittskontrolle: Die Software wird auf Ihre Sicherheitsbedürfnisse zugeschnitten. Berechtigungen werden vergeben, verschiedene Kontrollmechanismen können verknüpft werden.
- Personaleinsatzplanung: Zur Optimierung der Auslastung Ihrer Mitarbeiter und zur Verbesserung der Personalkostenstruktur können Sie dieses Modul aus unseren Rechenzentren beziehen.
- Betriebsdatenerfassung: Besonders Fertigungsbetriebe brauchen für ihre Nachkalkulation neben der Arbeitszeiterfassung genaue Daten darüber, welche Mitarbeiter an welchem Arbeitsplatz mit welcher Maschine für welchen Auftrag wie viel Stück produziert haben.
Stufe 2: Einzelleistungen nach Bedarf
Über die Bereitstellung der Software-Module hinaus bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Leistungen, ob Sachbearbeitung oder Beratung.
Beispielsweise unterstützen wir Sie bei der Realisierung verschiedener Arbeitszeitmodelle:
Flexible Arbeitszeitregelungen, Jahresarbeitszeit, Lebensarbeitszeit, Altersteilzeit.
Broschüre
- Format: DIN A4
HANSALOG GmbH & Co KG