Reisekostenabrechnung

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Weniger Verwaltung und schnellere Prozesse

Wenn das Ihr Ziel ist, sollten wir ins Gespräch kommen. Geschäftsreisen tragen einen erheblichen Teil zu den Unternehmenskosten bei. Doch wo kann man einsparen - bei den Fahrtkosten, der Unterkunft, den Spesen? Sicher, doch viel wichtiger ist es, den Verwaltungsaufwand zu senken. Sie brauchen eine intelligente Lösung, die den gesamten Prozess des Travelmanagement durchgängig elektronisch unterstützt – von der Reiseplanung bis zum Controlling.

HANSALOG Reisekostenabrechnung ist das Ergebnis zahlreicher Projekte. Erfahrungen und Anregungen unserer Anwender fließen in die jeweils aktuelle Version ein. Die erste Entwicklung war für MS-DOS, IBM S/36 und AS/400 konzipiert. Heute werden alle gängigen Plattformen und UNIX unterstützt. Und unsere Rechenzentren bieten einen professionellen Service, wenn Sie Ihr Travelmanagement auslagern wollen.

Die Kontrolle von Reiserichtlinien oder Spesensätzen gehören der Vergangenheit an. Das erledigt HANSALOG Reisekostenabrechnung für Sie. Sämtliche Dienstreisearten, wie etwa Einsatzwechseltätigkeit oder Montageeinsätze können abgerechnet werden. Abweichungen von den gesetzlichen Vorgaben werden automatisch berücksichtigt und auf Wunsch als geldwerter Vorteil oder Werbungskosten ausgewiesen.

Flexibel gestaltbar

Viel unterwegs? Kein Problem mit HANSALOG. Reisen genehmigen Sie per E-Mail, ohne Login ins System. Ihre Belege erfassen Sie ganz bequem online oder offline. Alle Reiseangaben können Sie über den Web-Client online über Internet oder Intranet erfassen.

Somit sind die Reisedaten im Travel-Management-System stets aktuell. Die Offline-Erfassung ist eine für den Laptop entwickelte Anwendung. Neu eingegebene Daten werden beim nächsten Login mit dem zentralen Datenbestand im Unternehmen synchronisiert.

Der Offline-Client wird regelmäßig mit den aktuellen Stammdaten versorgt und neue Bewegungsdaten gelangen zeitnah in den zentralen Datenbestand.

Die Benutzeroberfläche des Web- und Offline-Client ist mehrsprachig, Masken, Menüs und Benutzergruppen lassen sich variabel gestalten.

: Hauptsache bequem: Travel Management per Web-Client oder E-Mail

Nahtlos: Automatisierter Datenabgleich

Geschäftsreisedaten werden automatisch mit Daten anderer Anwendungen abgeglichen:

Mitarbeiterdaten oder Daten für die Zeiterfassung
Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung
Übermittlung aller Daten aus AirPlus Company Accounts sowie AirPlus Coperate Cards – tagesaktuell und immer der richtigen Reise zugeordnet
Belege vom Kreditkartenimport
Benachrichtigung per Outlook oder Lotus Notes
Lohnarten-Übergabe an die Entgeltabrechnung
Datenübermittlung an das Zahlungsmodul

Sicher: Der Datenschutz

Ob Sie Ihr Travel Management zentral oder dezentral organisieren, HANSALOG Reisekostenabrechnung verfügt im Standard über ein Datenschutzkonzept, das Arbeiten an mehreren Standorten ermöglicht und kundenspezifisch konfiguriert wird.

Zugriff auf die Lösung und die Reisedaten haben Sie über das Firmennetzwerk oder über das Internet.

Firmenorientiert: Der elektronische Workflow

Grundlage für den Workflow beim Travel Management ist die Organisationsstruktur, die für Ihr Unternehmen angepasst wird:

Individuelle Vergabe von Profilen: Mitarbeiter, Führungskraft, Reisestelle, Finanzbuchhaltung, Controlling und mehr
Den Profilen werden Prozesse und Zuständigkeiten zugeordnet

Garantiert: Die Kostenkontrolle

Die Dienstreisekosten lassen sich prozentual auf Kostenstellen und -träger verteilen und direkt an die Finanzbuchhaltungs-Software übergeben. Der gesamte Informationsfluss rund um Dienstreisen wird dokumentiert, über E-Mail-Programme wie Outlook oder Lotus Notes steuern Sie Fristen.

Gesetzliche und interne Regelungen beachtet die Software automatisch. Wegen der weitgehenden Automatisierung des gesamten Ablaufs einer Dienstreise wird die Reisekostenabrechnung effizienter. Eine umfangreiche Controlling-Funktion ermöglicht beliebige Auswertungen, zum Beispiel nach Kostenarten und Kostenträgern.

Bestens vernetzt

HANSALOG Reisekostenabrechnung fügt sich in Ihre IT-Landschaft ein. Alle gängigen Datenbanken und Betriebssysteme werden unterstützt, ob Windows-Umgebung, UNIX, Linux, AIX, HP-UX, Reliant/SINIX, IBM Midrange-Plattform oder BS2000.

Möglich ist auch die Verknüpfung mit Active Directory, dem Verzeichnisdienst von Microsoft Windows 2000/Windows 2003. Auch in eine Lösung für Single Sign-On lässt sich unsere Software integrieren. Anwender sparen Zeit für die Personalverwaltung, wenn sie sich nur einmal authentifizieren müssen, um mehrere Module nutzen zu können, für die sie eine Berechtigung haben.

Schnittstellen zu Lösungen anderer Hersteller stehen zur Verfügung für die Anbindung an

Entgeltabrechnung: automatische Übernahme der Personalstammdaten, Übergabe zu versteuernder Beträge oder von Auszahlungsbeträgen.
Finanzbuchhaltung: Übergabe der kompletten Buchungssätze für Reisekosten und deren Auszahlung.
E-Mail-System: Benachrichtigungen und Genehmigungen von Dienstreisen per E-Mail möglich.
Zeitwirtschaft: Die in der Reiseabrechnung erfassten Arbeitszeiten werden weiterverarbeitet und an die Entgeltabrechnung gegeben. Die doppelte Erfassung von Daten entfällt.
Archivsystem: Elektronische Ablage von Reiseabrechnungen und Belegen.

HANSALOG GmbH & Co KG